CLASIFICACION DOCUEMNTAL

CUESTIONARIO CLASIFICACION DOCUMENTAL

1. La organización de archivo comprende tres procesos, explíquelos con sus palabras

• Clasificación Documental: es identificar y establecer las agrupaciones documentales de una organización.

• Ordenación Documental:

• Descripción Documental:

2. Mencione las agrupaciones documentales.

• Fondo Documental

• Sección Documental

• Subsección documental

• Serie Documental

• Subserie Documental

• Unidad Documental : simple y Compleja

3. Defina clasificación documental.

• RTA. Es la labor intelectual mediante la cual se identifican y establecen las agrupaciones documentales, de acuerdo con la estructura orgánica-funcional de la entidad.

4. Escriba los elementos de la clasificación.

• RTA. Acciones: Se manifiestan de 3 maneras. Funciones, Actividad, tramit

• Estructura Orgánica: Secciones que están conformando la empresa

• Asuntos : Hace referencia a un contenido concreto

5. Cuáles son los fundamentos de la clasificación.

• Rta. -.La aplicación de los principios de procedencia y de orden original para identificar las categorías y grupos que reflejan la estructura jerárquica del fondo.

• La identificación de las funsiones asignadas a las dependencias.

• Los asuntos que tramita cada división administrativa

6. Defina los principios de procedencia y de orden original, con sus palabras.

Principio de Procedencia nos permite identificar los creadores de

Documentos, que pueden se:

• INSTITUCIONALES: Hacen referencia a la totalidad de Tipos Documentales producidos por una entidad. (Fondos Documentales)

• ADMINISTRATIVOS: Su procedencia está dada por las dependencias de la entidad, llamada unidades administrativas divisiones o secciones según su estructura orgánica.

Principio de Orden Original: se refiere a la conservación de los documentos, teniendo en cuenta el orden en que se producen las acciones y diligencias en un asunto determinado.

7. En la clasificación qué papel cumplen las funciones y cuáles son sus clases.

• Rta Determinar las series que corresponden a cada agrupación documental y sus clases son:

• COMUNES: son genéricas

• ESPECIFICAS: Desarrollan la misión de la entidad.

8. Mencione los pasos metodológicos para la clasificación.

a) Identificación de productores

b) Estructura orgánica

c) Identificación de Funciones(series documentales y asuntos)

9. En la identificación de productores, existen dos clases de creadores de documentos, cuales son y de un ejemplo.

Rta. a) Institucionales (fondos documentales)

b) Administrativos (secciones y subsecciones documentales)

10. Para identificar un fondo que información se requiere?

Rta. Recopilar toda la información sobre el origen y evolución del organismo productor, a partir de

• Fecha de creación

• Fecha de supresión, si es el caso

• Disposiciones que han modificado la estructura de la entidad

• Organismos que le han precedido en el desempeño de funciones análogas

• Organismos que heredan competencias.

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