En Qué Consiste Delegar

En qué consiste delegar

Delegar se presta a malos entendidos ya que no se trata de librarse de tareas sencillas para las que no se tiene tiempo.

Delegar no sólo le permite conseguir más tiempo para hacer lo realmente importante, sino que ayuda a los miembros de su equipo a desarrollar su potencial, lo que aumenta la eficacia de dicho equipo y su crédito.

Delegar significa:

-Repartir responsabilidades

-Proporcionar a un miembro del equipo un objetivo, un plazo, un precio y unos requisitos de calidad y dejar que ésa persona decida cómo hacerlo.

De este modo, aprenderá más, se sentirá satisfecho al lograr un resultado positivo y le ayudará porque lo liberará de parte de su exceso de trabajo. Por supuesto, la persona que delega es el responsable del resultado final. Si algo sale mal, tendrá que dar la cara, pero gran parte del acierto que supone delegar bien es que nada sale mal.

Algunas personas temen delegar parte de su trabajo porque se sienten que perderán parte del control sobre el mismo. Delegar no implica perder el control sobre las tareas que encarga a otros. Por el contrario, al tener más tiempo, se podrá hacer una mejor idea de conjunto. Se podrá ver nuevas oportunidades, detectar posibles peligros a tiempo y desarrollar nuevos conceptos que puedan aumentar la eficacia de su equipo.

Es posible que cuando hay saturación de asuntos pendientes y haya tiempo en contra, se opte por delegar las tareas aburridas pero necesarias para ganar tiempo. Pero no todo lo que se amontona en un escritorio es urgente y se debería poder aplicar los principios de la delegación a casi cualquier tarea pendiente.

¿Cómo delegar?

1. Revisar la tarea y determinar el objetivo.

Hay que darse cuenta de que fijar objetivos es una de las habilidades de gestión más importantes. Eso se debe a que, si no sabe hacia dónde va, es complicado considerar que se ha llegado. Un objetivo es un destino final, si lo sabe puede preparar la ruta, calcular el tiempo, encontrar caminos alternativos o atajos y, al final del trayecto, se tendrá conciencia de haber llegado a donde quería.

Por tanto, lo primero es definir el trabajo y determinar el objetivo del mismo. Se tiene que juntar los grupos de tareas que tengan un mismo objetivo. Si se requiere información para preparar una propuesta, se pide a otra persona que la busque, que investigue el coste, datos de rendimiento, opciones de presentación, que analice los productos de la competencia, etc. El objetivo es conseguir toda la información que pueda recopilar para que su propuesta esté documentada y sea convincente.

2. Decidir en quién se va a delegar la tarea.

No tiene sentido delegar un trabajo en alguien a quien no le corresponde, si eso supone desaprovechar su talento y su capacidad. Si quiere que alguien investigue algo, busque una persona metódica y cordial, que sepa tratar a los demás y pueda convencer a una persona muy ocupada de que pierda algo de tiempo buscando unos datos.

Por otro lado, si algo no es urgente, escoja a la persona más indicada para realizar el trabajo. Sus empleados se lo agradecerán. Nada impide que encargue una tarea crucial a una persona capaz e inteligente, aunque no tenga experiencia en esa área en concreto.

3. Fijar los parámetros.

La persona en la que delega ha de conocer el trabajo que ha de realizar pero también el objetivo al que responde. Es importante que tal persona conozca lo que se espera lograr y por qué. Pero necesitará saber algo más: de cuánto tiempo dispone o qué autoridad tiene.

Así pues, se debe proporcionarle lo siguiente:

-Un objetivo

-Un plazo de entrega

-Unos parámetros de calidad

-Un presupuesto

-Determinar hasta dónde llega su autoridad

-Información sobre los recursos disponibles

Lo que no se debe hacer es explicarle cómo ha de realizar el trabajo. Se tiene que limitar a facilitarle todo lo necesario para obtener el resultado deseado, incluida información sobre el plazo, el coste, etc. Pero la persona ha de ser libre de elegir cómo llegar a ese resultado. Si se desea, se pide que indique qué ruta piensa seguir para llegar a ese resultado, pero no hay que cambiarla si no parece bien. Si se detecta un problema que la otra persona no parece ver, se le hace saber y se deja que sea ella quien lo resuelva.

4. Asegurar de que le persona delegada ha entendido.

Animar a ésa persona a que hable sobre el trabajo para que haya seguridad de que ha entendido bien lo que tiene que hacer y por qué. Se le pueden sugerir ideas siempre que no desoriente o le obligue a adoptar su enfoque.

5. Dar información.

Ayudar a la persona en la que haya delegado. Hablar con el jefe de otro departamento para que le ayude, explicarle dónde puede encontrar la información si usted lo sabe y ella no, facilitarle el acceso a los documentos que puedan serle útiles, entregarle una copia del borrador de la propuesta para la que investigue o, en su defecto,

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