INTRODUCCIÓN AL ESTUDIO DE LOS SISTEMAS ADMINISTRATIVOS.

1. UNIDAD 1

INTRODUCCIÓN AL ESTUDIO DE LOS SISTEMAS ADMINISTRATIVOS.

EL ENFOQUE DE LOS SISTEMAS ADMINISTRATIVOS EN LAS ORGANIZACIONES.

        El avance tecnológico, el tamaño de las organizaciones y la rapidez con la que se producen los cambios en todos los ordenes, en el político, económico, jurídico, fiscal y social, están obligando a idear procedimientos administrativos más dinámicos, mas fluidos y flexibles que a  veces tienden a romper con las estructuras y procedimientos del desempeño exacto y eficiente que aconseja la administración tradicional, a efecto de lograr valores programáticos que reclaman la unificación e integración de insumos complejos, tanto externos como internos. En la corriente del pensamiento administrativo, uno de los elementos mas destacados es el que se conoce con el nombre de “teoría de los sistemas”.

AMBIENTE ADMINISTRATIVO: Todo sistema administrativo depende de su ambiente y de la necesidad de que las organizaciones tengan aptitud para sentir y responder a los cambios del mismo, a fin de lograr su sobrevivencia y desarrollo. La forma como se establecen los enlaces entre la organización y su ambiente es mediante los elementos cíclicos: insumo-proceso organizacional-producción-retroalimentación. Las transacciones que realiza la organización con estos enlaces varían en frecuencia, intensidad, duración y dirección, según la disposición que ocupa el sistema organizacional dentro del ambiente.

Se destacan dos clases de ambiente:

AMBIENTE INMEDIATO, CERCANO O ENFOCADO: se compone del grupo de personas, organizaciones y medio físico con las cuales la organización tiene transacciones o contactos directos e intensivos, además de ser los que condicionan las circunstancias que afectan la asignación de recursos y la absorción de los productos.

AMBIENTE DISTANTE, LEJANO O DIFUSO: se refiere a las fuerzas más amplias de la sociedad o las personas o entidades que influyen o tienen impacto en forma indirecta sobre la organización o en forma directa sobre el ambiente inmediato. Entre las fuerzas, organizaciones e individuos que componen el ambiente distante de una organización se pueden mencionar:

• Las condiciones económicas generales
• Las tendencias demográficas
• El nivel tecnológico
• La estabilidad política
• El nivel cultural
• La estructura de otros sistemas no directamente relacionados.

El conocimiento y sensibilidad de la existencia de los ambientes y de sus componentes y conducta son necesaria para que todo director o administrador pueda comprender con exactitud no solo los requerimientos del funcionamiento eficiente de la estructura interna, sino los que exige la relación de dependencia entre la organización y su ambiente, pues solo en ese forma podrá dar la debida respuesta a dichos cambios para asegurar el éxito de su acción.

SISTEMA: es un conjunto ordenado de procedimientos (operaciones y métodos) relacionados entre sí, que contribuyen a realizar una función.  Es una red de procedimientos relacionados entre sí y desarrollados de acuerdo a un esquema integrado para lograr una mejor actividad de la empresa.

El sistema se compone en:

Elementos físicos: formas, reportes, equipo, material, papel.

Elementos de información: datos, archivo de datos, instrucciones, procedimientos, medidas evaluaciones-comparaciones.

Elementos humanos: quien, acciones tomadas, conexiones-interrelaciones.

PROCEDIMIENTO: es la sucesión cronológica y secuencial de operaciones concatenadas entre sí, que se constituyen en una unidad, en función de la realización de una actividad o tarea especifica dentro de un ámbito predeterminado de aplicación. El procedimiento se caracteriza por no ser un sistema, por no ser un método individual de trabajo, por no ser una actividad especifica.

METODO: es la manera de efectuar una operación o una secuencia de operaciones.

ACTIVIDAD: Es un conjunto de actos o labores especificas (operativas) a realizar por un individuo.

OPERACIÓN: es la división mínima del trabajo. Las operaciones pueden ser físicas o mentales, en conjunto, conforman una actividad y si son secuenciales forman un procedimiento.

FUNCION: Conjunto de actividades afines y coordinadas, necesarias para alcanzar los objetivos de un organismo social. Con la función se identifican las atribuciones que se confieren a un órgano y consiste en una transcripción textual y completa de las facultades conferidas a la entidad.

ESTRUCTURA ORGANICA: Es la forma en que están ordenadas las unidades que componen una organización conforme a criterios de jerarquía. Dentro de la estructura orgánica se consignan: principales puestos y unidades, líneas de autoridad y responsabilidad, niveles jerárquicos.

SIMPLIFICACIÓN DEL TRABAJO: Es el uso organizado del sentido común para encontrar forma más fáciles y mejores de realizar una tarea. La simplificación del trabajo posibilita la racionalización de las tareas, presupone el mejor método de trabajo.

PRODUCTIVIDAD: Es la relación entre los bienes o servicios producidos y los factores o insumos empleados para ello. El índice que relaciona al total de producción entre todos los factores productivos se denomina productividad global o total.

1. UNIDAD 2

LA UNIDAD DE SISTEMAS Y PROCEDIMIENTOS

AREAS DE ASESORIA PARA EL DISEÑO DE SISTEMAS ADMINISTRATIVOS.

ANTECEDENTES DE LAS UNIDADES DE ORGANIZACIÓN Y METODOS.

 En 1971 son creadas las unidades de organización y métodos en todo el sector público, como instrumentos fundamentales para lograr la reforma administrativa de la administración publica.

Las unidades de organización y métodos se ocupaban de asesorar técnicamente el planteamiento y la ejecución de las reformas que dependieran directamente del titular de cada dependencia o del funcionario en el que se delegara la autoridad en materia de coordinación y racionalización administrativa.

Esta unidad se transforma posteriormente en la Coordinación General de Modernización Administrativa.

FUNCIONES DE ASESORAMIENTO: son características del crecimiento vertical de las organizaciones las relaciones de superior o subalterno, es decir, aquel delega autoridad en este, quien a su vez delega a otro y así sucesivamente hasta formar una línea que va de la cima al fondo de la estructura orgánica. La línea de autoridad así formada ha dado origen a expresión autoridad de líneas, consistente en una serie continua de escalones de autoridad o rangos que constituyen las jerarquías existentes en toda clase de organización.

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