Guía técnica colombiana

GESTIÓN INTEGRAL DE SOLUCIONES DOCUMENTALES

DEPARTAMENTO DE CORRESPONDENCIA

MANUAL DE CONSULTA ELABORACIÓN DE DOCUMENTOS

ELABORADO POR:

AURA JANNEHT GÓMEZ MENESES

BOGÓTA D.C 3 DE MARZO DE 2013

NOVA BEUTY TECHNIQUES

DEPARTAMENTO DE CORRESPONDENCIA

GESTIÓN INTEGRAL DE SOLUCIONES DOCUMENTALES

MANUAL DE CONSULTA ELABORACIÓN DE DOCUMENTOS

ELABORADO POR:

AURA JANNETH GÓMEZ MENESES

Presentado a:

FLOR ÁNGELA GUANA

TECNÓLOGO GESTIÓN DOCUMENTAL

SENA CENTRO GESTIÓN ADMINISTRATIVO

GESTIÓN DOCUMENTAL Y DE LA INFORMACIÓN

260945

BOGÓTA D.C 3 DE MARZO DE 2013

TABLA DE CONTENIDO

Pag

INTRODUCCIÓN

1. OBJETIVO

1.1. OBGETIVO GENERALES

1.1.1. Objetivos específicos

2. ASPECTOS GENERALES PARA LA COMUNICACIÓN

2.1. ZONAS

2.1.1. Zona 1

2.1.2. Zona 2

2.1.3. Zona 3

2.2. MARGENES

2.3. ESTILOS

2.3.1. Bloque extremos

2.3.2. Bloque

2.3.3. Semibloque

2.4. FUENTES

3. TRATAMIENTO. SALUDO Y DESPEDIDA

3.1. TRATAMIENTO

3.2. SALUDO

3.3. DESPEDIDA

4. CARTAS

4.1.1. Estilos

4.1.1.1. Bloque extremo

4.1.2.1. Esquema

4.1.1.2. Documento

4.2. BLOQUE

4.2.1. Esquema

4.2.1.1.1. Semibloque

4.2.1.1.2. Esquema

INTRODUCCIÓN

Esta guía técnica colombiana (GTC) tiene como propósito brindar herramientas que faciliten la gestión documental en las organizaciones.

La característica principal del trabajo tiene como fin conocer bien la norma y tomar las medidas de previsión, que faciliten la organización y la presentación y el manejo de las comunicaciones impresas y electrónicas.

1. OBJETIVO

1.1. OBJETIVO GENERALES

Este trabajo tiene en cuenta los aspectos generales de las comunicaciones y presenta un orden para las partes de cada tipo de documento, con base en el estilo y la presentación que demandan los protocolos organizacionales y que se establecen en los manuales de procedimientos de cada organización, para la producción de documentos.

1.1.2. Objetivo especifico

 Presentar un sistema eficiente de orden para cada tipo de documento, para la producción de los mismos.

 Revisar si los objetivos básicos para los cuales se creó el sistema

 Cumplir con la normatividad del ciclo vital del documento a través del tiempo.

 Fomentar el orden de la presentación de los documentos producidos en el archivo de acuerdo con las normas establecidas por el (AGN) en todas las organizaciones públicas o privadas.

2. ASPECTOS GENERALES PARA LA COMUNICACIÓN

En caso de ser necesario, todos los documentos que se presentan en esta guía pueden imprimirse por ambas caras de la hoja.

NOTA Con el fin de usar papel adecuado para la conservación y archivo de este documento, véase la norma NTC 4436, el artículo 9 del acuerdo 060 del archivo general de la nación (AGN) y el anexo B informativo de esta norma.

2.1. ZONAS

2.1.1. Zona 1

Espacio destinado para el membrete que incluye: razón social, sigla o acrónimo, logotipo en caso de tenerlo y el número de contribución tributaria (NIT). Se recomienda usar las siguientes medidas: 14cm. Horizontales, desde el borde izquierdo de la hoja y 3cm y en 4cm verticales desde el borde superior.

2.1.2. Zona 2

Espacio destinado para la impresión de la dirección, apartado, correo electrónico, sitio web, fax, teléfono y lugar de origen y país. Se recomienda usar las siguientes medidas: entre 1,5 cm y 2 cm desde el borde inferior de la hoja y centrado.

2.1.3. Zona 3

Espacio superior derecho destinado al registro y radiación del documento; es complementaria de la zona 1.

2.2. MÁRGENES

Se recomiendan las siguientes márgenes.

Superior entre 3 cm y 4 cm.

Inferior entre 2cm y 3cm.

Lateral izquierdo entre 3 cm y 4 cm.

Lateral derecho entre 2cm y 3 cm.

Si el documento se va a imprimir por ambas caras de la hoja, se recomienda que los márgenes laterales sean simétricos a 3 cm.

NOTA En computador se trabaja con páginas paralelas, convirtiéndose el margen izquierdo en interno y el derecho externo.

Cuando se usa papel sin membrete, se recomienda dejar un margen superior de entre 3 cm y 4 cm, que corresponde al encabezado (del procesador de texto o computador). Este espacio es para la razón social de la organización a la cual pertenece el documento que se va a generar. Así mismo, para el margen inferior se dejan entre 2 cm y 3 cm, desde el borde inferior de la hoja. Este espacio es el pie de página (dado también por el procesador de texto o computador) y se utiliza para los datos de la zona 2. En el mismo sentido, en cuanto a los márgenes laterales se recomiendan que la izquierda se deje entre 3 cm y 4 cm y a la derecha entre 2 cm y 3 cm, dependiendo del encabezado y pie de página.

2.3. ESTILOS

Para efectos de la distribución del contenido de la comunicación, se tiene tres estilos como alternativas: bloque extremo, bloque y semibloque.

2.3.1. Bloque extremo

Todas las líneas parten del margen izquierdo

2.3.2. Bloque

Las líneas de código, lugar de origen, fecha de elaboración, firma y cargo se escriben partiendo del centro del escrito hacia el margen derecho.

2.3.3. Semibloque

Conservando la distribución del estilo de bloque, el primer renglón de cada párrafo tiene una sangría de 5 espacios a 10 espacios.

NOTA Estos estilos se utilizan de acuerdo con los establecidos en los procesadores de palabra.

2.4. FUENTES

Se recomienda que toda comunicación se escriba en una fuente clara, agradable a la vista

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