La gran Fundamentos de la Administración

Objetivos y alcance del proyecto

Introducción

A través del tiempo el uso de las tecnologías ha reducido las barreras para realizar negocios, incrementar ingresos, mejorar procesos e implementar nuevas herramientas dentro de las compañías, hoy por hoy la implementación de las mismas ya no se visualiza como un lujo o una inversión, ya se ven como una necesidad fundamental que permite a las organizaciones sin importar tamaño, estar a la vanguardia de las necesidades y altas exigencias que actualmente los clientes demandan.

¿Qué son los Depósitos Dentales? Son una serie de micro y macro empresas dedicadas específicamente a la venta y distribución de material de uso en el Área Médico Odontológico, que ofrece una gama de productos nacionales. Depósito Dental Valcro Boulevares es un claro ejemplo entre tantas empresas que enfrentan en la actualidad un importante reto para incrementar su competitividad; en este sentido, la utilización de las nuevas tecnologías es la principal estrategia para mejorar la calidad de sus servicios y con ello incrementar la satisfacción de sus clientes.

Objetivo del proyecto

El objetivo principal de este proyecto es desarrollar el plan de acción para el desarrollo de un sistema de software que permita gestionar de manera correcta el inventario de las mercancías internas existentes, dentro del depósito dental Valcro Boulevares y con ello brindar servicios de mayor calidad generando en sus clientes una experiencia de mayor satisfacción.

Se busca corregir al 80 - 100% los errores que se han tenido en el control de mercancías (inventario), y por ende incremente la cartera y la satisfacción de los clientes.

Los temas que se verán beneficiados con este objetivo principal son los siguientes:

• Satisfacción del cliente

• Creación de una cultura organizacional

• Creación de un proceso para el control interno

• Incremento y facilidad de ventas

• Un ambiente laboral más satisfactorio para el personal interno

Aspectos que lo componen:

Primera acción a ejecutar: Desarrollar un plan de acción para el desarrollo de un sistema de software para la empresa depósito dental Valcro Boulevares.

Finalidad de la acción: Administración y control interno de mercancías.

El objetivo del proyecto se definió siguiendo la metodología SMART.

Especifico

Corregir el proceso de control de inventarios que ha llevado a la pérdida de clientes que se ha detectado a partir de 2015.

Medible

Corregir al 80 - 100% los errores que se han tenido en el control de mercancías (inventario).

Alcanzable

Recuperar clientes y ser empresa líder en el servicio y atención al cliente.

Control de inventario al 100%

Lograr el 95% de satisfacción en los clientes.

Lograr el 95% del surtido correcto.

Se definieron los siguientes OKR’s:

S1 S2 S3 S4 5

100%

Capacitación del personal.

100%

Control de inventarios.

95%

Satisfacción de los clientes.

95%

Surtido correcto.

80-100%

Corregir los errores que se han tenido en el control de mercancías de inventario.

Retador

Recuperar la confianza de los clientes inconformes.

Como etapa piloto se pretende implementar el sistema de software en las instalaciones principales del Valcro Boulevares, posterior a esto se buscará replicar los mismos procesos y el sistema en otras sucursales que se pretendan abrir.

Tiempo:

6 de Mayo 2017 – 3 de Junio 2017.

Alcance el proyecto

Este proyecto es el primer paso hacia un concepto global enmarcado dentro de la organización. En este caso el proyecto se centra en apoyar la gestión de los productos almacenados así como una atención de alta calidad brindada hacia sus clientes, bajo el desarrollo de un sistema de software. Depósito dental Valcro Boulevares tiene una sede en Naucalpan Estado de Mexico, con una visión de expandirse en diferentes localidades y con ello poder compartir datos a nivel local.

Lo que se desea es automatizar, fundamentalmente, la gestión de mercancías internas, el producto que es adquirido con base a su cartera de proveedores y el producto que es promovido, presentado y vendido hacia sus clientes.

Con base a estas premisas, debe facilitarse la gestión integral, desde el momento en que el personal de la empresa ofrece un producto, posterior a ello realiza la validación de existencia en almacén, revisa y realiza las ofertas actuales del producto y culmina con la venta realizada.

También se desea implementar un sitio web, donde el personal previamente capacitado, pueda consultar información sobre los productos disponibles, las ofertas y costos, de forma que se facilite la captación de clientes para la organización. Los datos publicados en la web deberán estar actualizados frecuentemente, siendo una premisa que se sincronicen en tiempo real con la Base de datos del sistema de software.

Cabe mencionar que el alcance del proyecto está diseñado exclusivamente para la gestión interna de mercancías, y no para el sistema de compras.

Lista de Involucrados:

• Dueño de la organización.

o Responsable, al más alto nivel del funcionamiento de la empresa

o Patrocinador del proyecto

• Personal del área de control interno

o Responsables de realizar actualmente la gestión manual del inventario interno.

• Personal de ventas (Atención al cliente)

o Responsable de atender a los clientes actuales y probables prospectos de clientes

• Área de mejora continua

o Encargada de realizar la documentación de todo este análisis y de gestionar el proyecto.

Descripción de la situación actual

Figura 1.1 Modelo Físico actual

Figura 1.2 Modelo Físico propuesto

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