Conceptos básicos de inventarios Inventario.

Conceptos básicos de inventarios Inventario: Consiste en una lista detallada de los bienes de una compañía; esta lista se clasifica contablemente en activo fijo y circulante. Los materiales que componen lo activos fijos son los que comprenden los bienes que no se consumen en la práctica diaria como muebles, equipos y máquinas.  Los activos circulantes son aquellos que se consumen o gastan en las operaciones de oficina o de producción, tales como, papelería, los útiles de trabajo u oficina y los artículos destinados para su venta.

El inventario debe incluir el recuento, el peso, la medida, la anotación y la valuación periódica de las materias primas y de los suministros, que se tienen en existencia hasta una fecha determinada.

Clasificación de los inventarios de acuerdo a los artículos:

Inventarios de existencia normal El inventario está constituido por artículos de cierto y constante uso; cuyo aprovisionamiento está asegurado de una forma cíclica.

Inventario de existencias en trámite Cuando una empresa efectúa ciertos trabajos, inversiones, pedidos o presupuestos, es necesario aprovisionar material para realizarlos.

Inventario de material recuperado A diferencia del material con excedentes de existencia, el material recuperado recoge el material inutilizado que estará mejor en el almacén que en cualquier otro sitio, este material no debe mezclarse con el nuevo, y su contabilidad así como, su codificación es diferente.

Objetivos:

• Dar a conocer a los departamentos de contabilidad y de finanzas el valor real de todas las existencias.
• Facilitar la auditoría externa y fiscal.
• Proporcionar a los departamentos de ventas, almacén, producción y compras el estado de las existencias.

Políticas: Una de las bases para la prevención en las decisiones es el establecimiento de las políticas que han de regir las operaciones futuras.

Algunos ejemplos de las políticas que se pueden adoptar para el control de inventarios podrían retomar aspectos como:

1. Determinar si las ventas son sobre pedido sobre las existencias en los almacenes.
2. Debe definirse la política de niveles de existencias, de acuerdo con las altas y bajas en periodos de producción.
3. Es necesario determinar si la mercancía se almacenará en un solo almacén.
4. De acuerdo con las posibilidades económicas de la empresa, deben definirse las políticas que fijan los límites para compras adelantadas por escasez o por futuras alzas al precio de las mismas.
5. Las políticas deben establecer los sistemas de abastecimiento y producción, mediante pronósticos de ventas.

Establecimiento de Sistemas y Procedimientos

Una vez que los planes de acción se han establecido, deben implementarse mediante los siguientes procedimientos:

• Sistema de máximos y mínimos
• Sistema para nivelar las cantidades de seguridad y reserva
• Sistema para el control de materiales de alto valor
• Sistema para el control de materiales de poco valor
• Sistema para adquisición y seguimiento de materiales de importación
• Sistemas para materiales locales
• Sistemas de punto de re-orden por ciclo variable y por cantidad fijada por lote económico de compra
• Sistema de órdenes especiales
• Sistema de entradas y salidas de almacén
• Sistemas de inventarios de materiales en proceso, entrega de producción a almacenes
• Sistema de control de calidad en el recibo
• Registros estadísticos
• Procedimiento para determinar lotes económicos de producción y de compra
• Procedimiento para calcular ventajas o desventajas de descuentos por volumen de compra

Control de inventarios El control de los inventarios merece la atención de los altos directivos de una empresa, especialmente cuando ésta se encuentra en una etapa de crecimiento y expansión de sus actividades en el mercado.

La dirección debe estar al pendiente en el momento que se le presentan los estados financieros y los resultados de los inventarios físicos, porque todas estas mercancías representan mucha de su inversión y deben vigilar el correcto manejo de las mismas.

Elementos de control de inventarios Para lograr una eficaz administración de los inventarios, la tecnología moderna señala las bases principales que deben establecerse.

Es importante que todos los movimientos se registren desde que llegan las mercancías al almacén al momento de su entrada, de su almacenamiento y su salida, la ayuda de la tecnología en este tipo de casos es invaluable, porque ayuda a acortar tiempos en trámites administrativos que significan costos y beneficios al ser llevados a cabo en forma correcta.

El inventario dentro del almacén y la relación con las  certificaciones a nivel internacional En la actualidad cualquier empresa que se diga ubicarse o ser competitiva dentro de los mercados actuales busca la certificación de la misma, una de las certificaciones más importantes que existen a nivel internacional es la de ISO 9000, que lo que certifica principalmente son los procesos de los subsistemas que componen el sistema de la empresa, el almacén juega un papel importante, ya que es un subsistema, el llevar a cabo los procesos en forma correcta y continua nos garantizará que esa certificación continúe otorgándose a la empresa, traducidos en beneficios para la empresa y a sus empleados.

Todos los empleados dentro del almacén juegan un papel muy importante para el logro de este objetivo, por lo que deberán seguir paso a paso los procedimientos establecidos, sin desviación alguna, además de la rapidez que conllevan ciertos procesos como los de devolución y reintegración de materiales, el atraso o desidia dentro del procedimiento lo único que provoca es pérdidas en tiempos y en costos, porque se tiene material sin clasificar para devolver a proveedores o regresar a otras sucursales.

Pérdidas por obsolescencias o deterioro Las pérdidas por obsolescencias o deterioro se consideran dentro de los costos de mantenimiento de un inventario. Este costo de mantenimiento varía según el volumen almacenado y el costo unitario del material o producto, y afecta directamente al valor de los inventarios.

Estas pérdidas se refieren básicamente a cambios de ingeniería, de modelos, de facilidades para adquirir en el mercado, variaciones en la moda o en el uso por parte del consumidor.  Aunque también, a mayor volumen almacenado mayor es el riesgo de que la mercancía se estropee, se pierda o se merme.

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