GESTIÓN DOCUMENTAL. Política de Planeación Documental

[pic 2]

[pic 3][pic 4]

[pic 5]

GESTIÓN DOCUMENTAL

[pic 6][pic 7]

[pic 8]

[pic 9][pic 10]

[pic 11]

Introducción

Los procesos de gestión documental son de vital importancia para la Entidad, ya que a través de ellos se garantiza la producción y conservación de documentos auténticos, fiables, íntegros y usables, que permiten la optimización de los recursos físicos, tecnológicos y administrativos para el desarrollo de las actuaciones del FONCEP; por lo tanto  se define la siguiente política en cumplimiento a lo establecido por la Ley 594 de 2000 “Ley general de Archivos” y en el artículo 2.8.2.5.6 del Decreto 1080 de 2015 “Por medio del cual se expide el Decreto Único del Sector Cultura”, el cual describe las características con las cuales debe contar la política de gestión de documentos en las Entidades Públicas.

Por lo anterior, es fundamental contar con un modelo de gestión documental que permita estandarizar la administración de los documentos en soporte papel y electrónicos producidos y gestionados por las diferentes dependencias de la Entidad; armonizado con el Modelo Integrado de Planeación y Gestión, el Plan de Gestión Ambiental y la Gestión de Servicios de Información.  Adicionalmente, es necesario que los servidores y contratistas de la entidad desarrollen una cultura de gestión documental que permita eficiencia y eficacia en la aplicación de los principios archivísticos, procesos técnicos y herramientas archivísticas, con el fin de asegurar la confidencialidad, la integridad, la disponibilidad y la conservación de la información generada a lo largo del tiempo por FONCEP.

Con base en lo anterior y como sustento del Programa de Gestión Documental se ha formulado la presente política de gestión documental, la cual pretende establecer los lineamientos prácticos, sobre el desarrollo de los procesos de Gestión Documental; definiendo las normas, actuaciones y excepciones, que rigen la administración de todos los documentos durante su ciclo de vida, sean físicos o electrónicos. Además, se constituye en un instrumento de cumplimiento, capacitación y de actualización para todos los servidores de la Entidad, con el fin de contribuir a través de ella con el cumplimiento de la misión y objetivos de FONCEP, a la vez que se ejecuta en cumplimiento de los requisitos legales y normativos de la entidad.

Contenido

1. Políticas        6

1.1 Política de Planeación Documental        6

1.2 Política de Producción Documental        7

1.3 Política de Gestión y Trámite de Documentos        8

1.3.1 Política Consulta y Préstamo de Documentos        9

1.4 Política de Organización de Documentos        11

1.5 Política de Transferencias Documentales        12

1.6 Política de Disposición Documental        13

1.7 Política de Preservación a Largo Plazo        14

1.8 Política de Valoración Documental        14

2. Seguimiento y Control        15

3. Actualización de la Política        15

4. Glosario        15

1. Políticas

1.1 Política de Planeación Documental

• En la entidad se adoptarán los estándares de gestión documental para cualquier medio y soporte, en concordancia con la normatividad vigente señalada por el Archivo de Bogotá y/o el Archivo General de la Nación.
• La gestión documental en FONCEP se encontrará alineada al compromiso que tiene la Entidad con la política ambiental, buscando siempre la optimización del uso del papel y la disminución de la generación de residuos.
• Las actividades de creación actualización y modificación aplican para todos los documentos que permiten la implementación del modelo de gestión documental en FONCEP e incluyen: Programa de gestión documental, manuales, Tablas de Retención Documental, Tablas de Valoración Documental, Cuadros de Clasificación Documental, procedimientos, Instructivos, Políticas, entre otros.
• Todas las áreas de la Entidad pueden realizar sugerencias en temas relacionados con la administración documental.
• Para realizar cualquier cambio que genere impacto en el sistema de gestión documental, este debe ser previamente aprobado por el comité respectivo.
• Todos los documentos que hacen parte de la política deben atender la estructura establecida por el Modelo Integrado de Planeación y Gestión - MIPG
• La actualización o creación de Tablas de Retención Documental puede iniciar bajo dos condiciones, la primera que desde el proceso de gestión documental se identifiquen cambios en la estructura organizacional, la segunda por solicitud justificada de las áreas.
• El Director, Subdirectores, Jefes de Oficinas y Responsables de Áreas, son los responsables de realizar la solicitud para la actualización de Tablas de Retención Documental.
• Las modificaciones en las tipologías documentales deben ser notificadas al Responsable de Gestión Documental para realizar la actualización en las Tablas de Retención Documental.
• Los cambios requeridos en las Tablas de Retención Documental serán sometidos para aprobación del Comité de Archivos y Administración de Documentos o instancia correspondiente.
• El proceso de radicación de comunicaciones oficiales debe estar alineado bajo lo establecido en el Acuerdo 060 de 2001.
• Todas las solicitudes referentes a la modificación, ajustes y mejoras referentes a herramientas de gestión documental, que hagan parte integral del proceso deben ser revisadas y aprobadas por el responsable del área Administrativa.

1.2 Política de Producción Documental

• Todos los documentos que se produzcan como originales en FONCEP deben encontrarse debidamente registrados en la Tabla de Retención Documental correspondiente.
• Los documentos producidos en la Entidad deben ser generados utilizando las versiones actualizadas de los formatos y documentos del Modelo Integrado de Planeación y Gestión - MIPG
• Todas las comunicaciones tanto externas como internas deberán respetar el uso de la imagen corporativa y cumplir con los requisitos establecidos en el proceso de Gestión Documental. Cumpliendo con las directrices definidas en la Circular SFA-001 de 2017.
• La firma de documentos físicos y electrónicos enviados fuera de la Entidad deberán cumplir con los perfiles para firma de documentos establecidos en la Circular SFA- 001 de 2017 emitida por FONCEP y en concordancia con lo establecido en la Resolución 000945 del 08 de julio de 2014, por la cual se adopta el uso de la firma electrónica en las comunicaciones oficiales del FONCEP.
•  El consecutivo de correspondencia será administrado de manera electrónica desde la herramienta del gestor documental con que cuenta la Entidad y no se conservarán copias en soporte papel.
• Todas las comunicaciones oficiales enviadas y/o recibidas tanto en soporte papel como en soporte electrónica, deben ser radicadas a través del gestor documental del FONCEP.
• La recepción de documentos oficiales solo podrá realizarse en la Ventanilla Única de radicación de la Sede Principal y en los puntos establecidos por FONCEP en el SUPERCADE -Centro Administrativo Distrital.
• Toda comunicación oficial recibida FONCEP es propiedad de la Entidad por lo tanto será abierta para verificar la competencia, los anexos, el destino y los datos de origen de quien la remite.
• Las comunicaciones de carácter personal no serán recibidas ni gestionadas por FONCEP.
• Antes de realizar la impresión de documentos los servidores deberán tener en cuenta lo establecido en el ítem Reproducción de Documentos y Otras Recomendaciones de la Circular SFA-001 de 2017, en lo referente al uso adecuado y óptimo de los recursos derivados de la impresión de documentos.

1.3 Política de Gestión y Trámite de Documentos

• La distribución interna de documentos se realizará principalmente de forma electrónica a través de la herramienta del gestor documental con que cuenta la entidad, solo se dará acceso a la documentación física en caso requerimientos legales o de organismos de control.
• Todas las solicitudes recibidas en la entidad por cualquier canal deben ser atendidas en los tiempos establecidos por ley o definidos en los procedimientos y políticas internas de FONCEP.
• Una vez los servidores y contratistas reciban un documento en las bandejas de entrada de la herramienta del gestor documental, serán responsables de tramitar el documento en los tiempos definidos. Es responsabilidad de los líderes de cada proceso realizar el seguimiento y control de los tiempos de respuesta.
• Los servidores y contratistas encargados de gestionar las solicitudes son responsables de realizar la vinculación del documento escaneado a la herramienta del gestor documental y la entrega del físico al archivo centralizado como se dispone en el ítem Responsabilidades Generales de la Circular Conjunta SFA 001 de 2017.
• Es obligación de los servidores y contratistas de FONCEP, dar cierre a las peticiones asignadas por la herramienta del gestor documental, realizando la descripción de la gestión adelantada y vinculando las evidencias.
• En el caso de solicitudes de documentación se debe tener en cuenta que es responsabilidad de los servidores y contratistas de cada área dar respuesta a las peticiones complejas (Solicitudes de documentación e información,  que además de información requieran copias o fotocopias de documentos), mientras que las peticiones simples (Requerimientos simples de documentación, que no incluyan ningún otro tipo de solicitud) serán atendidas por el CAD, de acuerdo con lo definido en Circular Conjunta 001 de 2017.
• Él envió de comunicaciones fuera de la entidad debe ser radicado en la herramienta del gestor documental y se realizará la entrega correspondiente de acuerdo con el ítem Mensajería de la Circular SFA-001 de 2017.
• Las comunicaciones internas que no sean de carácter confidencial deben ser enviadas a través de correo electrónico, con el fin de mitigar el uso del papel.
• El uso de las herramientas y recursos informáticos para el trámite y gestión de documentos electrónicos debe realizarse bajo los parámetros establecidos en POL-GSI-GSE001- Política de Uso Apropiado de los Activos de Información definida por el proceso de gestión de servicios de información.

1.3.1 Política Consulta y Préstamo de Documentos

• En lo referente al proceso de préstamo y consulta de cada expediente se debe contemplar el proceso y las directrices definidas en la Circular SFA-001 de 2017 o aquel que establezca el proceso de gestión documental a través de sus responsables.
• Buscando la agilidad en los procesos, optimización de tiempos y mayor control sobre los expedientes, la Entidad privilegiará la consulta de documentos en forma digital sobre la física.
• Para el préstamo de documentos físicos se deberán diligenciar los controles físicos o electrónicos establecidos en el proceso de Gestión Documental, que se encuentran definidas en la Circular SFA-001 de 2017 o aquel que establezca el proceso de gestión documental a través de sus responsables.
• Con el fin de garantizar la integridad de los expedientes, no se permitirá la salida de documentación física de las instalaciones de FONCEP.
• El acceso a los documentos en custodia del archivo será establecido de acuerdo a lo registrado en las Tablas de Control de Acceso definido para cada serie documental.
• Para el préstamo de documentos el servidor y/o contratista de archivo central deberá consultar los permisos y restricción de acceso a cada serie documental.
• El archivo central garantizará el acceso ágil y sencillo a la información que custodia, dentro de las restricciones establecidas para cada serie documental.
• Se considera información sensible todos aquellos documentos que contengan información que en caso de ser extraviada y/o divulgada pueda generar impactos negativos en la entidad, además de los documentos que contengan datos personales de servidores, contratistas, personal que ya no se encuentra vinculado, afiliados, pensionados y/o proveedores. De acuerdo con lo definido en la Ley Estatutaria 1581 de 2012 y a la Circular Conjunta SFA- 001 de 2017.
• La información producida por FONCEP debe ser utilizada únicamente con fines corporativos, se considera una violación a la confidencialidad de la información su uso con fines comerciales, personales, de lucro o que afecten negativamente la imagen corporativa de FONCEP.
• La atención de solicitudes de digitalización de documentos, de acuerdo con lo dispuesto en la Circular Conjunta SFA- 001 001 de 2017, serán atendidas dentro de los 3 días hábiles siguientes al requerimiento, siempre y cuando no superen los 500 folios. Los requerimientos de carácter urgente él envió se realizará de la siguiente manera:

• Solicitudes antes de la 12:00 m., serán atendidas en el transcurso del día.
• Solicitudes después de las 12:00 m., serán atendidas entre las 8:00 a.m. y las 12 m. del día siguiente.

• Las solicitudes y préstamos son atendidas por el CAD de lunes a viernes en el horario de 7:00 AM a 4:00 PM.
• Los usuarios tienen un cupo máximo de préstamo de cinco (5) unidades documentales, esta cantidad máxima puede ser modificada a solicitud del responsable del área.
• Está prohibida la rotación de expedientes en préstamo entre las diferentes áreas; para tal efecto se debe realizar la devolución de la documentación al CAD, el usuario que requiera el expediente, hará la solicitud a través del responsable del área.
• El tiempo de préstamo de un expediente es de máximo 15 días calendario, en caso de necesitarse por más tiempo, el usuario podrá renovar su solicitud por un tiempo igual.
• El usuario solicitante de cada expediente (unidad documental), es el único responsable de ella mientras se encuentre bajo su custodia.
• Los expedientes deben ser devueltos en las mismas condiciones en las cuales fueron recibidos, garantizando su integridad.
• Es responsabilidad del servidor solicitante, cualquier alteración o afectación de los expedientes a su cargo durante el periodo de préstamo.
• Solo se realizará copia física de documentos en casos especiales y por motivo de procesos externos a la entidad que no puedan ser realizados por otros medios como la digitalización.

1.4 Política de Organización de Documentos

• La organización de documentos debe cumplir con el principio de procedencia y orden original, sin desagregar la información y respetando estos principios fundamentales.
• El archivo de gestión deberá encontrarse al día, en óptimas condiciones de conservación, presentación y orden; de manera que permita la consulta de las unidades documentales de forma sencilla y rápida.
• Los documentos deben ser archivados de manera sistemática (lógica, coherente y ordenada) para su aprovechamiento y consulta, a fin de que terceras personas evidencien y entiendan el desarrollo de los trámites.
• Las unidades de conservación se identifican con rótulos que describan su contenido y la sección a la que pertenecen, con el fin de controlar, localizar, recuperar y consultar fácilmente cualquier documento. de acuerdo a lo establecido en el proceso de Gestión Documental.
• Todos los documentos electrónicos que den cuenta de un proceso o contengan valor probatorio deben vincularse a herramienta del gestor documental con que cuenta la entidad, para garantizar su conservación y adecuada custodia.
• Los servidores responsables de las series documentales deben velar por la integridad del expediente físico y electrónico, verificando que los documentos que conforman el expediente sean digitalizados y correctamente vinculados y cargados a la herramienta del gestor documental.
• Los responsables de la conformación de expedientes deberán garantizar la seguridad, integridad y control de los documentos que se encuentren en las unidades documentales, con relación a lo definido en el ítem Manejo de Expedientes de la Circular SFA-001 de 2017.
• Las áreas deben elaborar inventarios documentales de la información que administran.
• La hoja de control debe ser utilizada en las series documentales que establezca el grupo de Gestión Documental.

1.5 Política de Transferencias Documentales

• Todas las transferencias documentales deben ser realizadas utilizando el Formato Único de Inventario Documental.

Las series documentales que se establezcan la elaboración de hoja de control deben contar con ella al momento de realizar la transferencia documental.

• El inventario documental debe ser diligenciado en forma clara y completa de acuerdo con el instructivo adjunto al formato.
• Solo se recibirán en transferencia documental aquellos expedientes que se encuentren establecidos en las Tablas de Retención Documental.
• Los expedientes deben ser identificados de forma clara y de acuerdo a lo estipulado en el PRGDOC12-01 Procedimiento de Transferencias Documentales.
• La información en custodia será autentica y confiable, sin importar el soporte en el cual se encuentre.
• El servidor de FONCEP, que sale a período de vacaciones, es trasladado o se retira de manera definitiva, deberá hacer entrega de la totalidad de expedientes prestados que se encuentren a nombre suyo.
• El servidor o contratista de FONCEP que se retire del servicio de la entidad debe elaborar el inventario documental de la información que se encuentra a su cargo y realizar la entrega a través de gestión documental. De igual manera debe hacer entrega del SIGEF, en cero (0). Lo cual quedara evidenciado en el acta de entrega avalada por su respectivo jefe o supervisor.

1.6 Política de Disposición Documental

• El Comité de Archivos y Administración de Documentos es el único autorizado para aprobar los procesos de disposición final documental (digitalización o eliminación de documentos) a través de las Tablas de Retención Documental y en los casos correspondientes en las Tablas de Valoración Documental.
• Las actas de disposición de documentos deberán ser firmadas por el presidente del Comité de Archivos y Administración de Documentos y los responsables de la oficina productora de la respectiva serie documental.
• Los documentos e información conservados en términos de la legislación colombiana deberán eliminarse una vez vencidos los periodos aplicables de disposición.
• Bajo ninguna circunstancia los periodos de retención de los documentos serán inferiores a los periodos aplicables establecidos en las Tablas de Retención Documental
• Solo se conservarán los documentos originales derivados de la producción de cada área, tal y como se encuentra registrado en las series documentales.
• Toda la información electrónica será valorada de acuerdo con las Tablas de Retención Documental y no se deberán conservar en los equipos o sistemas de información documentos de carácter personal de los servidores y contratistas.
• Anualmente se revisarán los inventarios documentales para determinar los documentos que son objeto de procesos de eliminación.
• La eliminación de documentación física deberá garantizar la destrucción completa de la información.
• La información electrónica, incluyendo los correos electrónicos, que ya no deban ser conservados, deberán ser eliminados utilizando técnicas apropiadas que garanticen que la información no pueda reconstruirse del medio de almacenaje en que estaba recopilada.

1.7 Política de Preservación a Largo Plazo

• En archivo central solo se conservarán físicamente aquellos documentos que se encuentren registrados en las Tablas de Retención Documental y/o en las Tablas de Valoración Documental.
• Los borradores de trabajo o documentos personales no deberán por ningún motivo remitirse al archivo central.
• La información electrónica puede existir en diversas ubicaciones, tales como computadoras, discos externos, servidores de archivos y servidores de correos electrónicos.
• Los insumos utilizados para la conservación de documentos serán únicamente los definidos en el proceso de Gestión Documental.

1.8 Política de Valoración Documental

• Los tiempos de retención documental y la disposición asignada a los documentos deberá basarse en la normatividad legal vigente aplicable a Colombia.
• La valoración deberá ser realizada por un equipo interdisciplinario, que garantice contar con las perspectivas necesarias para identificar adecuadamente la retención y disposición de los documentos.
• Los documentos electrónicos y/o en soportes diferentes al papel deben ser valorados y registrados en las Tablas de Retención Documental.
• La valoración documental se aplica durante todo el ciclo de vida del documento, por lo cual, dependiendo de los cambios en el contexto histórico y normativo, puede ser necesario modificar la disposición y retención de las series documentales.
• Toda valoración documental debe ser aprobada por el Comité de Archivos y Administración de Documentos.

2. Seguimiento y Control

Se realizará seguimiento periódico a los indicadores establecidos en el Programa de Gestión Documental con el fin de identificar las acciones correctivas y de mejora que deban ser implementados en el proceso de Gestión Documental. Adicionalmente durante el proceso de gestión documental existen diversos puntos de control:

...