Diseño de un sistema administrativo para la optimización de Crédito y Cobranzas del Laboratorio Doam

República Bolivariana de Venezuela[pic 1]

Ministerio del Poder Popular para Educación Universitaria, Ciencia y  Tecnología

Colegio Universitario  “Prof. José Lorenzo Pérez Rodríguez”

Pnf administración Grupo 7

PROYECTO III

Diseño de un sistema administrativo para la optimización de Crédito y Cobranzas del Laboratorio Doam

Alumnas:

Acosta Lorenis C.I 16.682.427

Xiomara Cardozo C.I 17.269.699

I PARTE

DESCRIPCIÓN DEL PROYECTO

1. Descripción del Contexto:

1. Razón Social: laboratorio Dento-Ortodoncia Abner Molina (Doam)

1. Localización Geográfica: Calle las Flores, Av. Solano , Plaza Venezuela          

Torre Ofigarel

1. Historia de vida de la Organización: laboratorio Dento-Ortodoncia Abner Molina es un laboratorio especializado en ortodoncia funcional, fundado en el año 2012  por el Odontólogo  Abner Molina con un objetivo muy claro: mejorar la salud bucodental y la sonrisa de los pacientes. Se caracteriza por su constante innovación además  por el impecable diseño de sus aparatos y la calidad de los materiales. Sus valores se centran en la innovación, la tradición y el trabajo, con el objetivo de mejorar la salud bucodental de los pacientes. Trabajan de la mano de los profesionales del sector para estar cerca del problema y poder desarrollar nuevas y ambiciosas soluciones con el fin de ofrecer siempre el mejor servicio y conseguir la perfección técnica en productos ya conocidos por medio del trabajo bien hecho y la constante innovación.
2. Misión: Ser una empresa que brinda servicios de salud, comprometidos en ofrecer profesionales en  las condiciones óptimas para su ejercicio profesional y la mejor atención a nuestros pacientes, proporcionando servicios de calidad con calidez.
3. Visión: Hacer que el Laboratorio Dental Doam, se posicione como uno de los principales laboratorios en el mercado no solamente a nivel local sino nacional, siendo pionero en ofrecer servicios y productos dentales de alta calidad.

1.2 Problemas, Necesidades o Intereses del Contexto:

1. Descripción del diagnóstico situacional.

Las pequeñas y medianas Empresa (Pymes), son el equilibrio económico y social de cualquier país.  En Venezuela su contribución es de alrededor del sesenta por ciento (60%), de acuerdo a cifras suministradas por la Oficina central de Información OCEI. De esto no cabe duda; ya que por una serie de vertientes las cuales incluyen altos impuestos, falta de incentivos, altos costos operativos, deficiencia en los servicios básicos, costos por financiamiento descomunales, entre otras desventajas muchas de estas empresas han tenido que cerrar.  Financieramente las pymes han sido afectadas por los desequilibrios económicos que se han generado a lo largo de las dos últimas décadas, dado los elevados índice de inflación y los cambios de políticas en Venezuela; todo esto afecta los costos operativos e influye en los precios de los productos que comercializan, igualmente esta situación repercute en la capacidad de compra de los clientes, porque cada día sus ingresos se ven mermados en forma considerable. La desaparición de muchas de las empresas que no han tenido éxito en este proceso de adaptación, se deriva de la falta de conocimientos a la hora de gerenciar, así como por falta de conocimiento sobre el control interno en las áreas administrativas y gerenciales.

Esta situación acarrea consecuencias nefastas para las pequeñas empresas, que hasta el momento poseen cuentas y se deben enfrentar no sólo a importantes descensos de ventas, sino también a situaciones cada vez más comunes de impagos, por esa razón el manejo adecuado de sus cuentas por cobrar o "cartera" de clientes es clave para que estas organizaciones  no enfrenten problemas de liquidez y comiencen a ver la importancia de llevar a cabo una buena gestión del riesgo de sus clientes y definir el procedimiento a seguir en caso de clientes morosos.

Descontroles internos en los departamentos de crédito y cobranzas traen como consecuencias retrasos en el cobro y en la contabilidad de cualquier organización, existen factores inherentes al desarrollo de la actividad (financiación a clientes como resultado de los plazos de cobro, por ejemplo), que derivan en un riesgo comercial, la morosidad comienza cuando el cliente falla en el pago puntual de una cuota, generando así un problema grave. En función a la situación anterior la mayoría de las empresas contemplan un departamento crédito y cobranzas en su estructura organizacional, siendo necesario exigir un conjunto de requisitos para otorgar tales créditos con la finalidad de que el cliente cumpla su obligación crediticia según lo exigido, este proceso trae consigo el concepto de Cobranzas en donde la empresa realiza el cobro correspondiente por vencimiento de factura ya sea de un producto o prestación de servicio.

El laboratorio Doam la cual es objeto de estudio es una pequeña empresa especializada en ortopedia y ortodoncia funcional, tiene su sede en el área metropolitana de caracas, cuenta con 28 empleados y un aproximado de 90 clientes. Considerando lo antes expuesto, esta investigación tiene como objetivo el Diseño de un sistema administrativo para la optimización de Crédito y Cobranzas de dicho laboratorio  para así lograr un mayor control administrativo y financiero dentro de la misma. Tomando en cuenta la situación  actual de dicha organización se observó que financieramente no le ha sido muy favorable en el sentido de que los materiales que se utilizan para realizar los aparatos de ortodoncia aumentaron considerablemente. Tal situación, hace que la empresa para poder ofrecer sus servicios se ha visto en la necesidad de dar facilidades de pago que favorezcan su relación con los clientes.

El problema que se suscita actualmente en el  laboratorio Doam, es la falta de liquidez que tiene la empresa, lo cual repercute negativamente ya que  no posee el dinero necesario para realizar las compra de los productos y/o materiales  a sus proveedores y la necesidad de cumplir con las obligaciones contraídas de manera de contado, para que así  se haga efectivo el despacho de la mercancía por parte de los proveedores a esta  empresa.

Cabe destacar que con las dificultades económicas que se vive y la imperante necesidad que tiene esta empresa  de mantener su posición en el mercado, muchas veces han tenido que aumentar su capital, y sin embargo; hay momentos en que la mayoría del dinero no está disponible, porque posee muchas cuentas por cobrar, manteniendo un desequilibrio en la  entrada y salida del efectivo, acarreando el mal desenvolvimiento en las finanzas de la compañía, debido a que tanto los despachos a clientes, como también las compras a los proveedores se paralizan, creando inconvenientes para el flujo de caja en el ciclo de comercialización. Dada la situación anterior se obliga a la organización a ejercer presión sobre los clientes para que les cancelen la deuda contraída, asunto que se les hace muy difícil por la tradición de otorgar créditos sin intereses, con lapsos ajustados al momento de mayor poder de solicitar los servicios.

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