Clasificacion

CLASIFICACION DE ARCHIVO SEGUN SU USO Y ORGANIZACIONEstimados aprendices:CLASIFICACION DE ARCHIVOSEs muy importante saber cómo y dónde se va a guardar la información en lasempresas, del uso y organización que se le dé a la misma, depende laclasificación del archivo. Se puede hablar entonces de una clasificación delarchivo según la función y el uso. En activo, semiactivo e inactivo. ARCHIVO ACTIVO: Se caracteriza porque la información que conserva esconsultada permanentemente. Para el caso de los archivos de gestión se puedeestar hablando de la información del año en vigencia, o de la vigencia anterior,cuando aún se encuentran en trámite. El archivo activo se denomina tambiénCORRIENTE, VIGENTE o de GESTION. En este archivo se conserva el 100% dela información, la cual deberá ser evaluada anualmente para los traslados alarchivo semiactivos. ARCHIVO SEMIACTIVO: Se denomina también intermedio. Es el constituídopor documentos que ya cumplieron su trámite pero que por razones legales,fiscales o administrativas aún siguen vigentes y son consultados con menorfrecuencia. El porcentaje de información que conserva es de más o menos un60%. Su fuente es el archivo activo. Al igual que en el activo se deben realizarevaluaciones periódicas de esta información para decidir su conservaciónpermanente o eliminación. ARCHIVO PERMANENTE: Contiene la información vital para la compañía y laque va conformando su historia. A este archivo se le denomina erróneamentearchivo inactivo, porque el índice de consulta es muy bajo. Conserva además,información que puede ser útil para la ciencia, la historia o la cultura de unpaís. Representa generalmente el 10% de la documentación de la empresa.Recibe información del archivo semiativo o directamente del activo.La permanencia de los expedientes (documentos) en cada uno de estosarchivos depende básicamente de la vigencia del asunto que les dio origen.Otra de las variables que definen la clasificación del archivo, es laORGANIZACION que la empresa opte (elija) para el manejo de la informaciónque puede ser CENTRALIZADA, DESCENTRALIZADA o DESCENTRALIZADA CONCONTROL CENTRAL. ARCHIVO DESCENTRALIZADO: Un archivo es descentralizado cuando toda lainformación de la empresa se haya reunida en una sola oficina. Estaorganización necesariamente supone también una centralización del recibo ydespacho de la correspondencia.

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