Glosario De Terminos Archivisticos

Glosario de términos archivísticos

1. ACERVO DOCUMENTAL: La variedad, la riqueza y la accesibilidad de las colecciones son las cualidades principales de la Biblioteca Pedro Mir de la UASD, incluye, además de libros, diversos tipos de materiales audiovisuales, digitales, sonoros y multimedios, así como acceso a Internet y a Bases de Datos especializadas y colecciones virtuales, propias de nuestra era digital y biblioteca virtual, debidamente procesadas y tratadas para su consulta.

2. ACTIVIDAD ADMINISTRATIVA: Conjunto de actividades afines, dirigidas a proporcionar a las unidades de una organización los recursos y servicios necesarios para hacer factible la operación institucional.

3. AGN: Con la creación del Archivo General de la Nación a través de la Ley 80 de 1989 se le asigna la función de establecer, organizar, y dirigir el Sistema Nacional de Archivos con el fin de planear y coordinar la función archivística en toda la nación, salvaguardar el patrimonio documental del país y ponerlo al servicio de la comunidad.

Posteriormente, la Ley 594 de 2000, define los órganos asesores, coordinadores y ejecutores del Sistema. Esta normatividad fue reglamentada por el Decreto 4124 de 2004, que establece las instancias del Sistema Nacional de Archivos y le asigna a éstas, las funciones que deben cumplir para su desarrollo.

El Sistema Nacional de Archivos se define como el conjunto de instituciones archivísticas públicas o privadas con funciones públicas y aquellas privadas que manifiesten el interés de pertenecer al sistema, sean éstas del orden nacional, departamental, distrital o municipal y de las comunidades indígenas creadas por ley, que articuladas entre sí posibilitan la homogenización y normalización de los procesos archivísticos, promueven el desarrollo de estos centros de información, la salvaguarda del patrimonio documental y el acceso de los ciudadanos a la información y a los documentos, en todo el territorio nacional.

4. AGRUPACIONES DOCUMENTALES: Son los conjuntos de documentos generados por una unidad administrativa en ejercicios de sus funciones.

5. ARCHIVALÍA: Archivería. f. Término adaptado de las escuelas europeas, como conjuntos de materiales de consulta de un archivo. Si bien es cierto que algunos identifican como equivalentes los conceptos de archivo y archivalía, hoy se advierte una señalada tendencia a separarlos como distintos. El archivo es la institución que tiene por objeto conservar debidamente clasificados, los documentos y papeles que constituyen su fondo y la archivalía, en cambio comprende toda la documentación producida y recibida por el archivo (escritos, cartas, dibujos, mapas planos, películas, discos, etc.)desplazando así los valores aportados por la Diplomática. // Patrimonio documental.

6. ARCHIVÍSTICA: Técnicas aplicadas o que traten de los archivos, de las colecciones y documentos que se ahí conservan.

7. ARCHIVO: Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona o entidad pública o privada, en el transcurso de su gestión, conservados respetando aquel orden para servir como testimonio e información a la persona o institución que los produce y a los ciudadanos, o como fuentes de la historia. También se puede entender como la institución que está al servicio de la gestión administrativa, la información, la investigación y la cultura.

8. ARCHIVO CENTRAL: Es aquel en el que se agrupan documentos transferidos por los distintos archivos de gestión de la entidad respectiva, porque han concluido su trámite pero siguen teniendo vigencia. Siguen siendo objeto de consulta por las propias oficinas y particulares en general.

9. ARCHIVOS DE GESTIÓN: Los Archivos de Gestión son aquellos en los que se reúne la documentación, que se encuentra en trámite, en busca de solución a los asuntos iniciados, sometida a continua utilización y consulta administrativa por las mismas oficinas u otras que lo soliciten.

10. ARCHIVO HISTÓRICO: Es aquél al que se transfieren desde el archivo central los documentos de archivo de conservación permanente.

11. ARCHIVO TOTAL: Concepto que hace referencia al proceso integral de los documentos en su ciclo vital.

12. BIBLIOTECA: Cualquier colección organizada de libros y publicaciones en serie impresos u otros tipos de documentos gráficos o audiovisuales disponibles para el préstamo o consulta.

13. BULA: Documento pontificio relativo a materia de fe o de interés general, concesión de privilegios, etc., expedido por la cancillería apostólica y autorizado con el sello de su nombre u otro parecido estampado con tinta roja.

14. CATÁLOGO: Instrumento de consulta que describe unidades documentales.

15. CENTRO DE DOCUMENTACIÓN: El centro de documentación es una unidad de información que reúne, gestiona y difunde la documentación de un área del conocimiento determinado o la producida por un organismo o institución a la que se circunscribe.

16. CICLO VITAL: Etapas sucesivas por las que atraviesan los documentos desde su producción o recepción en la oficina y su conservación temporal, hasta su eliminación o integración a un archivo permanente.

17. CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL: Fase del proceso de organización documental, en la cual se identifican y establecen agrupaciones documentales de acuerdo con la estructura orgánico-funcional de la unidad productora (fondo, sección, series y/o asuntos).

18. CONSERVACIÓN DOCUMENTAL: Conjunto de medidas preventivas o correctivas adoptadas para asegurar la integridad física y funcional de los documentos de archivo.

19. CONSULTA DOCUMENTAL: Acción y efecto de consultar documentos.

20. CUSTODIAR: Guarda o tenencia de documentos por parte de una institución o una persona, que implica responsabilidad jurídica en la administración y conservación de los mismos, cualquiera que sea su titularidad.

21. DATO: Es una representación simbólica (numérica, alfabética, algorítmica etc.), un atributo o una característica de una entidad. El dato no tiene valor semántico (sentido) en sí mismo, pero si recibe un tratamiento (procesamiento) apropiado, se puede utilizar en la realización de cálculos o toma de decisiones. Es de empleo muy común en el ámbitoinformático y, en general, prácticamente en cualquier disciplina científica.

22. DECRETO 4124 DE 2004: Del Ministerio De Cultura. Por el cual se reglamenta el Sistema Nacional de Archivos, y se dictan otras disposiciones relativas a los Archivos Privados.

23. DESCRIPCIÓN DOCUMENTAL: Es el empleo de técnicas que permitan crear auxiliares o instrumentos de información con el objeto de tener un conocimiento seguro y completo de la documentación existente el archivo. Comprende el análisis de los documentos: de sus tipos, tanto diplomáticos como jurídicos, de su contenido, del lugar y fecha de su redacción, de sus caracteres externos y de sus datos para su localización.

24. DIGITALIZACIÓN: Técnica que permite la reproducción de información que se encuentra guardada de manera analógica (soportes, papel, video, casettes, cinta, película, microfilm y otros) en una que sólo puede leerse o interpretarse por computador.

25. DIPLOMÁTICA DOCUMENTAL: Disciplina que estudia las características internas y externas de los documentos conforme a las reglas formales que rigen su elaboración, con el objeto de evidenciar la evolución de los tipos documentales y determinar su valor como fuentes para la historia.

26. DISPOSICIÓN FINAL DE DOCUMENTOS: Decisión resultante de la valoración hecha en cualquier etapa del ciclo vital de los documentos, registrada en las tablas de retención y/o tablas de valoración documental, con miras a su conversación total, eliminación, selección y/o reproducción.

27. DISTRIBUCIÓN DE DOCUMENTOS: Establece la vía por la que los documentos serán enviados a los usuarios, cómo serán controlados y los procedimientos para enviar revisiones y descartas las antiguas.

28. DOCUMENTO: Información registrada, cualquiera que sea su forma o el medio utilizado:

29. DISTRIBUCIÓN DOCUMENTAL: Establece la vía por la que los documentos serán enviados a los usuarios, cómo serán controlados y los procedimientos para enviar revisiones y descartas las antiguas.

30. DOCUMENTO BORRADOR: Escrito que se hace para corregirlo y copiar luego de él el definitivo. Es un documento provisional, preparatorio, previo al ejemplar original.

31. DOCUMENTO COPIA: Es el ejemplar de un documento que contiene el texto del texto original, pero que no ha sido producido para cumplir el objetivo por el cual se creó el documento y por lo tanto omite requisitos del original o lleva la advertencia es “Es Copia”.

32. DOCUMENTO DE ARCHIVO: registro de información producido o recibido por una persona o entidad en razón de sus actividades o funciones, que tiene valor administrativo, fiscal, legal, científico, económico, histórico o cultural y debe ser objeto de conservación.

33. DOCUMENTO DISPOSITIVO: Documento destinado a disponer de un derecho o modificar una relación

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