Comunicacion Formal E Informal, Barreras Organizacionales

2.3 COMUNICACIÓN FORMAL E INFORMAL

La comunicación formal e informal puede definirse como una tipología de la comunicación de acuerdo al grado de oficialidad de la misma.

La comunicación Formal es aquella que se regula por la vía legal, reglamentaria; es sistemática y explícita y constituye toda información debidamente sancionada por la autoridad competente. Este tipo de comunicación es una importante fuente documental y un canal de flujo informacional de gran trascendencia en la marcha de toda organización. Incluye todo acto oficial de comunicación, desde el simple memorando hasta importantes ceremonias histórico-culturales para una organización.

La comunicación Informal, en cambio, es aquella que se gesta en la interacción diaria y que por lo tanto es espontánea y libre. Se expresa en situaciones no oficiales y canaliza muchas veces una importantísima cantidad de información, dado el marco de mayor libertad en que esta se manifiesta; y es realmente interesante por las redes de poder que pueden generarse en este multifacético plano de toda organización.

Tanto la comunicación formal como la informal son necesarias para la vida de cualquier grupo. Estos sistemas reflejan: por un lado, el orden, la estabilidad, el rigor; y por el otro, lo inusual, lo inesperado.

Teniendo en cuenta la dirección del mensaje dentro de la empresa, hablamos de:

Comunicación Vertical:

Será ascendente si la información discurre hacia arriba en la estructura jerárquica de la empresa (desde los empleados o mandos intermedios hacia la dirección).

Ejemplos: Encuestas, sondeos de opinión, buzones de sugerencias, reuniones con subordinados, etc.

Será descendente si la información fluye hacia abajo (desde la dirección o mandos intermedios hasta los empleados de niveles inferiores).

Ejemplos: Circulares, tablones de anuncios, folletos de bienvenida, manuales de empresa, entrevistas, conferencias, etc.

Comunicación Horizontal: Es la que se da entre los miembros de un mismo nivel jerárquico de una organización o de un mismo departamento. Tiene gran importancia a efectos de coordinación. Ayuda a resolver problemas y tomar decisiones en las que deben intervenir varios departamentos.

Ejemplo: Trabajo en equipo o reuniones de trabajo, notas de departamento, comunicados internos.

Según el código que se utilice en el mensaje, puede haber:

Comunicación Verbal, que a su vez puede ser:

0ral, si se transmite mediante la voz, de manera que el receptor oye el mensaje y permite aclarar dudas de forma inmediata, mediante la retroalimentación.

Ejemplo: entrevistas, reuniones, debates...

Escrita, si se transmite por medio de la escritura, de manera que el receptor lee el mensaje y permite su posterior lectura, en caso de olvido, de manera que es difícil de tergiversar.

Ejemplo: carta comercial, informes, memorándum, avisos o anuncios...

Comunicación No Verbal, es la que se realiza a través de signos no lingüísticos muy variados, como movimientos del cuerpo, gestos, el aspecto de una persona, su forma de vestir. Suele acompañar a la comunicación oral, por lo que permite matizar o enfatizar lo expresado de forma oral. A veces puede restar credibilidad al mensaje oral si no coincide con éste.

Ejemplo: en la entrevista de trabajo hemos de cuidar nuestro aspecto, higiene, forma de saludar, de sentarnos, evitar los tics...

La comunicación formal:

Es aquella que se efectúa y transmite por canales concebidos para que sea recibida por un público y que responda a unos objetivos o pretensiones. Sirve para llevar a cabo una mayor eficacia organizativa.

La comunicación informal:

Fluye dentro de la organización sin canales preestablecidos y surge de la espontaneidad de los empleados. Se le da alto nivel de credibilidad y suele estar relacionada con asuntos personales acerca de individuos o grupos de la organización.

Este tipo de comunicación es conocida popularmente como “rumores” y sirve para que los altos niveles jerárquicos conozcan las condiciones personales de los empleados y del entorno de la empresa.

En definitiva, el estudio de la comunicación organizacional está cada vez más en auge y la experiencia afirma que las organizaciones que la llevan a cabo presentan una mayor efectividad laboral, mayor emotividad dentro de la organización y mejores resultados no productivos.

2.4 BARRERAS ORGANIZACIONALES

Dentro de la comunicación organizacional es importante que la comunicación fluya adecuadamente, sin embargo, existen ciertos factores que impiden la comunicación, deformando el mensaje u obstaculizando el proceso general de ésta, y son llamadas barreras. Y hay varios tipos:

Barreras administrativas: Son aquellas causadas por las estructuras organizacionales, como mala planeación y deficiente operación de los canales.

1.-Filtración: la filtración se refiere a la manipulación de la información para que de esta manera sea vista de manera más favorable por el receptor. Por ejemplo, cuando un gerente le dice a su jefe lo que él quiere oír, está filtrando la información. Al tiempo que las informaciones pasan a los ejecutivos, tiene que ser condensada y sintetizada por los subordinados para que los que están en la cima no se sobrecarguen de información. Los intereses personales y las percepciones de lo que es importante de aquellos que resumen están presentes en el resultado de la filtración. El mejor determinante de la filtración es el número de niveles en la estructura de una organización. Mientras más verticales sean los niveles en la jerarquía de la organización, más oportunidades hay para la filtración.

2.-Percepción selectiva: es debido a que los preceptores en el proceso de comunicación

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