HALLAZAGOS

I. Introducción

La parte fundamental del Informe de Auditoría los constituyen las Recomendaciones, que se proporcionan a la entidad auditada. Sin embargo, para llegar al resultado, se deben realizar diversas actividades, y llevar a cabo procedimientos de auditoría. Desde la planeación de la auditoría, ejecutarla, y la parte final la comunicación de resultados, dentro del cual se incluyen los hallazgos, que constituyen las debilidades identificadas durante la ejecución del trabajo, constituyen la base la elaboración de las recomendaciones.

A lo largo del presente trabajo se desarrolla el tema de Hallazgos en una auditoría gubernamental, que va desde la definición de un hallazgo, se establecen los objetivos de formulación, se establece a los responsables de su formulación, además se da a conocer la estructura de los hallazgos, los procedimientos para su redacción, se dan a conocer las acciones legales y administrativas, derivadas de la confirmación de los hallazgos, las sanciones, establecidas según la clasificación de los hallazgos, los cuales pueden relacionarse con el control interno o bien con el cumplimiento de leyes, y finalmente se exponen los papeles de trabajo y otros documentos utilizados para la recopilación, notificación y comunicación de los Hallazgos.

1. Definición

Generalmente, el término hallazgo es empleado es un sentido crítico y se refiere a debilidades en el sistema de control interno detectadas por el auditor.

El hallazgo, abarca hechos y otra información obtenida por el auditor que merecen ser comunicados a los empleados y funcionarios de la organización auditada y las otras personas interesadas.

Se denomina hallazgo de auditoría al resultado de la comparación que se realiza entre un criterio y la situación actual encontrada durante el examen a un departamento, un área, actividad u operación.

Es toda información que a juicio del auditor permite identificar hechos o circunstancias importantes que inciden en la gestión de recursos de la organización programada o proyectos bajo examen que merecen ser comunicados en el informe.

Sus elementos son: condición, criterio, causa, efecto y recomendación.

 Requisitos Principales de un Hallazgo de Auditoría

Los requisitos que debe reunir un hallazgo de auditoría son:

i. Importancia relativa que amerite ser comunicado

ii. Basado en hechos y evidencias precisas que figuren en los papeles de trabajo

iii. Objetivo (obrar con objetividad, equidad y realismo)

iv. Convincente para una persona que ha participado en la auditoria.

 Factores a Considerar en el Desarrollo de un Hallazgo de Auditoría

El auditor debe estar capacitado en las técnicas para desarrollar hallazgos en forma objetiva y realista. Al realizar su trabajo debe considerar los factores siguientes:

i. Condiciones al momento de ocurrir el hecho

ii. Naturaleza, complejidad y magnitud administrativa y financiera de las operaciones examinadas.

iii. Análisis crítico de cada hallazgo importante

iv. Integridad del trabajo de auditoria

v. Autoridad legal

vi. Diferencia de opinión, conclusiones y recomendaciones

2. Objetivos

Tiene por finalidad asegurar el debido proceso y el ejercicio real del derecho de defensa de parte de los auditados, cautelando que los hallazgos que se les comuniquen estén sustentados en evidencias suficientes, competentes y relevantes y cuenten con los atributos de condición, criterio, causa y efecto, los cuales deberán contar con la supervisión y los controles de calidad correspondientes, a efecto de evitar reclamos posteriores de los auditados que conlleven a la reformulación de los informes de Auditoría, afectando la imagen de los Órganos de Control institucional.

Además, el Manual de Auditoría Gubernamental establece los siguientes objetivos:

 Que la evidencia cumpla con los objetivos establecidos en la planificación.

 Obtener seguridad razonable sobre el área o cuentas auditadas.

 Incluir en el informe las deficiencias de importancia.

 Que los hallazgos se encuentren debidamente justificados.

3. Responsables

3.1 Auditores Gubernamentales

Son los encargados de identificar las deficiencias del control interno o el incumplimiento de leyes, de acuerdo a las pruebas realizadas durante la ejecución de la auditoría, y de redactarlos en los papeles de trabajo.

3.2 Encargados

Se encargan de evaluar el trabajo de los auditores gubernamentales, además de orientarlos, para la aplicación de criterios y redacción de los hallazgos en los papeles de trabajo.

3.3 Supervisores

Se encargan en conjunto con los Encargados, de la revisión en la identificación y redacción de los hallazgos, realizados por los auditores gubernamentales. Además en conjunto discuten los mismos, con los responsables de la entidad auditada.

4. Estructura de Hallazgos

Todo hallazgo debe estructurarse y redactarse tomando en cuenta los siguientes atributos:

4.1 Título

Se refiere en forma resumida y general al nombre del hallazgo, el cual debe hacer referencia al problema principal que se quiere informar.

4.2 Condición

Se refiere a la descripción del funcionamiento actual del sistema, el procedimiento, etc. en los que se ha identificado una deficiencia, irregularidad etc., cuyo grado de desviación debe ser demostrada. (causa - efecto)

4.3 Criterio

Se refiere a la forma como debió funcionar o realizarse lo que se está evaluando; generalmente el criterio se encuentra establecido en leyes, reglamentos, manuales etc. Si el criterio no se encuentra descrito explícitamente en los documentos anteriores, el auditor define el mismo con base en su experiencia, tomando en cuenta los requisitos mínimos de control interno que deben estar incorporados a los sistemas, procesos y operaciones.

4.4 Causa

Es la razón fundamental por la cual ocurrió la condición, o el motivo por el que no se cumplió el criterio. Su identificación requiere de la habilidad de análisis, investigación y juicio profesional del auditor gubernamental, lo cual servirá de base para el desarrollo de una recomendación constructiva.

4.5 Efecto

Se

...