IMPORTANCIA DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN PARA LAS EMPRESAS EN LA ACTUALIDAD

IMPORTANCIA DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN PARA LAS EMPRESAS EN LA ACTUALIDAD

Actualmente en un mundo globalizado y un entorno  empresarial tan competitivo en el que nos encontramos, se hace necesario que las organizaciones estén a la vanguardia en los sistemas de información que utiliza. Es un hecho  que estamos en la era digital y la profesión contable no puede estar al margen de lo que está sucediendo y debe adaptarse a  este cambio que ya empezó y está pasando ahora Hoy más que nunca las empresas manejan grandes volúmenes de información, la clave está en ¿cómo administra y utiliza dicha información?, por ello es importante que se  lleve registro y control de cada una de las operaciones y actividades que estas  realizan, para lo cual se debe implementar un sistema de información  que  busque generar información verídica, confiable y sobre todo oportuna para la toma acertada de decisiones.

EL sistema de información se define como un conjunto de componentes o elementos que interactúan entre sí para recolectar, procesar, almacenar y distribuir la información para tomar decisiones y ejercer control en una organización. Partiendo de esta definición podemos decir que el sistema de información es un sistema en cual interactúan ciertos elementos como lo son las personas, que son emisores y receptores de la información; la información que son un conjunto de datos organizados y procesados; y  las herramientas tecnológicas (equipos de cómputo, software contable, correos, plataformas, etc.) utilizadas para soportar, recolectar, almacenar y generar información.

Continuando con la definición me dice que  los sistemas de información tienen como finalidad  brindar información veraz y oportuna para la toma de decisiones, esto es válido resaltarlo porque en muchos casos las empresas se ven afectadas cuando no se cumplen estos dos aspectos. Por ejemplo, la alta gerencia de una empresa decide otorgarle a todos sus empleados una prima extra como resultado de las buenas ventas y utilidades registradas en ese año, pero la realidad es algo diferente y las ventas y utilidades no resultan ser tan buenas como se había estipulado, esa mala decisión de incurrir en ese gasto innecesario ha provocado una situación financiera muy desfavorable en la entidad, situación que se pudo haber evitado si la información fuera sido verás, que no es otra cosa que mostrar lo más posible la realidad de la empresa, lo más probable es que se fueran tomado mejores decisiones y se fuera evitado una mala situación financiera, si se fuera tenido la información correcta.

Para tener un adecuado sistema de información hay aspectos que se deben tener en cuenta como:

• Todas las empresas no son iguales, tiene personas, necesidades, objetivos y naturaleza diferente, por ello un sistema de información no es necesariamente aplicable a todas las empresas, es por eso que generalmente las grandes empresas poseen su propio sistema de información diseñado en base a las necesidades de la empresa.
• En un sistema de información es importante el papel de las personas para que este cumpla su finalidad. Es decir se deben establecer controles para velar por la veracidad de la información, de nada sirve tener un muy buen software contable  si la información que se ingresa a este es errónea y no hay controles para evitar que esto ocurra..
• Los sistemas de información deben ser flexibles, es decir,  estar sujetos a cambios adaptándose a las necesidades de la empresa. Por ejemplo para cumplir con una nueva legislación tributaria o el cumplimiento de una política de la organización es necesario ajustar el sistema de información a lo que este establezca.

En la profesión contable se ha evidenciado su irrelevante uso, dado que desde siempre y sobre todo actualmente maneja grandes volúmenes de información. Para las empresas no es una opción sino su única alternativa si quieren mantenerse en competencia, hoy en día le es aplicable ese adagio popular que dice  “Quien tiene la información tiene el poder” porque fundamentados en una información veraz  los entes económicos pueden tomar decisiones idóneas.

...