Gestion Docomental

1. Explique en sus propias palabras como se llevan a cabo los siguientes procesos

Administrativos (POEC) en la Gestión Documental:

Planeación P

Es el primero y más importante de los elementos del proceso, ya que en esta etapa se relacionan todas las actividades que se pretenden hacer para alcanzar los resultados esperados.

Organización O

En esta etapa es donde se establece un orden y una secuencia en la ejecución de actividades que llevan al logro de la planeación. También, vincula acciones, recursos y personas, determinando la asignación de tareas y el camino esperado con los resultados esperados desde un comienzo.

Ejecución E

Bueno en esta etapa se pone en práctica las actividades propuestas y organizadas, y también en donde se genera no sólo el desarrollo de un primer planteamiento sino que además nos señala en la práctica los aciertos que tenemos, o también la necesidad de acudir a un plan elaborado desde antes para cubrir los imprevistos o problemas que puedan surgir.

Control C

Esta etapa almacena las acciones encaminadas a verificar el cumplimiento de las actividades trazadas en la planeación. Se apoya en instrumentos y herramientas que permiten soportar los hallazgos y novedades, producto de la ejecución, y busca que se puedan establecer posibles correctivos en caso de encontrarse fallos o errores en el proceso administrativo.

2. Mencione y explique en sus propias palabras las funciones de la Administración documental.

• Control

Es el análisis que se debe realizar, apoyándose en herramientas que permitan la comprobación, ilustración y soporte de los contenidos del documento y su estructura. También se basa en el uso de diversas herramientas como por ejemplo tintas, sellos secos o detectores de seguridad entre atras

• Mantenimiento

Cuando en la administración documental se habla de mantenimiento, puede ser entendido como el cuidado, la actualización del documento en físico o del medio electrónico en el cual ha sido guardada la información y el lugar en el cual se conserva el acervo documental.

• Almacenamiento de documentos

Bueno esto trata básicamente en recopilar los documentos, debidamente clasificados y organizados por contenidos o temas específicos, y ubicarlos en un lugar adecuado según unas condiciones técnicas, con el propósito de no perder características importantes de dicha documentación.

• Descarte de documentos (comité)

Esta función habla de cómo su nombre lo dice descartar documentos que con el paso del tiempo pierden su importancia o se vuelve parte de un contenido antiguo no necesario para continuar con el proceso.

Sin embargo, hay que tener en cuenta el tiempo estipulado, que regularmente son cinco años, pero dependiendo su funcionalidad pueden durar en un archivo hasta diez años

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