Caso práctico asignatura gestión de tiempo y dirección de reuniones

ALUMNO: Jhoan Sebastián Jaramillo arias

Caso práctico asignatura gestión de tiempo y dirección de reuniones

1. ¿Qué recomendaciones inmediatas le darías a Julia para optimizar su tiempo?
2. ¿Qué acciones de mediano y largo plazo debe hacer para evitar que esto se repita?
3. ¿Qué actividades puede y no, delegar?  
4. Enuncia 3 errores que Julia está cometiendo, en función de la gestión de su tiempo.
5. ¿Qué políticas implementarías en la empresa, para evitar que se repita la situación de Julia?
6. ¿Cómo podría apoyar Arcadio Manual a Julia, dada la situación de agobio que está viviendo?
7. ¿Qué aplicación y gadget le recomendarías a Julia, para optimizar su tiempo?

SOLUCION

1. En la utilización responsable del tiempo siempre hablamos de unas recomendaciones básicas que permiten gestionar nuestro horario laboral de la mejor manera pero para ello debemos primero verificar cuales son esos ladrones diarios de nuestro tiempo o que aspecto relevantes están negando el cumplimiento de nuestras tareas diarias es por ello que como preámbulo a las sugerencias hare un paso fugaz pero responsable de que desaciertos está teniendo julia al momento configurar y esquematizar sus quehaceres diarios anexando a este no solo aspectos laborales sino personales ya que ambos se entrelazan para crear el caos diario en la vida de julia

ERRORES:

• No ejecuta un planeamiento responsable, diario y consecutivo de sus asuntos diarios

• No maneja una agenda donde consigna cronológicamente que asuntos debe atender y en que prioridad desestimando con ello en muchos casos asuntos importantes que inciden en el éxito de los logros de la organización.

• No tiene en cuenta que dentro de sus actividades diarias se pueden presentar contingencias o cosas de última hora que afectan el desarrollo normal de las actividades ya que necesitan también del tiempo de julia  para su resolución
• No delega trabajo lo cual genera una acumulación excesiva de tareas disponibles esto lleva a una carga laboral  tediosa

• Sus colaboradores más cercanos no cuentan con la autonomía y autoridad para la resolución de temas sencillos y que requieren inmediatez por lo cual algo que puede resolverse en un nivel inferior termina en la espalda de la cabeza principal

• No diferencia las cosas urgentes de las importantes y viceversa lo que genera una desatención en lo que afecta el cumplimiento de los objetivos fijados

• Falta de compromiso en el desarrollo de las reuniones que en muchos casos pueden ser claves para elevar a ese nivel duda e inquietudes acerca de cómo se podría mejorar institucionalmente las cargas laborales

• Falta de disciplina

• Tanto su vida laboral como su vida personal están desatendidas por julia en muchos aspectos no pudiendo vislumbrar en ello que el mal desarrollo en una afectara o repercutirá negativamente en la otra un ejemplo claro de ello es la acumulación de cansancio laboral que produce que no pueda llegar a su casa a organizar las tareas diarias para el otro día

RECOMENDACIONES:

• Julia debería manejar una agenda donde le permita planificar sus actividades diarias y semanales según sea los plazos y los deberes estipulados para su cargo esto le ayudaría en gran manera ya que plasmaría allí todos los compromisos que provengan por la organización y los adquiridos de acuerdo a sus funciones y área misional en consecuencia prioriza tareas, avisar si es el caso a personal de colaboradores, separar espacios para contingencias o imprevistos y prever acontecimientos con antelación preparando así en muchos casos respuestas anticipadas y puntuales; lo anterior hace un efectivo esquema cronológico en la gestión del tiempo

• Preparar con antelación los elementos necesarios para el cumplimiento de responsabilidades es otra forma de gestionar el tiempo ya que si es requerida documentación del área esta de algún modo estará presta para el cumplimento de estos requerimientos

• Lo verdaderamente importante ni es la cantidad sino la calidad cada tarea que se desarrolle en lo posible tiene que ser finalizada en su totalidad y de la mejor manera
• Preparar a nuestros colaboradores para que puedan primero atender tareas rutinarias y segundo puedan ayudar en la planificación de tareas

• Alto compromiso y participación en la reuniones para llevar allí inquietudes propias sobre el manejo de las responsabilidades y cargas laborales haciendo así una organización más efectiva y equilibrada

• Conocer cuáles son los momentos de mejor aprovechamiento físico y mental para dejar allí la atención de situación importantes y determinantes así como determinar cuáles son los ladrones de energía que producen consumo de energía innecesaria

• utilización de medios electrónicos en la ayuda de cumplimiento de responsabilidades y de igual forma que esquematicen días de trabajo más productivos y eficientes

• delegar tareas bajo preceptos de autoridad y responsabilidad y así mismo teniendo en cuenta una serie de principios y reglas básicas

• tener metas y objetivos definidos

• antes que un horario o cronograma se debe desarrollar un plan o estrategias de trabajo

• hacer seguimiento de cada actividad de nuestros subordinados

• establecer fechas límites de cumplimiento.

(E. Marchena)

1. las acciones a mediano y largo plazo son necesarias ya que enfocan esfuerzos en áreas donde se presentan las más grandes debilidades o falencias para este caso en la mala utilización y desaprovechamiento del tiempo, por ello dar indicaciones según el conocimiento y la experiencia puede dar una guía donde muestre aquellas acciones proclives a ser fructíferas para el éxito en todos los ámbitos de la cotidianidad como la vida personal y laboral pero este factor de éxito depende en gran medida de un conjunto de valores, aptitudes, habilidades; que serán puestas primero por el hombre y segundo por su propia voluntad que es el empuje necesario y mínimo para que se valla del campo del reconcomiendo a las acciones.

En conclusión se plantean de acuerdo a estudios previos de documentos de lectura y audiovisuales cuales pueden ser las estrategias más propicias teniendo en cuenta una línea de tiempo de implementación de las mismas ya que el cambio se plantea como progresivo y ascendente en el sentido de la mejoría que debe presentar dicho involucrado.

ESTRATEGIAS/ACCIONES A MEDIANO Y LARGO PLAZO

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