Desmenuza

Capítulo VII: Estudio Administrativo

1. Introducción

En el estudio administrativo se pretende prefijar la estructura tanto organizacional, llevando a cabo procesos que ayuden a motivar e incentivar al personal. También la aplicación y ejecución de sistemas de capacitación que van a ayudar a la empresa a aumentar su productividad, así como el establecimiento de políticas de contratación y técnicas para evaluación del desempeño.

El estudio administrativo se realiza con el fin de orientar a la empresa en el proceso de aplicación administrativa, que va desde el modo de contratación, hasta la manera en que se va a motivar e incentivar a los colaboradores de la empresa, para así poder obtener los mejores resultados, un personal motivado e idóneo el cual trabaje de forma eficaz y eficiente.

2. Objetivos

• Definir la estructura organizacional.

• Describir el manual de puestos.

• Establecer el proceso de reclutamiento para obtener el personal más idóneo.

• Establecer un sistema de evaluación del desempeño del personal.

• Definir el sistema de información de la empresa.

3. Diseño de la estructura organizacional

La estructura organizacional se refiere a la forma en que se dividen, agrupan y coordinan las actividades de la organización en cuanto a las relaciones entre los gerentes y los empleados, entre gerentes y gerentes y entre empleados y empleados. Los departamentos de una organización se pueden estructurar, formalmente, en tres formas básicas: por función, por producto/mercado o en forma de matriz.

La estructura utilizada en la Empresa Desmenuza es de tipo vertical ya que va a presentar las unidades ramificadas de arriba abajo a partir del titular, en la parte superior, y desagregan los diferentes niveles jerárquicos en forma escalonada.

Primeramente tendremos al Gerente General de la Organización, luego 1 administrador quién será subordinado del Gerente General y de este 1 secretaria, 1 supervisor de planta, 1 supervisor de despacho, del supervisor de planta se subordinan los 3 operadores.

Como outsourcing se contratará a un contador, los técnicos para el mantenimiento correspondiente de máquinas y computadoras y oficial de seguridad.

Dibujo Nº 1

Organigrama

4. Descripción de puestos

Es una técnica que se desarrolla mediante procesos para identificar, obtener, descubrir y analizar la información que luego se describe en un modelo (su labor consiste en obtener datos de todos los puestos de trabajo que existen en la organización)

• Sirve de base para fijar salarios, capacitación, para planes de asenso y establecer los requisitos necesarios.

• La información sobre los recursos humanos que la empresa tiene en la actualidad y los que necesita obtener, le permite al profesional actuar de manera proactiva.

• Si los puestos están bien diseñados, la organización progresara hacia el logro de sus objetivos.

• Constituye un recurso importante para los ejecutivos de la empresa en el proceso de la toma de decisiones.

Nombre del puesto Actividades por realizar Escala Jerárquica

Gerente General  Aprobación de planes y estrategias

 Control directo y evaluación de proyectos

 Supervisión directa de cada informe

 Comercialización del producto Principal jerarquía

Contador  El manejo contable y financiero del negocio

 La actualización de políticas tributarias y fiscales

 Cheques a proveedores

Administrador  Confección y pago de la planilla

 Administración de caja chica

 Gestión de Facturación y cobro a los clientes

 Revisión de cierre de caja y depósitos de ventas en planta

 Encargado de reclutar, seleccionar, contratar el recurso humano

 Mantener el área de trabajo con los suministros necesarios

Jefatura

Nombre del puesto Actividades por realizar Escala Jerárquica

Secretaria  Manejo de la recepción de los documentos

 Atención de pedidos por teléfono

 Atención al cliente

 Hacer y recibir llamadas telefónicas para tener informado a los jefes de los compromisos y demás asuntos

 Obedecer y realizar instrucciones que te sean asignadas por el jefe Subordinada

Supervisor de planta  Coordinar la distribución del personal para labores de orden y aseo

 Crear un ambiente seguro para los trabajadores

 Efectuar cotizaciones de materiales

 Solicitud de compras a la Gerencia. Subordinado

Supervisor de despacho  Coordinar con el área de producción de las entregas de materiales

 Hacer una evaluación periódica de los proveedores para verificar el cumplimiento y servicios de éstos

 Mantener en orden la bodega

 Ordenar en su respectiva localización la mercadería entrante

 Administración del inventario

 Reportar los faltantes, sobrantes extravíos y cualquier otro reclamo en términos de compras o facturaciones.

 Coordinación de entregas de materiales.

 Recibo de mercadería.

 Confección de reportes de entradas, salidas y ajustes inventario de bodega Subordinado

Nombre del puesto Actividades por realizar Escala Jerárquica

Cocinero  Producción de las diferentes presentaciones del producto

 Empaque de diferentes presentaciones del producto

 Limpieza de las áreas

Vendedor  Impulsar y realizar ventas

 Explorar permanentemente la zona asignada para detectar clientes potenciales

 Evaluar nuevos usos o necesidades de consumo de los clientes activos

 Realizar un seguimiento de consumos por cada cliente de su zona

 Ventas y cobranzas

 Vender todos los productos que la empresa determine, en el orden de prioridades por ella establecidos

Chofer  Carga y descarga de mercadería para su ingreso o despacho en planta

 Traslado de mercadería a los locales

5. Proceso de Reclutamiento de Personal

5.1. Pasos en el proceso de selección:

Primero se pondrán anuncios en periódico y en redes sociales para buscar los puestos que se necesitan para terminar

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