Ensayo Ordenacion Alfabetica Y Cronologica

Ordenación alfabética:

La información se dispone, dentro de las secciones, en función de la primera letra por la que comience la denominación de la serie. En cuanto al orden alfabético podemos decir que es el método de ordenación más adecuado mientras no se codifiquen las series en el cuadro de clasificación siguiendo un sistema numérico correlativo, ya que la inclusión de nuevas series que vayan surgiendo dentro de una sección rompería el sistema alfabético en beneficio de la codificación numérica.

Ordenación cronológica:

La información se dispone siguiendo el orden de creación de las mismas.

Por lo tanto hay que abordar la ordenación bajo dos aspectos:

1. Orden establecido por el cuadro de clasificación

2. Ordenación de las unidades documentales que forman la información. Orden establecido por el cuadro de clasificación:

Partiendo del cuadro de clasificación las carpetas de archivo se disponen en estanterías o archivadores siguiendo el orden marcado por éste. Ordenación física de la información Podemos decir que la información está ordenada físicamente siguiéndola secuencia establecida por la clasificación. Para ello es imprescindible que el cuadro de clasificación esté codificado. Las carpetas o cajas de archivo pueden llevar la codificación escrita en el lomo de las carpetas de anillas o en la pestaña en el caso de carpetas colgantes o suspendidas.

Codificación: Se llama codificación a la transformación de la formulación de un mensaje a través de las reglas o normas de un código o lenguaje predeterminado.

2.6. Procedimiento para elaborar manual y electrónicamente el reporte de información documental.

La recopilación documental es un instrumento o técnica de investigación general cuya finalidad es obtener datos e información a partir de fuentes documentales con el fin de ser utilizados dentro de los límites de una investigación en concreto.

1. Primero que nada se tiene que observar detalladamente el evento a reportar

2. Tomar notas de los aspectos principales del evento a reportar, dentro de la empresa en este caso.

3. Realizar la búsqueda de documentos que serán de utilidad para la auditoria; recolecta, selecciona, analiza y presenta resultados coherentes.

4. Recabar la información mediante las fuentes primarias o secundarias.

5. Después de haber analizado distintas fuentes de información, se debe tomar en cuenta los criterios de validez y confiabilidad de la información documental:

~La validez de la información es el hecho de reconocer algo verdadero basado en criterios de formas diversas.

~ La confiabilidad de la información se refiere a que tanto podemos creer en la información que nos brinda dicha fuente.

*Criterios para confiar en la información documental*

*Relevancia

*Alcance

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