Ensayo Documental

ACTIVIDAD: Generalidades de la Administración Documental

Tema1

TEMA: El papel del administrador documental

“Objetivos a perseguir por la Administración Documental”

La administración documental debe tomar una herramienta que nos ayude a utilizar la información correcta, oportuna de acuerdo a sus normas establecidas para su uso. También nos da a conocer el tratamiento que se le debe dar a un documento con el propósito de lograr eficiencia, eficacia y calidad total para facilitar la utilización a lo largo de su vida útil.

El principal objetivo de la Administración Documental es facilitar la búsqueda de un documento y su conservación, proporcionar información en el tiempo y la forma oportuna.

“ EL PAPEL DEL ADMINISTRADOR DOCUMENTAL”

Laboro en la Contraloría General de la República en el área administrativa y esto también tiene que ver con archivo de documentación, analizo que el papel del Administrador documental es de mucha importancia puesto que la información en nuestra entidad debe estar bien controlada, organizada y codificada para su ágil consulta, no importa el tamaño de esta los archivos son de suma importancia para la administración y la cultura ciudadana, porque los documentos que la conforman son imprescindibles para la toma de decisiones basadas en antecedentes, después de su vigencia, estos documentos son potencialmente patrimonio cultural y la identidad Nacional de nuestra entidad

El administrador documental tienen a su cargo la organización, uso, conservación y manejo de los documentos y son responsables ante las autoridades por el uso de los mismos, también son los encargados ante el Estado por el fortalecimiento de su infraestructura y organización de sus sistemas de información, estableciendo así programas eficientes y actualizados de la administración de documentos y archivos. El administrador de documentos tiene también a su cargo la función probatoria de garantizar y perpetuar el historial de la documentación de la entidad.

Dentro de la Contraloría General de la República donde laboro se desarrollan actividades propias del archivo en diferentes dependencias, dentro de estos departamentos se obtienen diferentes clases de documentos e información propia de la entidad, el cual cada una de ellas se encarga de realizar el trabajo de administración documental, de acuerdo al cargo que desempeña cada persona y que por consiguiente también son responsables de la información resguardada, por ejemplo en la sección de Imprenta Archivo y Correspondencia dependencia encargada de resguardar los documentos y la información.

Para mi concepto esta clase de manejo de la información tiene sus ventajas como desventajas, tiene ventajas porque cada departamento tiene un especial cuidado con la información y documentos obtenidos

...