Es sinónimo de organización

República Bolivariana de Venezuela

Ministerio del poder popular para la Educación

Instituto profesional de los Andes (IPROANDES)

Maracay Estado Aragua

Integrante:

Zoraida Moreno

CI: 13.260.478.

Maracay, 13/ 03 / 2010.

BIBLIOGRAFÍA

• Microsoft Encarta 2006

• Biblioteca Premium

• Internet Google

 ARCHIVOS:

Es sinónimo de organización. Es la memoria de los negocios. En el archivo (armario, anaquel, estante o gavetero) es donde se almacenan los documentos de importancia de una empresa, utilizando métodos que permiten disponer de ellos con prontitud y precisión. Los más generalizados son los archivos verticales, horizontales de dos o tres y hasta cinco gavetas y los tarjeteros.

 CRITERIO BASICO DE ORGANIZACIÓN DE UN ARCHIVO

La forma fundamental de archivar es la forma alfabética, que consiste en seguir el orden de las letras del alfabeto A B C CH D E F G H I J K L LL M N Ñ O P Q R S T U V W X Y Z.

Se puede archivar: numéricamente según el orden de los números. También se puede archivar por sus asuntos, cuando se recopilan los documentos de un mismo asunto y geográficamente cuando se archiva por regiones, ciudades o países.

Recuerda: Archivar es el proceso de clasificar y ordenar los documentos para colocarlos en un lugar seguro y puedan obtenerse con facilidad y prontitud.

 SISTEMA DE CLASIFICACIÓN DE UN ARCHIVO

Archivar los papeles del jefe es una de las tareas más importantes de una secretaria. Además, archivar se está convirtiendo en una actividad vital de creciente importancia, debido en parte a la gran cantidad de documentos que genera un negocio. Por tanto, no se debe pensar que archivar es una función por debajo de su dignidad o que puede dejarlo en manos de otra persona. Un sistema de archivo debe cumplir res funciones básicas:

Reunir de forma ordenada todos los archivos y documentos que circulan en el negocio.

Guardar de manera ordenada el material reunido.

Poder sacar los documentos archivos rápidamente cuando sea necesario.

Un sistema de archivo puede hacerse por departamentos o estar centralizado. La ventaja del archivo centralizado, es que es de mayor eficacia (responsabilidad de una sola persona) y la ventaja del archivo por departamento es que la secretaria se familiarizará tanto con el sistema que podrá guardar y sacar los papeles con mayor velocidad.

 ELEMENTOS UTILIZADOS EN EL ARCHIVO

Existen varios elementos de clasificación y son los siguientes:

a) - Carpetas: las carpetas pueden tener pestañas numéricas o un nombre directo. Hay carpetas con un sistema interior de sujeción y otras con departamentos que se utilizan como carpetas varios (carpetas de suspensión)

b)-Guía: es una cartulina gruesa o cartón prensado de forma rectangular con una pestaña que sirve para separar.

c)- Pestañas y su posición: las pestañas son una parte saliente que llevan las carpetas, quías y fichas y sirven para poder identificarlas. Hay pestañas de diferentes tamaños ocupando posiciones distintas. También se pueden utilizar pestañas postizas.

d)-Guías faltas: es un sistema práctico cuyas pestañas llevan anotada la palabra FALTA de forma destacada, de manera que en ella se puedan hacer las anotaciones pendientes.

e)- Indicadores: son pestañas de tamaño reducido y de colores diversos. También reciben el nombre de señaladores y se utilizan para colocarlas en las fichas o carpetas para llamar la atención y servir de recordatorio sobre algún asunto pendiente (pagos, visitas, pedidos, etc.) utilizando un color para cada asunto.

f)- Compresores: sirven para conseguir una buena colocación de las fichas y carpetas en la parte delantera del cajón. Pueden ser: compresores sencillos o compresores para cajones metálicos.

g)- Pinzas: Cuando las carpetas de varios no tienen departamentos, se utilizan las pinzas para separar los documentos.

h)- Fichas: son unas cartulinas de forma rectangular y de tamaño más o menos grande según el uso a que se destine. Las fichas pueden ser VISIBLES (con pestañas) o CIEGAS (sin pestañas).

 PROCESO DE RECIBO DE CORRESPONDENCIA Y ARCHIVO

Cuando una correspondencia llega a manos del oficinista esta debe: Abrir la correspondencia marcarlo con fecha y hora de recibo cerciorarse de que si dice anexo estén con correspondencia clasificar y distribuir dicha correspondencia.

Inspeccionar cada documento para saber si es para entregar a la persona o para archivar.

Marcar con lápiz a que archivo pertenece archivar en su lugar correspondiente.

 ARCHIVO POR ASUNTO

Es el más usado en las oficinas públicas, ya que disponen de secciones y departamentos exclusivos para archivar todo tipo de correspondencia y del personal necesario para que todos queden realmente bien organizados. Los más frecuentes nombres de archivos son cheques, facturas pagadas y por pagar licencia, cancelaciones, clientes morosos, pedidos, inventarios, nominas etc.

 ARCHIVO GEOGRAFICO

Es aquel que está organizado por regiones, poblados o ciudades. Se utilizan en empresas que tienen sucursales en otras regiones diferentes a donde está ubicado su oficina principal. También en lo que se refiere a cuentas de teléfonos, agua, luz de esa empresa.

 TARJETEROS

Son auxiliares de los archivos que permiten llevar anotaciones de las más importantes actividades de una empresa. Se organizan en forma alfabética o en forma numérica dependiendo de las empresas o a que se dedican.

Algunas de las empresa que utilizan tarjeteros son: tiendas de repuestos farmacias, oficinas públicas etc.

Para ser encargado de archivos se necesitan los siguientes requisitos:

Habilidad para leer, conocimientos de abreviaturas, espíritu de servicio, exactitud, orden, destreza manual, buena vista y buena memoria.

 LOS ELEMENTOS

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