EL SISTEMA DE INVENTARIO PERPETUO

EL SISTEMA DE INVENTARIO PERPETUO semana 1

Un sistema perpetuo mantiene un registro constante de la cantidad que se tiene en el almacén y las existencias se reponen cuando estas bajan a cierto nivel ordenando una cantidad fija. Cada vez que se toman existencias, la cantidad se resta del nivel anterior en una tarjeta de existencias para señalar en forma exacta la cantidad que aun se tiene a la mano. En los establecimientos más grandes y modernos, los registros de las existencias se mantienen por medio de un sistema de computación de tiempo real; la cantidad que se toma de las existencias se alimenta inmediatamente a una computadora, en donde se mantiene el estado actual de los artículos A y B. La computadora señala cuando se alcanza un punto de reordenamiento y puede incluso programarse para que cambie el EOQ cuando el patrón de la demanda parece alterarse en forma permanente.

Un sistema de “dos partes” es una versión del plan de orden constante en que una parte mantiene una cantidad igual al nivel de reordenamiento y la segunda parte mantiene la diferencia entre Q y el punto de reordenamiento. Se emplean los artículos de la segunda parte hasta que está vacía. Esto señala la necesidad de una orden de aprovisionamiento. Durante el adelanto temporal para el nuevo aprovisionamiento, el consumo se hace de la otra parte que mantiene el adelante temporal esperado para la cantidad de utilización mas una existencia de seguridad. El procedimiento cíclico elimina la necesidad de hacer anotaciones en las tarjetas de control de existencias, pero necesita control para asegurar

Que el consumo no se hace de la parte de reserva hasta que la otra esté vacía y que se notifica al departamento de compras cuando se emplea por primera vez la parte de reserva.

SISTEMA DE INVENTARIO PERIODICO

En un sistema de inventario periódico el numero de artículos que se tienen en el almacén se revisa con un intervalo constante: semanalmente, por mes, etc. Los intervalos siguen esencialmente el concepto ABC; los artículos que tienen utilización monetaria alta se comprueban con mas frecuencia que los artículos C. Después de cada revisión, se hace un pedido. La magnitud de este depende de la tasa de utilización durante el tiempo que media entra las comprobaciones. Esta magnitud variable de la orden está diseñada para que aproxime al nivel de las existencias a un numero máximo deseado, tal como el EOQ mas una existencia de seguridad:

Cantidad de la orden = Q – inventario presente + utilización durante el adelanto temporal + existencia de seguridad

En esta formula la magnitud de la orden es mayor cuando la demanda entre revisiones es alta.

El sistema del intervalo de orden constante es especialmente conveniente para situaciones del inventario en que existen muchos retiros pequeños y son bajos los costos de la orden. Una tienda de departamentos es un buen ejemplo; las comprobaciones visuales del inventario sobre los estantes se llevan a cabo a intervalos frecuentes. Grandes ordenes compuestas por diferentes artículos se pueden hacer a un tiempo al almacén. Las comprobaciones visuales son mucho más practicas que el registro de retiros individuales y las ordenes grandes y periódicas reducen costo de los fletes. Una orden combinada también puede permitir los descuentos por la cantidad. Las debilidades del sistema son debidas a fallas humanas, por no llevar a cabo las comprobaciones periódicas a su tiempo y por no encontrar la existencia presente porque ha sido mal colocada o almacenada en más de un lugar.

LA POLÍTICA DE INVENTARIOS DE LA EMPRESA

En forma similar a como se explicó para las cuentas por cobrar, el establecimiento de una política de inventarios debe considerar una serie de elementos cualitativos y cuantitativos cuyo propósito es establecer un equilibrio entre el riesgo de mantener un determinado nivel de inventario y la rentabilidad generada por la inversión de dicho rubro.

Elementos cualitativos

Se relacionan con los criterios de las diferentes áreas funcionales de la empresa con respecto al nivel de inventarios a mantener y que se basan en el punto de vista muy particular de los responsables de cada área en relación con los factores que afectan el establecimiento.

En general, el gerente financiero, propendiendo por el alcance del objetivo básico de incremento del valor de la empresa, preferirá mantener las menores cantidades posibles de inventario de todo tipo. Mercadeo y Producción, por su parte, querrán mantener altos volúmenes con el fin de reducir al máximo los riesgos operativos inherentes el mantenimiento de un bajo nivel.

Producción, por ejemplo, insistirá en el mantenimiento de un alto volumen de materias primas para garantizar la producción presupuestada a la vez que protegerse de eventuales problemas de abastecimiento como escasez, dificultades de transporte, incumplimiento de los proveedores, etc.

Mercadeo, por su parte, insistirá en el mantenimiento de un alto nivel de productos terminados para evitar que se den ventas perdidas por inadecuado abastecimiento a los clientes.

Y en muchos casos, ambos, Producción y Mercadeo, querrán mantener altos volúmenes de producción en proceso que permitan, sostener la producción en caso de problemas de abastecimiento de materias primas; y al segundo, poder disponer en forma rápida de producción terminada en caso de un incremento intempestivo de la demanda.

Estos diferentes puntos de vista pueden generar conflictos internos en la empresa, que el gerente financiero debe neutralizar, manteniendo una gran prudencia de criterio y utilizando una gran capacidad de argumentación para demostrar de qué forma la disminución de riesgo operativo tiene un límite, que está determinado por el costo que debe incurrirse por el mantenimiento de un determinado nivel de inversión.

Como herramienta gerencial para lograr la reducción de los inventarios al mínimo posible sin que ello exponga a la empresa a riesgos innecesarios y por el contrario se propicie la reducción de costos, se aumente la eficiencia y se incremente la producción, el sistema denominado Justo a tiempo continúa siendo la alternativa más utilizada por las empresas. Una breve explicación de esta herramienta se provee en este capítulo, lo cual se hará una vez estudiemos algunos aspectos cuantitativos relacionados con el inventario.

Se relacionan con los criterios de las diferentes áreas funcionales de la empresa con respecto al nivel de inventarios a mantener y que se basan en el punto de vista muy particular de los responsables de cada área en relación con los factores que afectan el abastecimiento. Aunque existen

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