Las comunicaciones oficiales en las entidades públicas y privadas

ACTIVIDAD # 7.

Ejercicio 1

Las comunicaciones oficiales en las entidades públicas y privadas cumplen funciones especiales para el manejo de documentos como: la recepción, radicación, distribución, seguimiento, conservación, eliminación de las solicitudes enviadas y recibidas, para su posterior consulta.

Por lo anterior, se presenta el video denominado: ACUERDO 060, con el fin de que usted reflexione acerca de.

1-¿La importancia de las pautas para la administración de las comunicaciones oficiales en las entidades públicas y privadas?

SOLUCION

Las entidades hoy en día se han dado cuenta de la importancia del ajuste a las normas y más en cuanto a la organización y aplicación de procedimientos técnicos y físicos del manejo de los documentos. Los entes se han dado cuenta que las comunicaciones oficiales en una entidad son de vital importancia ya que estas ayudan a administrar de manera centralizada y normalizadas aquellas informaciones con el fin de controlar tanto las comunicaciones enviadas y recibidas de manera ágil y oportuna, como parte integral del proceso de gestión documental.

Hoy en las entidades tienen organismos de control y capacitación, la cual busca ampliar el uso de las tecnologías de la información como medio competente para el sector productivo, siendo así más práctica y ágil al momento de consultar la información.

La unidad de correspondencia es quien gestiona de manera centralizada y normalizada, los servicios de recepción, radicación y distribución de sus comunicaciones ayudando así a que el programa de gestión documental se lleve a cabo pero no dejando de lado los diferentes programas de conservación que se deben implementar para que los documentos se encuentren en un buen estado en las diferentes fases del ciclo vital del documento.

En el acuerdo podemos evidenciar que conforme a las necesidades de la organización se crean las unidades de correspondencia ya sea por regionales o por sucursales en la misma ciudad, la entidad es quien determinara de la mano con aquellas necesidades como funcionara la recepción de las comunicaciones oficiales dando como resultado un control para cada entidad, para que esto se cumpla con éxito se requiere una persona capacitada en el tema quien es la que se encargara en recibir, enviar y controlar oportunamente el trámite de las comunicaciones de carácter oficial mediante la utilización de los de los elementos necesarios o las herramientas informáticas que ameriten.

Para la adecuada prestación de los servicios ofrecidos por las Unidades de Correspondencia de las entidades públicas y privadas que cumplen funciones públicas, es necesario establecer pautas que hagan efectivo su cumplimiento bajo los principios que rigen la Administración Pública.

Ejercicio 2

La normatividad vigente y la caracterización de diferentes términos de la temática del cuarto contenido de estudio son indispensables para una adecuada comprensión de las comunicaciones oficiales en las entidades públicas y privadas.

Por lo anterior, es indispensable que usted indague y refuerce aún en la temática, realizando la lectura detallada de los siguientes documentos:

 Archivo General de la Nación- Acuerdo 060 / 2001

 Procedimiento para la gestión de la correspondencia

Además de conocer acerca del proceso de recepción, radicación, distribución, seguimiento, conservación, eliminación de las solicitudes enviadas y recibidas para su posterior consulta, es indispensable saber aplicar estos procesos al entorno laboral.

Entonces, teniendo en cuenta las lecturas indicadas, usted debe identificar y analizar diferentes procesos de un contexto laboral, a través del siguiente ejercicio:

 Identifique una empresa que tenga bien definida la unidad de correspondencia o una oficina en donde se evidencie la clasificación de las comunicaciones oficiales recibidas y despachadas.

1 ¿Cómo se realiza el proceso desde la recepción hasta la distribución de un documento?

SOLUCION.

LA EMPRESA SELECCIONADA LA UNIDAD DE ARCHIVO U OFICINA QUE ESCOGIDA

Instituto Colombiano de Bienestar Familiar

Área de correspondencia

Es

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