Cargas De Trabajo

¿Qué son y cómo hacer un estudio de cargas laborales?

Descripción

El estudio de cargas de trabajo corresponde a la aplicación de técnicas para la medición de trabajos administrativos o de oficina que determina la cantidad de personal necesario para la eficiente realización de las tareas que se originan de las funciones asignadas a cada entidad.

El objetivo general de las cargas laborales es determinar de manera técnica el volumen de trabajo que se deriva del desarrollo de los diferentes procesos y procedimientos propios de cada una de las dependencias o unidades que conforman la estructura organizacional de cada entidad.

Para el desarrollo de una efectiva medición de cargas de trabajo es necesario mantener actualizados dos insumos previos indispensables: el manual de procesos y procedimientos que determina el quehacer y operación integral de la empresa y el manual de funciones y competencias laborales que se constituye en el soporte técnico que justifica y da sentido a la existencia de los cargos en una entidad u organismo. La condición más importante a tener en cuenta en un estudio de cargas de trabajo es que no se miden cargos, se mide el desarrollo de actividades o tareas asociadas a los procedimientos y procesos de las diversas unidades o dependencias en función del tiempo estándar de desarrollo de cada actividad (registrada en el manual de procedimientos) y la frecuencia (en un periodo de tiempo determinado: días, horas, minutos) con que se desarrolla cada actividad del procedimiento de forma permanente.

El estudio o medición de cargas de trabajo no es un trabajo aislado o independiente implica la realización de un proyecto interno con participación de personal interdisciplinario de la empresa que integre la realización de fases o etapas secuenciales entre las que se destacan: diagnostico, planeación, formulación de metodología, comunicación, aplicación de metodología y consolidación de resultados.

Base normativa

A continuación se enumera la normatividad actual asociada al tema de cargas de trabajo en la gestión pública, base para su desarrollo y aplicación en entidades distritales.

Constitución Política de Colombia

Articulo 122. Función Pública. No habrá empleo público que no tenga funciones detalladas en Ley o reglamento y para proveer los de carácter remunerado se requiere que estén contemplados en la respectiva planta y previstos sus emolumentos en el presupuesto correspondiente.

Articulo 125. Carrera Administrativa. Los empleos en los órganos y entidades del Estado son de carrera. Se exceptúan los de elección popular, los de libre nombramiento y remoción, los de trabajadores oficiales y los demás que determine la ley.

Articulo 209. Función Administrativa. La función administrativa está al servicio de los intereses generales y se desarrolla con fundamento en los principios de igualdad, moralidad, eficacia, economía, celeridad, imparcialidad y publicidad mediante la descentralización, la delegación y la desconcentración de funciones.

Principales Leyes y Decretos

LEY 909 DE 2004. ARTÍCULO 46. Reformas de planta de personal. Las reformas de planta de empleos de las entidades de la rama ejecutiva de los órdenes nacional y territorial, deberán motivarse, fundarse en necesidades del servicio o en razones de modernización de la administración y basarse en justificaciones o estudios técnicos que así lo demuestren, elaborados por las respectivas entidades, por la ESAP, o por firmas especializadas en la materia; estudios que deberán garantizar el mejoramiento organizacional.

DECRETO 1227 DE 2005. ARTÍCULO 95. Reformas de Plantas de Empleos. Las reformas de las plantas de empleos de las entidades de la Rama Ejecutiva de los órdenes nacional y territorial deberán motivarse, fundarse en necesidades del servicio o en razones de modernización de la administración y basarse en justificaciones o estudios técnicos que así lo demuestren.

DECRETO 1227 DE 2005. ARTÍCULO 96 REFORMAS DE PLANTAS DE EMPLEOS. Se entiende que la modificación de una planta de empleos está fundada en necesidades del servicio o en razones de modernización de la administración, cuando las conclusiones del estudio técnico de la misma deriven en la creación o supresión de empleos con ocasión, entre otras causas, de: Fusión, supresión o escisión de entidades; cambios en la misión u objeto social o en las funciones generales de la entidad; traslado de funciones o competencias de un organismo a otro; Supresión, fusión o creación de dependencias o modificación de sus funciones; Mejoramiento o introducción de procesos, producción, de bienes o prestación de servicios; Redistribución de funciones y cargas de trabajo; Introducción de cambios tecnológicos; culminación o cumplimiento de planes, programas o proyectos cuando los perfiles de los empleos involucrados para su ejecución no se ajusten al desarrollo de nuevos planes, programas o proyectos o a las funciones de la entidad; Racionalización del gasto público.

DECRETO 1227 DE 2005. ARTÍCULO 97. REFORMAS DE PLANTAS DE EMPLEOS. Los estudios que soporten las modificaciones de las plantas de empleos deberán basarse en metodologías de diseño organizacional y ocupacional que contemplen, como mínimo, los siguientes aspectos:

Análisis de los procesos técnico-misionales y de apoyo.

Evaluación de la prestación de los servicios.

Evaluación de las funciones, los perfiles y las cargas de trabajo de los empleos.

ACUERDO DISTRITAL 199 DE 2005. ARTÍCULO 6. Para todas las Entidades y Organismos Distritales, el establecimiento o modificación de las plantas de empleos permanentes o temporales, estructuras organizacionales, vinculación de supernumerarios, deberán contar con el concepto técnico favorable del Departamento Administrativo del Servicio Civil Distrital

Documentos técnicos de consulta cargas laborales

Actualmente la administración pública colombiana cuenta con dos instrumentos técnicos (documentos) que orientan a las entidades de carácter nacional y territorial para abordar procesos de transformación organizacional en el que se integran la medición de cargas de trabajo, documentos que deben ser estudiados y analizados por las entidades para abordar este tipo de estudios.

Guía modernización entidades públicas. (Segunda edición septiembre de 2009)

Es un documento que orienta como abordar y materializar procesos de transformación organizacional, comprometiendo en ello la revisión y mejora de las estructuras administrativas a partir del examen y definición de los procesos misionales, estratégicos, de apoyo y de evaluación y control propios de toda organización, así como la coherencia de la clasificación y cantidad los empleos

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