Entradas Y Salidas

Diseño de entradas, procesos y salidas.

Diseño de entradas:

(Diseñar el sistema de recopilación de datos)

Las especificaciones de entrada describen la manera en que los datos ingresarán al sistema para su procesamiento. Las características de diseño de la entrada pueden asegurar la confiabilidad del sistema y producir resultados a partir de datos exactos, o también pueden dar como resultado la producción de información errónea. Asimismo, el diseño de la entrada determina sí el usuario puede interactuar con el sistema de manera eficiente. El diseño de la entrada es el enlace que une al sistema de información con el mundo y sus usuarios. Algunos aspectos del diseño cambian, lo que depende si el sistema está orientado hacia lotes o en línea. Pero sin considerar el sistema, existen aspectos generales en la entrada que todos los analistas deben tener en cuenta.

El diseño de la entrada consiste en el desarrollo de especificaciones y procedimientos para la preparación de datos, la realización de los pasos necesarios para poner los datos de una transacción en una forma utilizable para su procesamiento, así como la entrada de éstos. La entrada de estos los datos se logra al instruir la computadora para que los lea ya sea de documentos escritos o impresos, o por personas que los escriben directamente en el sistema.

Controles de la cantidad de entrada.

Existen varias razones que explican por qué un buen diseño debe controlar la cantidad de datos en la entrada. Primero, las operaciones de preparación y entrada dependen de las personas. Dado que los costos de la mano de obra son altos, los asociados con la preparación e ingreso de los datos también lo son altos. Disminuir los requerimientos de datos puede reducir los costos y ocurrir lo mismo con los costos de mano de obra. Segundo, la fase de entrada puede ser un proceso lento que toma mucho más tiempo que el que necesitan las computadoras para llevar a cabo sus tareas. De hecho, la computadora quizá permanezca sin hacer nada durante el tiempo en que se preparan los datos y la entrada para su procesamiento. Al disminuir los requerimientos de la entrada, el analista puede acelerar todo el proceso desde la captura de datos hasta que los resultados llegan a manos de los usuarios.

• Evitar Retrasos. Un retraso en el procesamiento, que es un resultado de las operaciones de preparación o de entrada de datos, recibe el nombre de cuello de botella. Evitar los cuellos de botella debe ser siempre uno de los objetivos que el analista persiga al diseñar la entrada.

• Evitar errores de datos. En cierto sentido la tasa de errores depende de la cantidad de datos, ya que entre más pequeña sea ésta, menores serán las oportunidades para cometer errores. Es común encontrar en las operaciones de venta al por menor una tasa promedio del 3% de error en las operaciones de entrada de datos. Si el volumen de datos es de 10,000 transacciones por semana, entonces se presentarán aproximadamente 300 errores. A pesar de lo anterior, el analista puede reducir el número de errores al disminuir el volumen de datos que deben ingresarse por cada transacción. El analista también puede modificar las tasas de error de una operación a través del diseño de la entrada, ya que la forma en que deben ingresar los datos puede tener efectos sobre la incidencia de los errores. Otro aspecto del control de errores es la necesidad de detectarlos cuando éstos se presentan. Las verificaciones y balances en los programas para entrada de datos, denominadas técnicas de validación de entradas, también descubren errores en la entrada.

• Evitar pasos adicionales. Algunas veces el volumen de transacciones y la cantidad de datos en preparación, o en el trabajo de entrada de datos, es algo que no se puede controlar. Cuando no es posible reducir el volumen de transacciones, el analista debe asegurar que el proceso sea lo más eficiente posible. El analista experimentado también evitará diseños para la entrada que traigan como consecuencia una mayor cantidad de pasos a seguir. El efecto que trae consigo ya sea añadir o quitar un paso cuando se alimentan los cheques al proceso bancario, será multiplicado muchas veces en el transcurso de un día de trabajo.

• Mantener la sencillez del proceso. Quizá el mejor consejo para los analistas es alcanzar todos los objetivos ya mencionados en la forma más sencilla posible. Claro está que al incluir tantos controles sobre los errores las personas puedan tener dificultades al emplear el sistema. En otras palabras. el control de los errores puede obstruir la tarea. El sistema mejor diseñado se ajusta a las personas que lo utilizarán y al mismo tiempo, proporcionarán métodos para el control de los errores. La simplicidad funciona y es aceptada por los usuarios. En contraste, cuesta trabajo que los usuarios acepten diseños para la entrada que sean complejos o confusos, y no existe ninguna garantía para el éxito al instalar un sistema complejo. En consecuencia, es aconsejable evitar la complejidad cuando hay opciones más sencillas.

• Validación dela entrada. Los diseños de las entradas tienen como finalidad reducir la posibilidad de cometer errores o equivocaciones durante la entrada de datos. Sin embargo, siempre debe suponer que se presentarán errores. Estos deben detectarse durante la entrada y corregirse antes de guardar los datos o procesarlos. Es mucho más difícil corregir datos equivocados después de almacenarlos que antes de hacerlo. De hecho los datos equivocados se olvidan con frecuencia hasta que alguien utilice un reporte basado en esos datos y cuestiona su exactitud y validez.

Los analistas de sistemas deciden los siguientes detalles del diseño de entradas.

1. Qué datos ingresan al sistema.

2. Qué medios utilizar.

3. La forma en que se deben disponer o codificar los datos.

4. El diálogo que servirá de guía a los usuarios para dar entrada a los datos.

5. Validación necesaria de datos y transacciones para detectar errores.

6. Métodos para llevar a cabo la validación de las entradas y los pasos a seguir cuando se presentan errores.

Las decisiones de diseño para el manejo de entradas, especifican la forma en que serán aceptados los datos para su procesamiento por computadora. Los analistas deciden si los datos serán proporcionados directamente, quizá a través de una estación de trabajo, o por el uso de documentos, como talones de venta, cheques bancarios o facturas, donde los datos a su vez son transferidos hacia la computadora para su procesamiento.

Diseño de procedimientos:

(Diseñar el sistema de procesamiento de datos)

Los procedimientos especifican

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