CONCEPTOS BASICOS DEL AREA DE COMPRAS

UNIDAD I

CONCEPTOS BASICOS DEL AREA DE COMPRAS

DEFINICON E IMPORTANICA DEL AREA DE COMPRAS

Cada decisión que se toma en un negocio tiene el potencial de amenazar su rentabilidad o mejorarla. Si no se cuenta con una buena información, las decisiones que se toman podrían provocar que el negocio pierda parte del mercado. Por otro lado, las decisiones oportunas pueden ahorrar dinero de las empresas y mejorar su posición en el mercado. El departamento de compra de una empresa tiene la tarea de investigar y monitorear las decisiones de compra del negocio.

La responsabilidad básica del departamento de compras o de adquisición es obtener bienes o servicios para una empresa. A menudo interactúa con otros departamentos para poder determinar las necesidades de la organización.

Importancia.

La definición de compras como una profesión dentro de la vida industrial y comercial de un conglomerado empresarial es la siguiente: comerciar es el acto de obtener el producto o servicio de la calidad correcta, al precio correcto, en el tiempo correcto y en el lugar correcto; siendo hasta aquí la definición usada por los libros especializados, y, la palabra “correcto(a)”, se puede sustituir por las de “adecuado”, “justo” y/o “preciso”.

Sin embargo, en la actualidad compras como tal, ha evolucionado considerablemente y ha pasado en muchas empresas a ser parte de otros conceptos, como adquisiciones, aprovisionamiento o materiales, actividades que comprenden adquisiciones y otras tantas como control de inventarios y almacenes. Por lo tanto, al dar una definición personalizada de compras en términos de la administración de empresas, se puede afirmar que comprar supone el proceso de localización y selección de proveedores, adquisición de productos (materias primas, componentes o artículos terminados), luego de negociaciones sobre el precio y condiciones de pago, así como el acompañamiento de dicho proceso para garantizar su cumplimiento de las condiciones pactadas; y, en términos de mercadotecnia, comprar es adquirir por un precio en dinero algún bien, derecho o mercancía.

Por lo anteriormente expuesto, quizá la definición antes usada en administración de empresas puede corresponder más bien al concepto de abastecimiento, aprovisionamiento proveeduría, materiales, y las distintas actividades que emanan de la misma definición, puede a través de la división del trabajo dar origen a varios departamentos, entre ellos compras, todos agrupados bajo un nombre más genérico y/o completo.

Se menciona la palabra “quizá”, pues la administración de empresas es dinámica y los conceptos varían de una compañía a otra.

Definitivamente, ninguna función es autónoma y todas se relacionan entre sí y con las de otros departamentos, pero entre más sofisticada se va haciendo una función, más subfunciones aparecen y más complicado es definir a cada una de ellas. Por lo tanto, definiciones válidas del ayer, ya no lo son hoy.

Existen diversas razones por las que las compras adquieren especial importancia en toda la actividad industrial, comercial y de servicios siendo éstas: la participación del departamento de compras en la obtención de utilidades, la fijación del precio de compra, la fijación del precio de venta, la operación eficiente de la inversión, y, los costos y sustitución de materiales.

Analizaremos cada una de ellas en puntos particulares, excepto la fijación del precio de venta.

OBJETIVOS GENERALES Y POLITICAS DE COMPRAS.

Los objetivos generales de un departamento de compras son:

Establecer normas y políticas, de acuerdo con las condiciones y necesidades de la empresa.

Buscar y adquirir al precio justo, en la cantidad necesaria, con la mejor calidad, el producto controlado, dentro del menor tiempo posible, con capacidad y disponibilidad adquisitiva asegurada, y con cumplimiento honesto.

Desarrollar y administrar las compras.

Establecer proveedores bien evaluados.

Estar informados de los cambios tecnológicos que puedan surgir en el uso de nuevos materiales, para poder traducirlos en ahorro de costos, mejora de calidad de materiales o artículos, mejora de servicios de adquisición y distribución.

Los objetivos específicos de un departamento de compras son:

Mantener los inventarios al nivel más bajo posible, pero lo suficiente para alimentar satisfactoriamente las necesidades de producción.

Encontrar y desarrollar fuentes de abastecimiento.

Localizar nuevos materiales y productos.

Asegurar buen servicio de los proveedores, incluyendo entrega rápida y calidad adecuada de los artículos.

Implantar políticas de compra que beneficien a la empresa.

Desarrollar óptimos procedimientos y controles.

Mantener un costo de operación económico en el departamento de compras, que estará equilibrado con los buenos resultados obtenidos.

Informar a los directivos de la compañía sobre cambios de productos o materiales que pudiesen afectar a la organización.

Reunir información y hacer valoración sobre proveedores actuales y potenciales.

Mantener comunicación dinámica y constante con los ejecutivos de la empresa, que directa o indirectamente, determinen cuáles serán los programas de producción para conocerlos y tomar oportunamente los pasos para abastecer sus necesidades.

Cooperar con otros departamentos de la empresa (ventas, recursos humanos, producción, contabilidad, etc.) que soliciten sus servicios.

Estar al día de los avances existentes en métodos y técnicas de compras.

Obtener la aprobación de control de calidad sobre nuevos artículos o artículos que requieran un proveedor nuevo. Para este propósito se deberán obtener muestras de los proveedores potenciales.

Vigilar que el personal del área cumpla en forma eficiente los procedimientos establecidos.

Puntualizar normas de conducta moral.

Obtener utilidades para la empresa.

POLITICAS

Toda las compras deben ir respaldadas por una orden de compra emitida por la oficina de compras, de lo contrario (NOMBRE DE LA EMPRESA) no se hace responsable del pago. Ninguna otra persona o área esta autorizada para realizar compras.

* Las requisiciones cuyo monto sea superior a los $ 25,000.00, se podrán cotizar con tres proveedores como mínimo.

*solamente el almacén esta autorizado para recibir los pedidos y las facturas respectivas. En caso de que la mercancía sea entregada en otro lugar que no sea almacén, deberá estar presente una persona del equipo de compras de lo contrario la universidad no se hace responsable

* En caso de ser aprobada la requisición será enviada al

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