INFORME DE DIAGNOSTICO DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL

INFORME DE DIAGNOSTICO DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL

En el marco del proyecto de inversión “Sistema Integral de Gestión Documental” y en concordancia con las funciones asignadas en la Resolución No. 180 de 2014, artículo 26, se hace necesario la revisión de todo el proceso de la administración documental de acuerdo con las normas archivísticas vigentes, con el fin de garantizar la conformación de los procesos y la formulación de políticas de gestión documental adecuadas para la Superintendencia Nacional de salud de conformidad con la estructura adoptada mediante el Decreto No.2462 de 2013. En este sentido se hizo necesario realizar las visitas de verificación de cada uno de los archivos de gestión de la entidad.

1. OBJETIVO

Teniendo en cuenta que la gestión documental es un proceso transversal a toda la entidad, por los diferentes aspectos y componentes que deben ser coordinados por la respectiva Secretaria General y la Subdirección Administrativa, se estableció como objetivo hacer seguimiento a la administración documental desarrollada por la entidad en cuanto a las acciones tomadas, el estado de los archivos de gestión y fortalecimiento de las labores planteadas de acuerdo con la normativa archivística vigente.

Dentro de la metodología y cronograma establecido se definió evaluar los parámetros dentro de la normativa archivística, particularmente lo establecido en los Decretos Nacionales 2578 y 2609 de 2012.

                 INFORME SISTEMA PARA ORGANIZACIÓN DE DOCUMENTOS

En el año 2012, se expidieron normas de carácter nacional (Decretos 2578 y 2609), los cuales reglamentan la gestión documental de manera técnica y asignan al Comité Interno de Archivo de las Entidades la responsabilidad por la administración de la gestión documental institucional y por la conformación de los planes institucionales de archivos, suministrando las directrices técnicas para ejecutar esa función institucional.

Con base en este marco legal y normativo y en el análisis de evidencias y respuestas registradas en el formulario de encuesta, se presentan a continuación los resultados obtenidos en la visita de seguimiento y la aplicación de la encuesta.

Frente a los resultados del seguimiento se observa:

CONFORMACIÓN DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL Y ARCHIVOS

Dentro de la estructura organizacional actual se encuentra una dependencia encarga exclusivamente de la gestión documental en la entidad.

La entidad no cuenta dentro de su programa de capacitación el componente sobre gestión documental para sus funcionarios. Los esfuerzos realizados sobre la materia, parten de las mismas necesidades al corto plazo presentadas en la cotidianidad y urgencias documentales, desarrolladas por los funcionarios responsables.

1. PLANEACIÓN

Dado que la gestión documental es un proceso de carácter transversal al funcionamiento de la entidad, se considera que las entidades deberán elaborar un plan, el cual permita fijarse metas a corto, mediano y largo plazo y estipular qué pasos se deberían seguir para llegar a ella.

Frente a los resultados del seguimiento se observa:

• La entidad tiene formulado un programa de gestión documental general, pero no está proyectado a fijarse metas a corto, mediano y largo plazo.
• Las fuentes de financiación para el desarrollo de labores para la presente vigencia corresponden a inversión y funcionamiento.

• Cuentan con unos procedimientos orientados a la aplicación de la normativa archivística, los cuales no se están aplicando-

La entidad no cuenta con Programa de Gestión Documental -PGD-, según lo establece el artículo 10 del Decreto Nacional 2609 de 2012, en donde se incluyan todas las necesidades que se deben definir para la adecuada gestión documental.

1. PRODUCCIÓN DOCUMENTAL

La producción documental se entiende como la generación de documentos en las entidades sean éstas públicas o privadas, en cumplimiento de sus funciones, normalizando la utilización de modelos y formatos para la producción de documentos, así como los soportes y equipos que contribuyan al cuidado del medio ambiente.

Frente a los resultados del seguimiento se observa:

• La producción de comunicaciones, corresponde a documentación generada a través de sistemas ofimáticos, impresa en papel.

• No se ha implementado estrategias para la reducción del consumo de papel, se identifica la ausencia de políticas relacionadas con el uso racional del papel en las oficinas.

1. GESTIÓN Y TRÁMITE DOCUMENTAL:

Comprende las actuaciones necesarias para el registro, la vinculación, el control y seguimiento a los trámites que surte el documento hasta la resolución de los asuntos. (Flujos documentales).

se observa:

• En términos generales, la administración de comunicaciones oficiales y lo relacionado con PQRS cumple con los procedimientos relacionados con recepción, radicación y distribución de correspondencia que se definen en el Acuerdo No. 060 del Archivo General de la Nación.

• A nivel de disposición de la ventanilla única de radicación cuenta un punto principal de recepción de correspondencia,

• La entidad no ha adelantado actividades sobre la normalización y acceso a los documentos de archivos, que facilite el intercambio de correspondencia utilizando medios electrónicos, de acuerdo con lo previsto en la Ley 1437 de 2011, por la cual se expide el Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo.

1. ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL

Este proceso de la gestión documental hace referencia al conjunto de acciones orientadas a la clasificación, ordenación y descripción de los documentos, como parte integral de los procesos archivísticos.

Frente a los resultados del seguimiento se observa:

• Los Archivos de Gestión están organizados y no identificados por los responsables de cada una de las oficinas.

• No cuentan con la tabla de retención documental –TRD- actualizada, pero continúan marcando las unidades documentales según las series y subseries existentes en la versión de tabla elaborada en el año 2007. Es de anotar que este instrumento se está actualizando y aún no ha sido convalidado por el Archivo General de la Nación

• Se almacena documentación en AZ, y carpetas; los archivos de gestión cuentan con archivadores rodantes, pero no son suficientes en algunas dependencias ante el volumen documental.

• Hay documentación que está registrada en el formato único de inventario documental – FUID-, establecido en el Acuerdo 042 de 2002 del AGN.
• El Archivo Central esta tercerizado con la Compañía Colombiana de Servicios de Valor Agregado y Telemáticos COLVATEL S.A. ESP. cuenta con dos depósitos: en Cota y la Sevillana.

1. TRANSFERENCIA:

Proceso de la gestión documental en la cual se adelanta la remisión de documentos del Archivo de Gestión al Central y de éste al Histórico, de conformidad con los tiempos de retención definidos en las tablas de retención y tablas de valoración documental.

Frente a los resultados del seguimiento se observa:

• Inexistencia del cronograma de transferencias documentales secundarias, en consideración a la ausencia de la tabla de valoración documental.

• Se está elaborando el plan coordinado que determine los lineamientos de administración y de transferencia, así como de los niveles de archivo que se requieren implementar en la entidad.

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f. DISPOSICIÓN DE DOCUMENTOS:

Es un proceso permanente y continuo en cualquier etapa del ciclo de vida de los documentos, con miras a determinar la utilidad administrativa y la disposición final para las series documentales con base en el estudio de valores primarios y secundarios. (Archivos de Gestión, Archivo Central y Archivo Histórico).

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