Gestion Docuemntal

Actividad: analizar las agrupaciones documentales del fondo o fondos documentales de la empresa donde labora, investiga cómo fueron conformadas, indagadas sobre la metodología que emplean para clasificar la documentación

Teniendo en cuanta que los fondos documentales son el conjunto de documentos producidos por una persona natural o jurídica en desarrollo de sus funciones o actividades, que están divididos en tres clases; Fondos Abiertos, Fondos Cerrados y Fondos Acumulados.

Fondos Abiertos: Se hallan las documentaciones de entidades administrativamente vigentes.

Fondos cerrados: Se hallan las documentaciones de entidades suprimidas

Los fondos acumulados: Es la documentación reunida por una entidad en el transcurso de su vida institucional, sin ningún criterio archivístico de organización y conservación.

En este sentido la Policía Nacional, desde sus inicios no contaba con organización documental, puesto que solo acaparaba toda la documentación en cajas sin obtener una clasificación y ordenación de los documentos, siendo guardados en lugares que no contaban con los criterios mínimos de conservación y cuidado.

En tal sentido la policía nacional cuenta actualmente con según lo investigado con dos fondos documentales siendo estos:

Fondo Documental Físico: De acuerdo con los principios de procedencia, orden original, integridad y el ciclo vital de los documentos, la Policía Nacional estructura el proceso de organización de sus archivos en Archivo de Gestión, Archivo Central y Archivo Histórico, para la totalidad de la documentación producida, recibida y conservada por ella.

Fondo Documental Electrónico: Reflejo de la organización física de los archivos de gestión, central e histórico con los subfondos, secciones, subsecciones, series, subseries y tipologías documentales, los cuales forman la estructura documental electrónica, información que reposará en los servidores documentales configurados para tal efecto. La administración y control de la funcionalidad documental electrónica estará bajo la responsabilidad de la Oficina de Telemática de la Policía Nacional.

Para la clasificación documental la Policía Nacional, se basa en la ley 80 de 1989, ley 594 de 2000 y Acuerdo 042, dentro del los cuales se establecen criterios para la organización de los archivos de gestión en las entidades públicas y las privadas que cumplen funciones públicas.

Siendo el proceso fundamental la fase del proceso de organización documental, en la cual se identifican y establecen agrupaciones documentales de acuerdo con la estructura orgánico-funcional de la dependencia productora (fondo, sección, series y/o asuntos).

...