GLOSARIO.

GLOSARIO

EXPEDIENTE: Un expediente es una herramienta administrativa utilizada en organismos de gobiernos de varios países de habla hispana. En cada país su definición difiere ligeramente, aunque mantienen la misma finalidad en todos los casos: reunir la documentación necesaria para sustentar.

De los expedientes:

Artículo 34. FORMACIÓN. Se formará expediente con aquellos asuntos que se documentan por escrito siempre que sea necesario mantener reunidas todas las actuaciones para resolver. Se iniciarán a instancia de personas interesada o por resolución administrativa, las que formarán cabeza del mismo.

Artículo 35. ORDENAMIENTO. Los expedientes se formarán siguiendo el ordenamiento regular de los documentos que lo integra, en forma sucesiva y por orden de fechas.

Artículo 36. NO REALIZACIÓN. No se formará expediente con aquellos documentos que por su naturaleza no tengan relación directa con un acto administrativo ni lo hagan necesario, ni sea de ellos menester para la sustanciación de un trámite.

Artículo 37. IDENTIFICACIÓN. Los expedientes se identificarán por su número correlativo anual único para cada organismo, el que será asignado por la unidad de administración documental.

Artículo 38. SECUENCIA HABITUAL. El jerarca de cada dependencia o repartición fijará, dentro del plazo de ciento ochenta días a partir de la entrada en vigencia del presente decreto, la secuencia de las unidades administrativas que habitualmente deban participar en la sustanciación de cada tipo o clase de expediente por razón de materia, con la que se elaborará la correspondiente hoja de tramitación.

EXPURGO DOCUMENTAL: Es una operación técnica de evaluación crítica de la colección, que puede llevar a la retirada de la biblioteca de documentos que cumplen una serie de condiciones establecidas por la misma, con objeto de ofrecer al usuario una colección organizada, cohesionada y coherente con sus necesidades.

Dentro del Procedimiento de expurgo pueden aparecer términos como:

• SELECCIÓN NEGATIVA Y DESELECCIÓN: se consideran sinónimos de expurgo, en el sentido de referirse a un proceso cuya finalidad es seleccionar unas obras para ser desechadas.

• RETIRADA DE LA COLECCIÓN: cuando los documentos salen definitivamente y son dados de baja de la Biblioteca Complutense.

• ELIMINACIÓN DE DOCUMENTOS: cuando los documentos retirados de la colección finalmente se destruyen.

• REUBICACIÓN DE FONDOS: es una modificación en la localización, es decir, un traslado de una colección a otra en la misma biblioteca.

• TRANSFERENCIA DE FONDOS: cuando los documentos salen de una biblioteca de la BUC para ir a otra biblioteca distinta pero dentro de la propia BUC. Se produce un traslado de una biblioteca a otra, pero en la misma institución.

• CONSERVACIÓN COMPARTIDA: en nuestro caso se refiere al hecho de cumplir las obligaciones derivadas de la conservación del fondo entre todas las bibliotecas que forman la BUC, pudiendo trasladar fondos expurgados de una biblioteca a otra, donde se considere más adecuada.

FACSIMIL: Un facsímil, también llamado facsímile, es una copia o reproducción muy precisa, casi perfecta, de un documento generalmente antiguo y de gran valor, como un libro, un manuscrito, un mapa o un dibujo a mano alzada.1 El término proviene del latín fac simile, que significa ‘haz parecido’. Para conseguir realizar este tipo de reproducciones de alta calidad lo más habitual es utilizar técnicas fotográficas y de serigrafía que permiten imitar fielmente los colores, tamaño, defectos y matices del documento original. Esta técnica no se suele aplicar a objetos tridimensionales o pinturas que tengan relieve, como por ejemplo pinturas al óleo.

FECHAS EXTREMAS: Fechas que indican los momentos de inicio y de conclusión de un expediente, independientemente de las fechas de los documentos aportados como antecedente o prueba. Fecha más antigua y más reciente de un conjunto de documentos.

FECHA(S) DE ACUMULACIÓN: Fecha en que un documento de archivo es incorporado en un fondo, grupo de fondos, serie o colección por uno o varios agentes en calidad de productor o coleccionista(s) (denominada fecha de acumulación de un documento de archivo); Fecha o rango de fechas en que se forma una agrupación documental por uno o varios agentes en calidad de productor(es) o coleccionista(s) (denominada fecha(s) de acumulación de una agrupación documental).

CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL: Es el conjunto de operaciones técnicas y administrativas cuya finalidad es la agrupación documental relacionada en forma jerárquica con criterios orgánicos o funcionales para revelar su contenido.

COLECCIÓN DE ARCHIVO: Se define el fondo y la colección en los términos siguientes:

• Fondo. Conjunto de documentos, con independencia de su tipo documental o soporte, producidos orgánicamente y/o reunidos y utilizados por una persona física, familia o entidad en el transcurso de sus actividades y funciones como productor.

• Colección. Conjunto artificial de documentos acumulados sobre la base de alguna característica común sin tener en cuenta su procedencia. No debe confundirse con el fondo.

La procedencia es un concepto fundamental en la definición del fondo, ya que el conjunto documental ha sido producido, reunido o utilizado en torno a las actividades y funciones de su productor. La colección puede haber sido reunida por una persona o por un grupo, pero esta procedencia no es definitoria; la colección reúne piezas que comparten características comunes, ya sea una materia, ya sea un tipo documental concreto, como una colección de carteles, de postales, de programas de teatro o de gozos, o ya sea la combinación de una materia y un tipo o soporte documental

COMITÉ ASESOR: Asesora el manejo, la organización documental.

COMITÉ DE ARCHIVO: El Comité de Archivo es un órgano interno de la entidad, de carácter asesor en todos los aspectos relacionados con la organización, manejo y control de los documentos.

Cada entidad establecerá un Comité de Archivo, legalizado mediante un acto administrativo correspondiente, como un grupo asesor de la alta dirección, responsable de definir las políticas, los programas de trabajo y la toma de decisiones en los procesos administrativos y técnicos de los archivos.

El Comité de Archivo estará conformado, entre otras por las siguientes personas:

COMITÉ EVALUADOR DE DOCUMENTOS: El Comité evaluador de Documentos es el órgano encargado de estudiar los asuntos relativos al valor secundario de los documentos y de preparar los lineamientos sobre selección y eliminación de éstos, para los archivos del orden departamental y

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