Inventarios

NOMBRE DEL GRUPO A EVALUAR: INVENTARIOS

A. INTRODUCCION

Este programa es una guía de los procedimientos básicos de auditoría que deben ser realizados como pruebas sustantivas o pruebas de cumplimiento, cuya extensión o alcancedependen de la confianza en el sistema control interno de la empresa. Las preguntas quefiguran en el cuestionario para la Revisión y Evaluación del Control Interno, se detallan en elmismo orden y bajo el mismo encabezamiento de 108 procedimientos de auditoría aplicablesy que deben llevarse a cabo según las circunstancias, tanto para las pruebas de cumplimientocomo para las pruebas sustantivas. El programa de los Procedimientos de AuditoríaAplicables, indica los pasos de las pruebas de cumplimiento y las pruebas sustantivas, cuyaextensión y alcance depende, como ya se dijo de la confianza en el sistema de control interno,determinado con base en la utilización del cuestionario diseñado para su revisión yevaluación.

B. OBJETIVO DE LAS PRUEBAS DE CUMPLIMIENTO

1. Determinar si existen normas adecuadas de administración y control de los inventarios, encuanto a:1.Cantidad física de las existencias2.Existencias físicas y sus movimientos por medio de registros apropiados, preferiblemente inventarios permanentes.3.Comparación periódica de dichos registros con los saldos que muestran las cuentas decontrol del mayor.4.Planeación y ejecución de los inventarios físicos, su recopilación, valuación ycomparación con los logros y la investigación de las diferentes como resultado de losinventarios físicos.5.Segregación de funciones existentes en cuanto al registro, su custodia, compra,recepción y despacho de mercancías en inventarios.6.Registro oportuno de toda mercancía recibida y del pasivo correspondiente.7.Evidencia de que toda mercancía que se despacha se registra y cuando es el caso, sefactura oportunamente en el período que corresponde.8.Obtención, manejo custodia de la evidencia documental que ampara las entradas ysalidas de mercancías propiedad de la empresa y de aquellas recibidas enconsignación.9.Método de valuación de los inventarios, incluyendo las bases seguidas para el registroy acumulación de los materiales, mano de obra directa y gastos indirectos, en el casode empresas industriales.10.Comprobación que efectúan los empleados de la empresa de la correcciónaritmética de los inventarios

CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO INVENTARIOS

No. Pregunta Si No N/A Observaciones

1. ¿Existe un sistema de control para las entradas y salidas de inventarios? X

2. ¿Existe algún método de valuación de inventarios? X Solamente con el café.

3. ¿La entidad tiene designada alguna persona responsable de las órdenes de compra de inventarios? X

4. ¿Se cuenta con alguna medida de seguridad para los registros de inventarios? X

5. ¿Son consistentes y uniformes durante todo el período contable el sistema de registro contable del método de valuación de inventarios? X

6. ¿La entidad utiliza algún sistema de control para llevar al día los registros tanto de los ingresos como los ya existentes en bodega? X

7. ¿Cuenta la entidad con una bodega en buen estado y que esté bien resguardada físicamente para su seguridad? X

8. ¿Existe alguna persona encargada de bodega? X

9 ¿Los registros contables de inventario los lleva una persona ajena al encargado de bodega? X

10 ¿Realiza inventarios físicos periódicamente de las existencias, la persona designada para llevar los registros contables? X

11

¿La entidad recibe inventario en consignación? X

12

¿Se comprueba en la recepción de la mercadería que la misma sea entregada en su totalidad?

X

INVENTARIOS

Deficiencias Recomendaciones

1 Durante el arqueo físico de inventarios de café se detecto que no existe control sobre el café que se encuentra en el proceso de secado en el patio. Elaborar tarjetas de responsabilidad del café en el patio, crear controles para establecer las variaciones por el efecto del secado, con el visto bueno del gerente o miembros del consejo de administración.

A continuación seguimos con la segunda parte del cuestionario sobre la revisión general de inventarios:

------El control interno es aquel que hace referencia al conjunto de procedimientos de verificación automática que se producen por la coincidencia de los datos reportados por diversos departamentos o centros operativos.

El renglón de inventarios es generalmente el de mayor significación dentro del activo corriente, no solo en su cuantía, sino porque de su manejo proceden las utilidades de la empresa; de ahí la importancia que tiene la implantación de un adecuado sistema de control interno para este renglón, el cual tiene las siguientes ventajas:

• Reduce altos costos financieros ocasionados por mantener cantidades excesivas de inventarios

• Reduce el riesgo de fraudes, robos o daños físicos

• Evita que dejen de realizarse ventas por falta de mercancías

• Evita o reduce perdidas resultantes de baja de precios

• Reduce el costo de la toma del inventario físico anual.

Método de Control de los Inventarios

Las funciones de control de inventarios pueden apreciarse desde dos puntos de vista: Control Operativo y Control Contable.

El control operativo aconseja mantener las existencias a un nivel apropiado, tanto en términos cuantitativos como cualitativos, de donde es lógico pensar que el control empieza a ejercerse con antelación a las operaciones mimas, debido a que si compra si ningún criterio, nunca se podrá controlar el nivel de los inventarios. A este control pre-operativo es que se conoce como Control Preventivo.

El control preventivo se refiere, a que se compra realmente lo que se necesita, evitando acumulación excesiva.

La auditoría, el análisis de inventario y control contable, permiten conocer la eficiencia del control preventivo y señala puntos débiles que merecen una acción correctiva. No hay que olvidar que los registros y la técnica del control contable se utilizan como herramientas valiosas en el control preventivo.

Los elementos de un buen control interno sobre los inventarios incluyen:

1. Conteo físico de los inventarios por lo menos una vez al año, no importando cual sistema se utilice.

2. Hacer conteos periódicos o permanentes para verificar las pérdidas de

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