En una empresa sin importar su tamaño es de vital importancia contar con un esquema de comunicación adecuado para las necesidades de la mismas y enfocado a la consecución de los objetivos establecidos en la organización.

Introducción

En una empresa sin importar su tamaño es de vital importancia contar con un esquema de comunicación adecuado para las necesidades de la mismas y enfocado a la consecución de los objetivos establecidos en la organización.

Cuando hablamos de comunicación organizacional, nos referimos a todos aquellos mensajes transmitidos entre las personas que laboran o colaboran en las diferentes áreas que conforman la organización, los cuales son de suma importancia para que cada área cumpla con sus funciones en sinergia con las demás áreas.

La creación del presente manual, obedece a la necesidad de fomentar un adecuado flujo de información enfocándonos a transmitir mensajes de manera clara y concisa entre todo el personal dela organización.

Capítulo I

Como mejorar la Comunicación

El mayor problema de la comunicación descendente radica en el “manoseo” del mensaje original conforme pasa de persona a persona, pues cada uno de ellos agrega, elimina o modifica partes del mensaje de acuerdo a su criterio.

• Detectar cual es la razón de que la información no llegue tal como se emitió a las áreas involucradas.

• Realizar entrevistas con tus subordinados para recibir retroalimentación acerca de la forma en que se les comunican los mensajes, de la misma reunión.

• Evaluar los medios de comunicación usados, ¿son los adecuados?

• Evaluar a los subordinados para determinar que tanto entienden los mensajes de la forma en que actualmente se redactan o emiten.

También te servirá para identificar.

• Que tanto se conoce de la Visión, Misión y valores de la empresa.

• ¿Se siente identificado con la filosofía de la organización?

• ¿Que tanto se viven los valores contra lo que propone la empresa y porque?

• ¿Conoce los Objetivos estratégicos de la Compañía?

• ¿Sabe lo importantes que son sus actividades para el logro de estos?

• ¿Los ve como parte de su quehacer diario en el área donde se desempeña?

• ¿Conocen con claridad la problemática que aqueja  a la organización?

• Conocer los medios informales de comunicación que son los que no están escritos pero si se usan.

• Identificar de cada área quien es el líder al que todos escuchan independientemente del puesto que tenga.

• Determinar el grado de retroalimentación de parte de los empleados hacia las jefaturas o para la compañía.

• Qué valor le dan a esta retroalimentación, ¿se sienten tomados en cuenta?

Capítulo II

Planeación de la estrategia

Realizar Juntas de equipo por área para determinar:

1. Medios y herramientas de comunicación adecuados por departamento y por tipo de situación.

1. Lenguaje a emplear en los mensajes por cada departamento y situación.

1. Definir los tiempos en que se estarán emitiendo los mensajes, dependiendo de la prioridad e importancia por departamento o situación.

1. Definir responsables de cada actividad acordada estableciendo tiempos de cumplimento.

1. Realizar encuestas y entrevistas para saber qué impacto está teniendo la estrategia:

1. Cabe mencionar que la estrategia deberá ser definida por el equipo de cada área para lograr que permee a todos los rincones de la organización, además de comprometer a todo el personal a seguir la estrategia tal como ellos mismos la han definido.

El realizar la definición de la estrategia involucrando a todo el personal de la empresa, conlleva  a atacar de tajo los tres tipos de comunicación.

Descendente:

 Para que los colaboradores, de acuerdo a su nivel jerárquico se identifiquen con la visión, misión y valores de la empresa, y lograr los objetivos propuestos.

Ascendente: Dado que para la elaboración de esta estrategia, es en sí recibir retroalimentación de parte de los empleados, se comienza a cambiar o mejorar la cultura de informar a la jefatura de que funciona y que no funciona, pero además está implícito que esta estrategia también contendrá las formas y medios para que esta retroalimentación se lleve a cabo debido a la gran importancia que tiene para la mejora de los procesos dentro de la compañía.

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