Departamento de Registro U X

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Ingeniería de Métodos y Medición del Trabajo

Avance Proyecto Final

“Departamento de Registro U X

Profesor:

2CO, 2017

Generalidades de la Empresa

Objetivo General:

• Implementar cambios en el Departamento de Registro de Servicios Estudiantiles UX así como mejorar como se está documentando cada transacción realizada en servicios estudiantiles.

Objetivos Específicos: 

• Mejorar el sistema existente donde el personal se encuentre completamente capacitado y de este modo incrementar la productividad de dichos procesos.

• Reubicar en una zona agradable de la universidad el Departamento de Registro y ampliar su estructura como tal.

• Implementar un sistema que permita mantener un record de data de las transacciones que se están realizando en servicios estudiantiles.

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DIAGNOSTICO

• Definir el problema (D):

El registro de servicios estudiantiles maneja una serie de transacciones las cuales no están segregadas o categorizadas y esto comienza desde el sistema utilizado para brindar las fichas o números para atender cada transacción, este en esencia es muy simple, un dispensador de números (1-99) el cual releva al personal averiguar qué tipo de transacción el estudiante busca realizar y el número de transacciones a realizar así mismo.

El tiempo de atención al estudiante en muchos de los casos no es medido con el fin de diferenciar cada transacción así como definir pautas  para realizar matricula (se cuenta con el sistema enrollogic sin embargo no se puede dejar de contemplar como parte de las transacciones manejadas, estudiantes podrían optar por realizar su transacción en servicios estudiantiles).

En parte confirmar si hay un mínimo de personal establecido para atender ciertos picos de demanda (llámese periodos de graduación,  pagos de letras de cambio, matricula entre otros).

• Medir (M):

• Matrícula

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• Otras transacciones.

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• Analizar (A):

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• Equipo:

Problemas en el equipo de cómputo/ sistema de la Universidad

• Personal:

Falta de practica con las herramientas/ no saber la consulta y tener que consultar a alguien mas

• Medio Ambiente:

Zona no tan grande que en caso de estar lleno podría verse afectada la temperatura por consiguiente posible generación de fatiga entre otros

• Administrativo:

Cantidad de personal fue delimitado por Recursos humanos/Manager en búsqueda de ahorro de recursos

• Método:

Llámese problemas con la cantidad de transacciones que un usuario tiene así como procesos sin actualizar

PROPUESTAS

Por parte de la Universidad es importante que mantengan a sus estudiantes satisfechos a la hora de realizar la acción que este desea en el Registro de Servicios Estudiantes. Por lo tanto, se propone de manera factible cambiar ciertos aspectos que se presentan en dicho lugar.

1. Ampliar el área de Registro y hacerlo de un lugar confortable, así sea trasladarlo a un lugar amplio e iluminado como la sala que ocupan los estudiantes para descansar en el cuarto piso de la Universidad.

1. Capacitar a las asistentes encargadas de prestar atención a los estudiantes sobre cómo utilizar y manejar fácilmente el sistema que se ha proporcionado. Así como hacer énfasis en los requisitos para ciertos trámites así como asegurarse que se use una proforma para matricular y evitar largas esperas  mientras se selecciona los cursos así como los cupos que estos mismos tienen.

1. Separar el Registro de transacciones de tal manera que se pueda mantener un record de qué tipo de transacciones están realizando los estudiantes así como una que permita organizarlo de tal manera podamos especializar las cajas por transacciones rápidas, relacionadas con cobro, registro solo por mencionar algunas , distribuir los procesos estudiantiles en secciones pues de esta manera se permitirá gestionar las largas esperas por parte de los estudiantes y así la persona encargada de atender se enfocara en una sola tarea haciendo un uso más correcto del personal.

CONCLUSIONES

El fin de este proyecto es aumentar la productividad, alineando procesos para permitir el logro planificado. Se debe de producir eficacia y eficiencia en cada persona que es parte del equipo de Registro.

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