Descripción Documental

DESCRIPCIÓN DOCUMENTAL EN ARCHIVOS: GUÍAS, INVENTARIOS, CATÁLOGOS, ÍNDICES

1. CONCEPTO Y CONTEXTUALIZACIÓN EN LAS TAREAS ARCHIVÍSTICAS

2. EL PLAN DESCRIPTIVO

3. INSTRUMENTOS

- Guías

- Inventarios

- Catálogos

- Índices

4. NORMALIZACIÓN

- Introducción

- Norma ISAD (G)

- Norma ISAAR (CPF)

- EAD (Encoded Archival Description)

5. CONCLUSIÓN

- Las NTIC posibilitan colgar en la red los instrumentos de descripción

1. CONCEPTO Y CONTEXTUALIZACIÓN EN LAS TAREAS ARCHIVÍSTICAS

Dentro del conjunto de tareas archivísticas, la descripción es, según Cruz Mundet, la parte culminante del trabajo archivístico, ya que permite llevar a cabo la función difusora de la información. Gracias a la labor descriptiva se hacen accesibles los fondos de forma eficaz. Para ello existen unos instrumentos de trabajo y unas normas, como veremos más adelante.

Describir supone la creación de un documento secundario distinto al original en el que se recogen los elementos fundamentales que lo caracterizan, tanto en sus formas externas como internas. Según el CIA (Consejo Internacional de Archivos) su misión es “identificar la documentación del archivo y explicar el contexto en el que se produjo”.

La descripción de fondos es una consecuencia ineludible de la organización, tarea previa que está además fuertemente ligada a la descripción, por la misma naturaleza de los documentos de archivo.

Organizar un fondo consiste en dotarlo de una estructura que reproduzca el proceso mediante el cual los documentos han sido creados. Dentro de la organización, la clasificación se encargará de establecer las distintas agrupaciones documentales en función de su procedencia, es decir, del ente que lo ha generado. El cuadro de clasificación será un fiel reflejo de la estructura de la organización a la que sirve y constituye al mismo tiempo el primer instrumento de descripción del fondo.

2. EL PLAN DESCRIPTIVO

Para elaborar los instrumentos que faciliten el acceso a los fondos es preciso establecer un Plan Descriptivo. Éste debe fijar qué datos relativos a los documentos deben figurar en las descripciones, por mínimos que sean. Además debe decidirse el nivel de profundidad en la descripción.

El Plan Descriptivo buscar poner los documentos al alcance de los usuarios, proporcionando puntos de acceso a la información para facilitar su localización.

3. INSTRUMENTOS

 INTRODUCCIÓN

Existen varios tipos de instrumentos de descripción, destinados a describir distintas agrupaciones documentales en distinto grado de detalle. Así pues, las secciones que componen un archivo son descritas globalmente, las series en las que se desglosan las secciones son descritas con algo más de detalle y el documento se describe profusamente.

El cuadro de clasificación ya mencionado ofrece de entrada una ubicación conceptual a cada una de las unidades y series archivísticas siguiendo el esquema organizativo de la entidad.

Los principales instrumentos de descripción son:

 GUÍAS

A pesar de existir muchos tipos de guías, a grandes rasgos éstas proporcionan información general acerca de los fondos y de los organismos productores. Facilitan, además, información auxiliar y de utilidad para el interesado.

Dentro de las distintas clases de guías, a aquellas que se centran en una zona geográfica concreta se las llama censo-guía, a las que se dedican a los fondos relativos a un tema determinado, guía de fuentes, a las que se orientan a los fondos procedentes de un conjunto de archivos de un organismo determinado, guía orgánica y a las guías que tratan de un archivo en concreto se les llama guía de archivo. La guía de archivo ofrece información detallada sobre la historia de la entidad productora y sobre la organización y contenido de los fondos. Asimismo puede aportar otros datos del archivo como personal, servicios, condiciones de acceso, ubicación, etc. Estas guías de archivo pueden tomar forma de un simple folleto o ser más extensa. Son muy útiles para el investigador, pero no imprescindibles para el archivero.

 INVENTARIOS

El inventario es el instrumento de descripción del archivo por antonomasia y el más utilizado por el archivero. El inventario, ajustándose a la ordenación del fondo, se ocupa de las series documentales que recoge el cuadro de clasificación, reproduciendo su estructura para facilitar su localización. El inventario responde a las cuestiones de ¿qué contiene el archivo?, ¿cómo está organizado?, ¿qué contiene cada serie documental y dónde localizarlo? El nivel de descripción del inventario está medio camino entre la generalidad de la guía y la especificad del catálogo. De hecho, el nivel de profundidad del inventario debe ser suficiente para conocer el contenido de amplios grupos documentales. A pesar de esto, el ritmo acelerado de crecimiento de la documentación y otras circunstancias hacen a veces imposible describir los fondos con el detalle óptimo. Existen dos tipos de inventario:

• Inventario somero: comprende los elementos mínimos obligatorios, por lo que su uso es más bien interno. Describe las cajas y sirve como control sobre las existencias.

• Inventario analítico: desciende un escalón más en el nivel de detalle y se ocupa de describir expedientes. Esto ayuda a obtener información suficiente para poder localizar la documentación. El inventario analítico ofrece a los usuarios un nivel de información suficiente al reunir los elementos que componen el inventario somero más otros tantos optativos. Cada vez más a menudo los inventarios son recopilados en BD’s.

 CATÁLOGOS

Es un instrumento de descripción cuyo objeto son las piezas documentales (los documentos en sí) y los expedientes. Dada la descripción exhaustiva que se ofrece de cada pieza, los catálogos no recogen sino una selección de los fondos del archivo. Se elaboran catálogos sólo de documentos de alto valor científico o artístico y limitados a un periodo cronológico concreto. Esto explica que el catálogo no se ajusta a la ordenación del fondo. Según Cruz Mundet, en el quehacer diario de un archivo, el catálogo no ocupa un lugar predominante desde el punto de vista práctico y de consulta, ya que tal pormenorización en

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