Fiesta De 15 años

4. CONDUCCIÓN DE CEREMONIAS Y EL MAESTRO DE CEREMONIAS:

CONDUCCIÓN DE CEREMONIAS

El éxito de una ceremonia depende de la actitud profesional, la creatividad y los buenos modales de los organizadores, de la motivación, el respeto y los buenos modales de los asistentes y de la amabilidad y la cortesía de los anfitriones. En la organización de actividades protocolares se debe tener en cuenta lo siguiente:

• El propósito y la formalidad de la actividad.

• La fecha o fechas a realizarse.

• El numero de invitados (participantes) y la lista.

• El presupuesto a utilizarse.

• El lugar, el tamaño del lugar, la iluminación, la comodidad de las sillas y la operatividad del equipo audio visual.

• El equipo humano para organizar y conducir la ceremonia.

LAS COMISIONES DE TRABAJO:

Para la organización exitosa de una ceremonia se requiere organizar los recursos humanos en una serie de comisiones, con tareas específicas y con la consigna de hacer un trabajo mancomunado. Se debe contar, entre otras, con las siguientes comisiones:

• Comisión Organizadora.

• Comisión de Prensa y Propaganda.

• Comisión de Auspicios.

• Comisión de Ventas.

• Comisión de Logística.

• Comisión de Presupuestos, Finanzas y Tesorería.

• Comisión de Protocolo e Infraestructura.

CRONOGRAMA DEL PREPARATIVO:

1° Cuatro semanas antes de la actividad:

• Se tendrá culminado el Plan de Trabajo y/o de Acciones.

• Se contará con los recursos humanos; debidamente organizados en comisiones y con sus respectivas tareas.

• Se habrán realizado las coordinaciones definitivas con los auspiciadores, patrocinadores y expositores.

• Se enviaran invitaciones a los invitados y/o participantes.

2° Tres semanas antes de la actividad:

Se enviará el siguiente material informativo, a los participantes:

- Copia del Programa de actividades.

- Lista de los invitados generales.

- Lista de los invitados de honor.

- Sugerencias sobre la vestimenta.

- Material necesario para la inscripción (Solicitudes).

- Carnés o distintivos de identificación.

- Información sobre los expositores.

- Se empezarán a asignar los asientos y/o mesas.

3° Una semana antes de la actividad:

• Verificar el plano de asignación de mesas o asientos

• Verificar que los nombres de los participantes estén correctos.

• Preparar material y útiles de oficina para la mesa de inscripción.

• Verificar contratos: expositores, música, flores, espectáculo, etc.

• Jefe de protocolo y su coordinador, repasaran todos los detalles.

• Se verificará el menú y/o aperitivos con el cocinero jefe.

4° El día de la actividad:

• El Jefe debe estar temprano para verificar los últimos detalles.

• Tener la mesa de inscripción y/o recepción preparada.

• Dar ánimo a su personal y recalcar la importancia de la reunión.

• Colocar el plano de asignación de mesas y sillas en lugar visible.

• El Jefe de Protocolo debe estar presente, disponible y al tanto de todo pero sin llamar la atención.

5° Al culminar la actividad.

• Entregar al conferenciante y artistas sus cheques de pago, dentro de un sobre y con una nota de agradecimiento.

• Agradecer por escrito a los expositores, artistas, auspiciadores y proveedores por su cooperación y ayuda.

• El director de la actividad preparará un informe sobre la ceremonia y hará una evaluación pormenorizada del mismo.

• Cotejar cuentas y pagar según lo especificado en los contratos.

• Felicitar y agradecer por escrito a todo el personal que colaboró en las diferentes comisiones de trabajó.

EL MAESTRO DE CEREMONIAS:

Toda ceremonia o acto público es producto de uno o más promotores, pero la dirección está a cargo del orador llamado Maestro de Ceremonias, persona encargada de conducir la actividad protocolar y de poner en contacto a los participantes con el público.

Responsabilidad del Maestro de Ceremonias:

• Prepararse minuciosamente para la actividad.

• Llegar a tiempo y verificar que todo este listo: podio, equipo de sonido, micrófono, luces, etc.

• Empezar la reunión a la hora exacta.

• Hacer las presentaciones debidas: Poner en contacto al público con los expositores y autoridades presentes.

• Hacer que los presentes se sientan bienvenidos.

• Llevar la agenda del programa al pie de la letra.

• Controlar el uso del tiempo de los expositores.

• Dar las gracias a todos por su asistencia; principalmente a los expositores, auspiciadores y público presente.

• Terminar la reunión a la hora señalada.

FUNCIONES:

• Presentar a los participantes y resaltar sus cualidades.

• Entretener y divertir al público realzando la ceremonia.

• Controlar el estado emocional del público.

ETAPAS EN LA ACCION DEL PRESENTAR:

A continuación brindamos un ejemplo detallado del desarrollo de una ceremonia –puede ser adaptado para cualquier tipo de ceremonia-

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