La importancia del diseño del proyecto

Es muy satisfactorio disfrutar el éxito de un proyecto cuando sale como uno quiere, pero son las incidencias las que nunca se olvidan. Durante el desarrollo de un proyecto se tienen aciertos y errores, pero justamente los últimos son los que se van a detallar líneas adelante y sobre todo las soluciones que se plantearon producto de un buen trabajo en equipo.

Diseñar lo que no era, la mayoría de proyectos comienza con el diseño del producto final y en su realización de tomar en cuenta los deseos del cliente y lo que resulta factible dada las limitaciones. Cuanto mayor sea la participación del cliente en el diseño, mayores serán las probabilidades de éxito. Pero a veces suele ocurrir que el equipo se apresura a realizar el diseño para luego descubrir que ciertos detalles se han omitido o son erróneos. Las razones por las que esto sucede son que no se ha dejado participar al cliente como es debido, se presiona demasiado al equipo de trabajo en el proyecto para que “trabaje de verdad”, existe un proceso automatizado con él se consigue hacer las cosas mal más rápido y, por último, no hay forma de hacer cambios sobre el diseño porque no se consideró esa posibilidad. La solución pasa por hacer participar al cliente en su justa medida, si es necesario parar el proyecto para asegurarnos que el diseño es el correcto y que cumple con las necesidades de la empresa cliente. Para esto, es muy importante tener bien definido el alcance del proyecto, que es lo que se hará y no, antes de comenzar con el mismo. Asimismo, se recomienda establecer hitos que indiquen que se van completando etapas.

No contar con el patrocinador adecuado, que no se ha seleccionado a este persona adecuadamente se hace evidente cuando dicha persona no puede cumplir los propósitos tanto por ostentar un cargo demasiado alto como demasiado bajo en la jerarquía organizativa. Igualmente, cuando se tiene que reunir con él demasiado o demasiado poco o cuando se comprueba que tiene que hacer un esfuerzo para lograr comprender el proyecto. Otros signos elocuentes son la cancelación frecuente de reuniones, ausencia de respuesta a los e-mails, la no devolución de llamadas, etc., sea todo ello por desinterés, por sobrecarga o porque no se cuenta con su respaldo frente a la dirección. Evitar esta trampa implica buscar de un patrocinador interesado, bien informado y activo a la hora de brindar su apoyo, que aclare sus expectativas respecto al proyecto y escuche y comprenda con claridad qué es lo que se precisa para que el proyecto obtenga buenos resultados. En caso de llegar a retirar su apoyo al proyecto, debería haber quedado establecida de antemano la posibilidad real de que este llegue a paralizarse por completo.

No prestar atención a los riesgos del proyecto, en todo proyecto se dan riesgos y asuntos varios. Ciertos riesgos, por lo general, ya se conocen al comenzar el proyecto y otros pueden surgir en un momento determinado o persistir hasta el final. Su peligro radica en que pueden influir en el resultado del proyecto si se convierten en realidad. Para evitar este problema, se debe a toda costa intentar prever los riesgos, definiendo aquellos que supondrían una amenaza seria para el proyecto y preparando estrategias para hacerles

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