Ensayo 1 Guia 1 Legislación Documental

Ensayo Actividad de Aprendizaje 1 
Legislación Documental en el Entorno Laboral



Instructor:   DOLLY ASTRID BELTRAN PEÑALOZA




La humanidad  desde la antigüedad ha realizado la actividad de dejar huella de los acontecimientos que han venido sucediendo a través de los tiempos, de diferentes maneras en lo relacionado al uso de materiales y técnicas para la escritura y conservación de los documentos escritos.

A través del tiempo se ha venido implementando diferentes maneras de proteger los documentos generados en las organizaciones públicas como privadas, para que permitan su consulta con el pasar del tiempo, logrando que estas creen su historia y posterior consulta de las decisiones tomadas por la organización.

Las organizaciones  usan diferentes  formas  para establecer  dentro de su estructura  el programa de Gestión Documental para mejorar la calidad, eficacia, y eficiencia; con el compromiso de capacitar a sus empleados  en la organización manejo conservación de los documentos  recibidos como de los expedidos.

Cada día vemos en todos los estamentos  de las organizaciones la solicitud de personal capacitado en el manejo de archivo, logrando que los funcionarios capacitados  asuman la responsabilidad  del archivo y de la gestión documental, de acuerdo a las normas y técnicas que velan porque este proceso se lleve satisfactoriamente.

LEGISLACION DOCUMENTAL Y SU ALCANCE


Nuestro país no ha sido indiferente en lo relacionado a la Gestión de archivos y documentos, por esta razón se han establecido normas  lo que ha generado una amplia legislación en el tema documental para las organizaciones tanto públicas como privadas, dando como resultado un efectivo manejo de archivo

En el año 2000 se aprobó la Ley 594  Ley General de Archivos, es la norma fundamental que regula la administración de los archivos en Colombia, su ámbito de aplicación que abarca toda la administración pública y privada incluyendo las ramas del poder público y a particulares que poseen archivos de interés cultural, su objetivo es optimizar la gestión de los archivos en Colombia abarcando el ciclo vital de dichos documentos, también  nos plantea técnicas, métodos, procedimientos  principios generales en materia de archivo en Colombia, permitiendo que las organizaciones públicas y las privadas  cumplan con los métodos que den paso a la creación, organización y preservación y control de los archivos. 

El artículo 23 de la ley 594/2000 nos habla de la formación de los archivos teniendo en cuenta el ciclo de vida de los documentos, los archivos se clasifican en Archivo de Gestión, Archivo Central, Archivo Histórico. Permitiendo que se genere un proceso diferente para cada uno de los tres tipos de archivos.

Vemos también en esta Ley en el artículo 46 la conservación de los documentos donde la administración pública debe implementar un sistema de conservación en cada uno de los ciclos vitales de los documentos.

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