Gestión De Proyectos

GESTIÓN DE PROYECTOS

PROYECTO

Un proyecto es un conjunto de acciones:

• No repetitivas

• Únicas

• De duración determinada

• Formalmente organizadas

• Que utilizan recursos

Podremos considerar un proyecto es cualquier actividad que podamos dividir en tareas que no sean cíclicas, que puedan caracterizarse con precisión y cuyas relaciones entre ellas sean conocidas.

GESTIÓN DE PROYECTOS

La gestión de proyectos es la rama de la ciencia de la administración que trata de la planificación y el control de proyectos.

• PLANIFICACIÓN: Planear la ejecución de un proyecto antes de su inicio.

• CONTROL Y SEGUIMIENTO: Medir el progreso del proyecto.

FASES EN LA GESTIÓN DE PROYECTOS.

La coordinación de un proyecto requiere la coordinación en el tiempo de equipos, proveedores, personas, tareas y dinero. Para realizar estas tareas, un proyecto se puede dividir en las siguientes fases:

• Fase de creación y planificación del proyecto

• Fase de seguimiento y control del proyecto

• Fase de comunicación del proyecto

Las fases de planificación y control tienen lugar en etapas distintas de la vida del proyecto, mientras que la comunicación tiene lugar durante toda la vida del proyecto.

CREACIÓN Y PLANIFICACIÓN

Procesos en la planificación del proyecto:

• Especificaciones del proyecto

Una correcta y detallada definición del proyecto es imprescindible para una correcta planificación. Si existen imprecisiones en la definición del proyecto, éstas se reflejarán en la planificación, que dejará de tener utilidad como herramienta para una adecuada gestión del proyecto.

• Definición del calendario del proyecto

Es imprescindible asegurarse de que el número de horas disponibles entre la fecha de inicio y final de proyecto es igual al número de horas necesario para realizar el proyecto.

• Definición del esquema del proyecto

El final del proceso de división de las actividades en actividades elementales vendrá determinado por el grado de control que se vaya a tener sobre cada actividad durante la gestión del proyecto. Por ejemplo, si una actividad se subcontrata no tiene sentido dividirla en actividades menores, ya que el subcontratista será el responsable de la gestión de esa parte del proyecto.

• Determinación de las características de cada actividad

Es conveniente documentar todas las características de cada una de las actividades. Esto permite, frente a imprevistos durante la realización del proyecto, re planificar rápidamente, reduciendo las posibilidades de cometer errores en el proceso.

• Localización de hitos o puntos claves de control

• Los hitos se utilizan como marcadores o puntos de control. Indican fechas o puntos dentro del proyecto que se han de tener en especial consideración.

• Un hito es una actividad de duración nula (0 horas)

• Búsqueda de dependencias entre actividades

Es necesario explicitar todas las dependencias, y no sólo las más restrictivas. La obtención de una planificación fiable depende, en buena medida, de una correcta determinación de las dependencias entre actividades.

• Determinación de los recursos que participarán en el proyecto

Consideraremos un recurso a toda persona, empresa, instrumento o material necesario para llevar a cabo una actividad.

• Revisión y análisis crítico del proyecto

Al terminar esta fase se dispondrá de la planificación que servirá de referencia para el desarrollo del proyecto.

SEGUIMIENTO Y CONTROL

El seguimiento persigue que el proyecto se ajuste a la planificación inicial. Requiere:

• Creación de un plan de referencia

Si el proyecto se aleja mucho del plan de referencia, llega un momento en que es necesario crear un nuevo plan de referencia, más próximo a la realidad del proyecto.

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