La O Y M Y La Productividad Enpresarial

La Organización y Métodos y La Productividad Empresarial

Definición:

El avance de la productividad empresarial y todos los evidentes defectos que ésta posee ha puesto en alerta a los integrantes de las empresas los cuales han buscado los medios necesarios para sistematizar, controlar y dar mayor eficiencia a su administración. Es así como hoy en día, en la mayoría de las empresas han sido creadas unidades de Organización y Métodos para dar eficiencia y simplicidad al mecanismo administrativo; Organización y Métodos es uno de los términos que integran la labor general de la organización.

Organización y Métodos es una forma de consulta ideada para proveer asesoramiento sobre cómo dividir las tareas, como disponer procedimientos y como llevar a cabo trabajos administrativos mecánicos con la mayor economía de esfuerzo y el máximo de eficacia en los resultados.

Así mismo Organización y Métodos estudia los problemas de estructura y funcionamiento de la administración cumpliendo como función el aconsejar a los funcionarios en mejorar la organización y los métodos empleados, su finalidad es asegurar al máximo la eficiencia en los procesos administrativos mediante la aplicación adecuada de métodos científicos de organización.

Origen de Organización y Métodos:

La creación de unidades de Organización y Métodos se vinculan a los esfuerzos de una reorganización administrativa tendiente a racionalizar y hacer más eficiente, éstos antecedentes se remontan a 1821

La evolución que ha seguido se puede dividir en dos fases importantes:

1.La primera que abarca el periodo de 1917 a 1964, done inicia la creación de los departamentos administrativos y termina con la instalación de unidades de Organización y Métodos en toda la administración.

2. La segunda fase es, a partir de 1965 en donde se dedican a modernizar la administración e introduce las técnicas administrativas experimentadas en el sector privado y consolidan su acción de revisión permanente tanto de la estructura como del funcionamiento.

Funciones:

Las funciones consisten en la orientación general en el conjunto de la administración y se pueden destacar de la siguiente forma:

1. Estudiar y analizar de manera permanente la estructura y el funcionamiento de la empresa.

2. Adecuar la organización y las funciones de la empresa desarrollando actividades de investigación y clasificación de acuerdo a las bases jurídicas.

3. Asesorar a las unidades o departamentos de la empresa en la aplicación de técnicas administrativas.

La Organización y los Procedimientos Administrativos son lineamientos que marcan el fracaso o éxito de una empresa y para llevarlo a la práctica se han desarrollado técnicas que por su complejidad y especificidad requieren del aporte de especialistas. Una de esas técnicas se orienta a optimizar la eficiencia y la eficacia de los servicios administrativos y ésta es la Organización y Métodos, la cual analiza los problemas estructurales y los procedimientos de la empresa para el logro de los objetivos establecidos.

La Organización y Métodos surgen como un criterio de Eficientísimo en el uso de los recursos, a fin de racionalizar los gastos e las áreas de servicio orientándose a la Productividad y la Calidad Total.

La idea es mejorar en Calidad Proclividad y Servicio, es aquí donde Organización y Métodos adquieren un valor relevante ya que es la única área de la Organización que ve a la misma como un todo.

Representación de las actividades de Organización y Métodos

.Respecto a la estructura de la Organización

 Estudiar la estructura jerárquica.

 Reordenar los niveles jerárquicos.

 Crear o suprimir órganos.

 Modificar la estructura de la empresa.

Asignación de funciones:

 La descripción del cargo.

 Fijación de tareas para cada función asignada.

 La autoridad y responsabilidad requerida para la función.

 El perfil personal y técnico requerido para desempeñar la función.

Medición del trabajo administrativo:

Es un conjunto de técnicas que permiten establecer los tiempos de ejecución de las tareas administrativas y en base a ello desarrollar las actividades previstas dentro una organización.

Análisis de los procedimientos:

Detección de errores respecto a:

 Control interno.

 Reiteración de trámites.

 Archivos repetitivos.

 Pasos innecesarios.

Responsabilidades del Área de Organización y Métodos:

 Conjugar los resultados del trabajo de las distintas jurisdicciones con las exigencias expresadas por los objetivos generales empresariales,

 Establecer criterios de departamentalización y confeccionar y/o actualizar la estructura organizativa de la empresa.

 Redactar el Manual de Organización de la empresa incluyendo las misiones, funciones, características de cada puesto de trabajo.

 Proponer la inclusión de los diversos servicios no considerados en la estructura organizativa y destacar la adecuada asignación de responsabilidades y autoridad a dichos sectores

.

 Investigar y valorar todas las posibilidades existentes en materia de reducción de costos en el trabajo administrativo.

 Formular recomendaciones para la eliminación de procedimientos no económicos, no funcionales, repetitivos e innecesarios.

 Confeccionar los manuales de Procedimientos, del Empleado y del Puesto de Trabajo, de acuerdo con los diseños aprobados.

 Cuidar que la distribución en planta de los puestos de trabajo sea lo más racional posible en relación con los circuitos administrativos que deban satisfacer.

Ventajas de la Organización y Métodos

La ventaja principal que Organización y Métodos tiene sobre un gerente es que su responsabilidad es estudiar los problemas administrativos y que puede tomarse el tiempo de indagar las posibles soluciones sin tener que preocuparse de abandonar otras responsabilidades.

Características que debe tener la unidad de Organización y Métodos:

 Tener tiempo de estudiar los problemas y buscar soluciones sin ninguna presión.

 Ser independiente de la unidad bajo estudio y por lo

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