COMO ELABORAR TRD

MINI / MANUAL No 4

TABLAS DE RETENCION Y

TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES

Directrices básicas e instructivos para su elaboración

DIVISION DE CLASIFICACION Y DESCRIPCION

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INTRODUCCION

Desde la promulgación de la ley 80 de 1989, la elaboración de las Tablas de Retención Documental (TRD) ha sido una de las preocupaciones constantes tanto para el Archivo General de la Nación de Colombia, ente rector de la política archivística, como para los archivos de los Organismos Nacionales y para aquellos que hacen parte del Sistema Nacional de Archivos.

La Junta Directiva del Archivo General de la Nación por medio del Acuerdo 12 de 16 de octubre de 1991 fijó un plazo de seis meses para la presentación de las TRD de los Organismos Nacionales del Orden Central. Para realizar este trabajo el AGN buscó la colaboración de expertos, al cabo de la cual algunas de las entidades del sector público presentaron sus TRD.

En vista de que no todas las entidades dieron cumplimiento a dicha disposición, el Gobierno Nacional promulgó el Decreto 1382 de 18 de agosto de 1995 "Por el cual se reglamenta la ley 80 y se ordena la transferencia de los archivos de los Organismos Nacionales al Archivo General de la Nación" que también obliga a todos los Organismos Nacionales a presentar sus TRD en un plazo de sesenta días, contados a partir de la fecha de su publicación. En cumplimiento de este Decreto, la Junta Directiva del Archivo General de la Nación expidió los Acuerdos 8, 9, 11 y 12 de 1995 y 006 de 1996.

Para facilitar la aplicación del Decreto en mención, el Archivo General de la Nación convocó a los jefes de archivo de los Ministerios y de sus organismos adscritos y vinculados a un taller sobre directrices para la elaboración y presentación de las TRD. La base material para el desarrollo del taller la constituyeron encuestas de diagnóstico, formatos, instructivos y lineamientos fundamentales tanto para conocer los acervos documentales como para iniciar su valoración.

El bagaje teórico previo para la elaboración de este material se enriqueció con los talleres y sesiones adelantadas con los asesores Agnes Etienne Magnien de los Archivos Nacionales de Francia; José Antonio Ramírez Deleón y Juan Manuel Herrera Huertas, del Archivo General de la Nación de México y Louis Garón de los Archivos Nacionales de Quebec, Canadá, en desarrollo del Proyecto de Normatividad Básica para Archivos en Colombia, quienes además aportaron documentos y publicaciones sobre los temas de Valoración, Selección y Retención Documental.

El mini manual tiene como objetivo servir de apoyo a los funcionarios de archivos de la administración, para normalizar los procesos archivísticos relacionados con la gestión documental. Como objetivos específicos se señalan los siguientes:

• Desarrollar los principios enunciados en el Reglamento General de Archivos y dar cumplimiento a la Ley 594 de 2000, en torno a Tablas de Retención y Transferencias Documentales.

• Precisar conceptos relacionados con los procesos de identificación, valoración, selección y eliminación documentales, entre otros.

• Promover la elaboración y aplicación de Tablas de Retención en cada entidad.

• Apoyar la elaboración de Tablas Generales de Retención Documental de las Entidades de la Administración Nacional.

• Racionalizar y Regular los procesos de Transferencias Primarias y Secundarias.

• Facilitar las labores de organización física de la documentación histórica tanto para el embalaje como para la ubicación en los depósitos del Archivo General de la Nación cuando fuere del caso.

Este manual incluye tres temas:

• Tablas de Retención Documental: Se señalan las bases legales, las pautas y los procedimientos para su elaboración y presentación. Incluye, además, una lista de términos asociados con la administración de documentos, algunos de los cuales no están contemplados en el Reglamento General de Archivos.

• Transferencias Documentales: Se precisa este concepto relacionándolo con las diferentes fases de archivo (gestión, central e histórico) destacando la responsabilidad del archivo central para liderar la administración de documentos en cada entidad. También se señalan los procedimientos a seguir con miras a realizar la transferencia y tratamiento físico de la documentación para garantizar su conservación.

La Bibliografía incluye textos y documentos sobre las labores de Valoración y Selección Documental.

• Anexos: Se incluyen, en primer lugar, la Ley 594 de 2000, el Decreto 1382 de 1995, los Acuerdos 8, 9, 11 y 12 de 1995 y los Acuerdos 002 y 006 de 1996 de la Junta Directiva del Archivo General de la Nación y, en segundo lugar, algunas propuestas de formatos e instructivos, que pueden diligenciarse en el proceso de elaboración de las Tablas de Retención y de las Transferencias Documentales.

Este documento fue preparado por Clara Inés Casilimas Rojas, Julia Godoy de Lozano y María Imelda López Avila con la colaboración de otros funcionarios de la División de Clasificación y Descripción del Archivo

General de la Nación.

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TABLAS DE RETENCION

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DEFINICION E IMPORTANCIA

Las Tablas de Retención documental son un listado de series, con sus correspondientes tipos documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos.

La Administración se verá beneficiada con la elaboración de las Tablas de Retención ya que éstas:

• Facilitan el manejo de la información.

• Contribuyen a la racionalización de la producción documental.

• Permiten a la administración proporcionar un servicio eficaz y eficiente.

• Facilitan el control y acceso a los documentos a través de los tiempos de retención en ella estipulados.

• Garantizan la selección y conservación de los documentos

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