Grupo GIMEX

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Uno de los puntos que estamos considerando en  la propuesta del departamento de compres el siguiente:

Es realizar un comité de compras el cual se debe llevar acabo con personas  que  se tendrán que reunir semanalmente para establecer mecanismos  y tener una buena coordinación  que  permita el área de compres  en la cual se desarrollaran actividades eficientes y transparentes.

Su integración  en el área debe consolidar una debida organización de distintas  acciones  que vayan ocurriendo en el transcurso del desarrollo de planes en la empresa, ya que generalmente  se debe integrar por los directivos  de las diferentes áreas  relacionadas  con compras.

Las áreas que deben conformar este comité  son:

• Dirección General
• Finanzas
• Producción
• Contabilidad
• Compras
• Crédito y cobranza
• Ventas

 El por qué no se menciona el almacén entre los departamentos es porque nuestra empresa no tiene, por lo tanto las áreas mencionadas deben llevar una buena relación entre sí para tener un mejor control del comité mencionado.

Los integrantes del comité deben ser: director General, director de Finanzas, director de Ventas, director de Producción, director de Compras, Otros.

Antes de realizar o  constituir un comité de compras, primero debemos  tomar en cuenta que  tipo de sistema o funciones  de compras se usaran:

1-Centralizado (control de las compras en oficinas corporativas).

2-Descentralizado (cada área o unidad de negocio se encarga de efectuar las compras para su propia operación).

3-Mixto (Compras mayores se manejan centralizadamente y compras regulares u ordinarias de manera local o por área).

Después de definir lo antes mencionado, debe ser  conveniente tener en mente las funciones de cada uno de los integrantes del comité de compras:

1. Director General. Se encarga de avalar o refutar todas las decisiones tomadas por el Comité de Compras y de reorganizar al comité con la finalidad de dar la debida transparencia a las compras de la empresa.

2. Director de Finanzas. A cargo de aprobar o modificar los programas de adquisiciones según sea el caso, estableciendo las bases (políticas y normas) que han de aplicarse para ejecutar el presupuesto. También se encarga de evaluar los resultados obtenidos en la ejecución del programa integral de adquisiciones.

3. Director de Ventas. Aporta elementos de pronóstico de ventas que influyen en la estimación del volumen de piezas por adquirir, así como tipo y calidad de los materiales. También interviene cuando el inventario de determinado artículo es excesivo, aporta la estrategia para desplazar dicho artículo junto con toda su área.

4. Director de Producción. Su principal responsabilidad en el comité de compras es indicar los lineamientos técnicos que se requieren para la adquisición de maquinaria y equipo pesado, así como también los tiempos en que es necesario recibir materia prima y entregar producto terminado.

5. Director de Compras. El director de Compras estará a cargo de vigilar el correcto y ético funcionamiento de las adquisiciones, así como de  determinar políticas hacia proveedores e influir en las políticas internas de compras. Tiene además una función conciliadora con todas las áreas de la empresa a las cuales debe servir.

6. Otros. Almacén y logística. Son otra área que interviene en el Comité de Compras pues es quien finalmente va a completar la cadena de suministro de la empresa y encargarse de que funcione adecuadamente llevando no sólo el control de inventarios, sino también de vigilar – y aplicar- el just in time para la eficiente operación de la producción y distribución.

Otro de los puntos que toamos en cuenta es la negociación y evaluación con proveedores.

Cuando se  realiza la negociación con los proveedores, en GIMEX  n ocasiones  los factores básicos  del análisis pueden resultar  contraproducentes o insuficientes para la toma de decisiones y la solicitud de algún pedido, haciendo que el proceso de selección  y de negociación  sea más difícil de lo que se desea. Así de esta forma, se deberán tomar en cuenta  todo lo relacionado con esto:

A-Las características técnicas y facilidad de uso del producto.

B-La capacitación ofrecida por el proveedor para emplear el producto y el tiempo requerido para ello.

C-La flexibilidad del proveedor para adaptarse a las necesidades del cliente.

D-La confianza y entendimiento entre comprador y vendedor que aseguren comodidad en la relación.

Por su parte, el proveedor debe evaluar de parte de la empresa compradora lo siguiente:

E-Riesgo percibido (capacidad y plazo de pago).

F-Proceso de compra (incluida la forma en cómo se toman decisiones).

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