Estudio y alcance de los sistemas administrativos

Ejercicio 6

Capitulo 3 – ESTUDIO Y ALCANCE DE LOS SISTEMAS ADMINISTRATIVOS

No. Concepto Ejemplo

1 Autoridad Para llevar a cabo la automatización de un proceso

Para delegar responsabilidades

Para la toma de decisiones en cuanto a división de trabajo

Para Designar jerarquías

Para velar por el cumplimiento y ordenamiento.

2 Responsabilidad Para tener control dentro de una responsabilidad

Para poder responder en cuanto a recursos y organización

Para cumplir con tareas atribuidas

Para complementar en cuanto a otros procesos

Para ejercer una solida autoridad y toma de mando

3 Especialización y división del trabajo Para que en una organización exista dominio de determinadas tareas

Para automatizar en tiempo en cuanto a la agilidad en determinada función

Para maximizar la producción en una empresa

Para que exista una coordinación administrativa efectiva

Para que se realice una supervisión mas estrecha

4 Departamentalización Lograr trabajo en equipo bajo fines comunes

Delimita secciones de mando y autoridad y responsabilidad

Para llevar un mejor control de los procesos

Para coordinar y automatizar de acuerdo a objetivos distintos

Para que la empresa se maneje ordenada

5 Jerarquizacion Para establecer arreglos de autoridad y delimitar atribuciones

Para automatizar y controlar la toma de decisiones de la empresa

Establece niveles de subordinación.

Permite la planeación estratégica que no compete a todos

Permite la táctica y la supervisión operativa.

6 Unidad de mando Permite la fluidez de información dentro de la empresa

Da lugar a la autoridad funcional y efectiva.

Permite delimitar responsabilidades así como de enriquecerlas

Delega funciones para su cumplimiento

Fortalece la empresa en cuanto a control y monitoreo.

EJERCICIO 7

CAPITULO 4 – COMO LOGRAR UNA ORGANIZACIÓN EFECTIVA

No. Problema Probable Causa principio que aplica

1 Los objetivos de la empresa, sus aspiraciones y visión no son conocidos ni compartidos dentro de sus miembros. El departamento o los departamentos en si no tienen un líder o una autoridad quien les comunique objetivos y visión . Falta de comunicación LINEA DE MANDO O AUTORIDAD

2 Ven las cosas que están mal pero no hacen nada al respecto. Nadie se ofrece voluntario. Los errores y problemas son habitualmente escondidos o archivados. Al parecer la autoridad no funciona y no hay mejora ni control ni automatización en el proceso DELEGACION, DESCENTRALIZACION Y DESCONCENTRACION.

3 Conservar o mejorar el status es mas importante que la resolución de los problemas Al parecer la autoridad no funciona y no hay mejora ni control ni automatización en el proceso AUTORIDAD FUNCIONAL

4 Se culpan mutuamente cuando se suscitan problemas. A lo mejor no existe división de trabajo por especialización ESPECIALIZACION Y DIVISION DEL TRABAJO Y RESPONSABILIDAD

5 Piensan que la responsabilidad de ¨salvar el barco¨ es de la administración No existen unidades de trabajo comunes ni hay jerarquización DEPARTAMENTALIZACION Y JERARQUIZACION

EJERCICIO 8

CAPITULO 4 – COMO LOGRAR UNA ORGANIZACIÓN EFECTIVA

PROCEDIMIENTO PROCESO

EN QUE SE PARECEN

En que es un conjunto de pasos que un individuo sigue para lograr un resultado

En que los dos son metodos efectivos para la adecuada organización de actividades.

Sirven para lograr una organización efectiva

EN QUE SE DIFERENCIAN

Son guías de acción CON RESPECTO A Son guías de acción dirigidas por el pensamiento

Detalla exactitud para realizar las cosas Requiere de ingenio

Establece pasos exactos Se requiere de eficiencia, eficacia y efectividad individual

Es un conjunto de acciones u operaciones que tienen que realizarse de la misma forma, para obtener siempre el mismo resultado bajo las mismas circunstancias Un proceso es un conjunto de actividades o eventos que se realizan o suceden bajo ciertas circunstancias con un fin determinado.

Ejemplo 2

SISTEMA DE CONTABILIDAD

Caja negra

El receptor recibe el pago del servicio y emite factura. Sabe que esa factura sirve para llevar la contabilidad pero no sabe el procedimiento contable.

Caja Blanca

El contador conoce el funcionamiento interno contable y los procesos para referencia hacia donde van las entradas y salidas, además aplica las entradas en los rubros correspondientes para así determinar las salidas que serían ganancias o pérdidas.

Ejemplo 3

SISTEMA SATELITAL DE UBICACION

Caja Negra Caja Blanca

La entrada es colocar el sistema GPS, sabemos que eso nos indicara la ubicación del vehículo. Pero no sabemos el proceso que lleva a la ubicación. Pues con el sistema satelital todo puede verse en una pantalla. Mientras que el operador de GPS sabe que para determinar la ubicación se debe extraer la tarjeta de memoria del aparato, leerla para para así determinar la ubicación en que se encuentra el vehículo.

Ejemplo 4

SISTEMA DE PAGO DE PERSONAL

Caja Negra

Al enviarse la planilla con totales a depositar el sueldo en la cuenta personal de cada empleado. El trabajador sabe que en su cuenta fue ingresado su sueldo pero no sabe el proceso que contabilidad hizo para efectuar el depósito.

Caja Blanca

Al efectuar el pago al personal con cheque el proceso es mas tardado, pues conocemos el procedimiento que es revisar planillas de sueldos, emitir cheques, firmarlos, el empleado debe de firmar el voucher de recibido.

Ejemplo 5

SISTEMA DE CONTROL DE INGRESO

Caja Negra

Lector con escáner, el empleado tiene su carnet de identificación con código de barras al ingresar a la oficina pasa su carnet en el lector de escáner sabe que ahí está marcando su ingreso y código pero no sabe el proceso.

Caja Blanca

Asistencia con Reloj electrónico, el empleado busca su tarjeta de control de ingreso, la inserta en el reloj y presiona para que le marque la fecha y hora, sabe que recursos humanos revisa tarjeta por tarjeta para llevar el control de personal.

Caja negra Caja blanca

Ejemplo 0 En caso de automatizar en proceso dentro del sistema de inventarios es necesario que el administrador conozca los procesos inherentes al sistema, sus entradas y salidas, así como estos procesos trasforman las entradas en salidas. Además las funciones de cada persona que participa en el sistema. Por ejemplo conocer en detalle el método de costeo de inventario que se utiliza, si

...