Las cartas y sus partes

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En la actualidad, las oficinas compiten con la mejor presentación de la carta, apoyada con la tecnología de impresión.  El destinatario de una carta se impresiona favorablemente cuando encuentra una apariencia armoniosa, uniforme y atractiva.  Después viene la coherencia y buen sentido de las ideas.  

En una carta comercial también se han producido cambios tendentes a simplificar el trabajo y lograr mayor eficiencia en la oficina, los avances tecnológicos han contribuido mucho en estos propósitos.

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PARTES DE LA CARTA COMERCIAL

EL MEMBRETE: El membrete se puede ubicar en el borde superior o inferior, las partes son las siguientes:

• Razón social: nombre legal que identifica la empresa.
• Domicilio y dirección: el domicilio se establece en la escritura o registro.  Dirección: constituida por datos referenciales para la comunicación, domiciliaria, número de teléfono, fax, dirección electrónica, otros.
• Publicidad o lema: se acostumbra cuando la razón social no es indicadora de la actividad de la empresa.  Destaca políticas, objetivos, actividades, por lo general se imprime en el borde inferior.
• Logotipo: símbolo publicitario de la empresa, parte artística.

NUMERO DE CONSECUTIVO: Parte útil para identificación, se utiliza también como referencia.

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LUGAR Y FECHA:  Se acostumbra iniciar la carta con el nombre de la ciudad de origen.  La Real Academia Española (RAE), recomienda escribir la fecha en el siguiente orden:  

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* El mes se escribe en minúscula y año sin punto ni coma para separar los miles.

DESTINATARIO:  Comprende las siguientes partes:

*usar un solo tratamiento.

• Nombre:  se integra de nombre(s) y apellidos.
• Cargo:  es necesario incluir el cargo o puesto.
• Nombre de la empresa:  no se escribe en mayúsculas fijas, excepto cuando son siglas.  Cuando el cargo y la razón social son cortos pueden ir en el mismo reglón, unidos por una coma.
• Dirección:  se debe anotar la dirección exactamente igual como aparece en el documento original.  (conocer) el sistema de codificación de ciudades.
• Lugar de destino:  se escribe el nombre de la ciudad/provincia, estado o país.

ASUNTO:   Línea especial, debe ser breve y concisa. No se recomienda su uso en cartas pequeñas o cortas.

SALUDO O VOCATIVO:

CUERPO O TEXTO:  El número ideal de párrafos son tres:  introducción, desarrollo del tema, y conclusión.  Se debe tomar en cuenta las características vitales y complementarias, el buen lenguaje, las relaciones humanas, y factores de corrección.

DESPEDIDA: Siempre que se tiene un saludo, se debe tener una despedida y tienen que estar en armonía.

NOMBRE DEL REMITENTE (firma mecanografiada):  

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