Especificación de Automatización.

Especificación de Automatización

Propuesta

Premisas Iniciales

• ¿Qué se quiere lograr?

• ¿Cómo se quiere?

• ¿Qué datos (BD) necesito y de donde los extraigo o quien me los provee?

• ¿Dónde deben estar ubicadas las opciones nuevas?

Especificaciones Generales.

Definimos en este apartado:

• El diseño del sistema

• Ventanas / Módulos / Menús / Sub-Menú que conformarán el sistema

• Descripción de Opciones, Casillas por Módulo. (Casillas de Texto, Numérica, Lista desplegable, etc.)

• Resultados esperados al utilizar una opción

• Esquema gráfico del sistema*

No incluye reglas, Solo Esquema y Resultados.

Proceso, Actividad, Tarea

• Incluir Procesos, Actividades y Tareas asociadas a la automatización.

Entradas y Salidas

Entradas

• Acciones, Información necesarias para que se ejecute el sistema

Salidas

• Resultados y forma de presentación de los resultados (Tablas, reportes, indicadores, etc.)

Flujo de Información

• Describe detalladamente como los usuarios interactúan con cada módulos, menús, etc.

• Que información deben entregar o procesar

• Normativas asociadas

• Diagrama de flujo*

Reglas

• Parámetros de seguridad, usabilidad, resultados.

• Tipos de usuarios y niveles de Permisología y Acceso

• Datos que deben estar cargados o generados luego de procesar la información

• Modelos de datos (Asientos Contables)

Formato

• Especificaciones Generales.

• Definiciones

• Especificación de Automatización

• Proceso, Actividad, Tarea

Funcionalidad Esperada en:

• Entradas

• Salidas

• Flujo de Información

• Reglas

• Impacto en Sistemas

Impacto en Sistemas*

• Poner después de los Procesos

Levantamiento de Información

Propuesta

Premisas

• La tarea tiene que estar identificada previamente en un inventario del mapa de procesos

• Los pasos corresponden a un verbo y una acción. (no la historia)

• Mantener una sola línea de tiempo

• Las normas son complementarias de pasos específicos.

Que Hacer

• Mapear con una visión integral (end to end) que incluya las actividades de todas las posiciones y departamentos que intervienen

• Determinar la frecuencia con que se realiza la tarea

• Determinar el tiempo promedio que dura cada paso (por compañía) y el tiempo mínimo y máximo de la actividad

• Determinar que documentos se generan en cada paso

• Definir en que S.I. se realiza el o los pasos

• Incluir en el Diagrama de Flujo los tiempos y SI de cada uno de los pasos

• Identificar las tareas de donde se recibe o entrega información (Con nombre genérico si no están definidas)

• Definir los Acuerdos de entrega o recepción de información entre departamentos, en tiempo y calidad

• Confirmar y validar con todos los involucrados una vez realizado el DF en vivo.

Que No Hacer

• Incluir pasos de seguimiento

• Incluir solicitudes de corrección de errores a soporte

• Detallar como se utiliza / llena un formato, sistema, etc.

• Incluir información no relevante, La descripción debe ser simple y entendible a la primera vez de leer

• Enfocar el levantamiento a lo que hace un solo departamento

Análisis y Diagnostico

Propuesta

Premisas

• Hacer con base a los métodos y herramientas de mejora continua. 5S, Calidad Total, Lean, Kaisen, etc..

• Foco en la Calidad del Proceso de cara al cliente final (Momentos de la Verdad)

• Los datos de tiempos y cantidad de actividades realizadas deben tener un soporte estadístico

• El uso de los recursos debe ser un factor focal

• Enfocarse en la eliminación o reducción de tareas que no agregan valor(desperdicios) y donde se invierte más tiempo.

• Las mejoras no se resuelven con sistemas necesariamente

Que Hacer

• Utilizar la información del usuario experto como base para el análisis, pero no como una certeza y confirmarlos con datos históricos, observación directa o mediante el seguimiento.

• Transformar la información exponiéndola con las herramientas de optimización (causa y efecto, Mudas, etc.) y parametrizándola (Tablas de frecuencia, estadísticos, etc.)

• Utilizar las mejoras prácticas nacionales e internacionales como punto de apoyo para establecer las mejoras

• Definir mejoras de impacto e innovadoras (Colaborativas, de bajo costo de implementación, entre otros)

• Elaborar el diagrama de proceso TO-BE (deseado o mejorado)

• Definir indicadores de gestión del proceso asociado

• Consolidar las mejoras propuestas exponiendo que resultados se esperan de ellas, el impacto, la dificultad de implementación

Que Evitar

• Usar solo el punto de vista de un solo usuario

• No entrevistar al cliente del proceso

• Proponer mejoras superficiales y no solucionar las causas raíz

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