La Cortesia Telefonica Y Libro De Correspondencia

LA CORTESÍA TELEFÓNICA Y LIBRO DE CORRESPONDENCIA

Introducción

La cortesía telefónica consiste en poder darle un muy buen servicio y atención al cliente, de una manera muy amable, de forma que él quede satisfecho y a gusto con el servicio que se le está prestando. Por eso es necesaria la buena actitud y disposición de quien lo atiende

Dado que en el ámbito empresarial los clientes son la principal fuente de ingresos de la empresa, el trato debe ser lo más correcto posible en todo momento. Una mala contestación o atención, puede hacer que perdamos el cliente.

La cantidad de correo que recibe y genera la empresa puede ser tan voluminosa que se haga necesaria la creación de un departamento encargado de recibir, abrir, seleccionar y distribuir el correo recepcionado, así como de verificar, franquear y expedir el correo a enviar.

Cortesía Telefónica

SERVICIO A TRAVES DEL TELEFONO

Guía de servicio de teléfono

Las empresas de hoy deben ser conscientes de la importancia de una excelente comunicación telefónica, ya que ésta hace parte de la imagen que proyecta, es básica para vender sus productos o servicios y además para mantener la cercanía con sus clientes.

A continuación se hace una lista de las técnicas básicas que se deben tener en cuenta para la comunicación a través del teléfono.

1. Cómo contestar una llamada

• Saludo

• identifique la compañía

• Identifíquese usted

• Escuche con atención las palabras de quien le habla

• Solicite el nombre de quien llama

• Actúe sobre la llamada mencionando el nombre de la persona que llama

• Cuando la persona solicitada no contesta la extensión pregúntele a la persona que llama, si puede esperar.

• Si la persona solicitada no está disponible, informe y ofrezca ayuda

• Tome el mensaje

• Cierre la llamada con cortesía

2. Frases que impactan y frases prohibidas

En lugar de…… Diga……

• Yo no sé • Con gusto le puedo ayudar

• No puedo, no se puede • No hay nada imposible, diga lo que usted

sí puede hacer.

• Tiene que • “Le agradecería”, sea honesto

• Un momento, por favor • Indique de cuánto tiempo es la espera

• No • Empiece la frase de forma positiva

• Aló, aló

3. Características de una buena comunicación

• Empatía: amabilidad, cortesía, llamar al cliente por su apellido, tratar de usted

• Claridad: utilizar un tono de voz moderado, modular las palabras, evitar modismos y diminutivos

• Corta y concisa: Centrarse en el tema, no dar rodeos, informar lo necesario

• Buen Cierre: Resumir la llamada, recordar los acuerdos, agradecer llamada, despedirse con frases formales

4. Como evitar el rebote de llamadas

• Escuche con atención

• Verifique la llave del huésped

• Mencionar el nombre de quien llama y direccionar la llamada, indicando a qué departamento y si es posible con quien va a hablar

• Al asumir el control de la llamada e informar a quien contesta el nombre de la persona que está en la línea y la razón de la llamada, el cliente no tiene que repetir el motivo de su llamada y así evita el rebote

• Transfiera la llamada a la extensión correcta o a más cercana geográficamente.

• No dejar timbrar el teléfono más de 2 veces, esto indica que nadie está disponible para atender la llamada

• Colabore retomando llamadas

• Evacue las llamadas en el conmutador y reservas contestando: saludo, hotel_____, un momento por favor

• Retomarlas, gracias por esperar, le habla ____

5. Técnicas telefónicas

• Transmitir entusiasmo en el tono de voz

• Mantener una sonrisa agradable

• Tener siempre a mano papel y lápiz

• Escuchar con atención las palabras de quien llama

• No demostrar enfado, impaciencia, incomodidad o que está comiendo. Dejar que cuelgue siempre quien llama

6. Claves de atención telefónica

• Controle su actitud: no se puede tener actitud negativa, ya que las personas negativas, son personas desinteresadas, aburridas y sin incentivos

• Ponga su mejor tono de voz:

- Energía: refleja actitud y entusiasmo

- Ritmo para hablar: hablar pausadamente

- Altura: monótona, baja y alta, se debe variar

- Calidad: los tres factores anteriores constituyen la calidad de la voz

• Utilice los protocolos institucionales

- Frase de bienvenida: buenos días, buenas tardes, etc.

- Nombre del hotel: su identificación, ofrezca ayuda

• Siempre consulte al cliente para dejarlo en espera

- Si el cliente tiene que esperar se le debe dar una respuesta positiva

- El nivel de molestia de un cliente es menor cuanto se espera por información que por una persona

- Cuando se retome la llamada debe agradecer

• Frases prohibidas

• No permita que una experiencia negativa anterior afecte su trato con un nuevo cliente

Libro de Correspondencia

1. Registros de correspondencia

Toda empresa, aparte de usar técnicas de comunicación, tiene personas o departamentos que se encargan de recoger el correo y abrirlo. Según en tamaño e importancia de la empresa, esa persona o departamento se dedicará exclusivamente a ello o, por el contrario, realizará además otras funciones.

No existe una norma legal que obligue a llevar una anotación de las comunicaciones que entran y salen de la empresa, pero es conveniente establecer un registro, ya que:

• Permite mayor rapidez en su localización.

• los escritos pueden extraviarse en el envío de una sección a otra.

• constituye un control interno de las comunicaciones recibidas y emitidas.

Existen 3 tipos de registros:

1. Registro de entrada.

2. Registro de salida.

3. Correspondencia interna (comunicación interna).

Como ya hemos dicho anteriormente,

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