Las políticas

Las políticas son planes en el sentido de que son planeamientos generales o maneras de comprender que orientan el pensamiento y la acción de los miembros de la empresa, delimitando un área dentro de la cual se debe asegurar que las decisiones sean consientes y contribuyan al logro de las metas.

Las políticas pueden ser escritas, verbales o implícitas pero preferentemente deben ser expresadas en forma escrita; de esta manera se convierten en políticas concretas que definen la orientación de las acciones, evitando fuga de responsabilidades.

Las políticas tienden a determinar y a evitar de antemano los análisis repetidos y a dar y una estructura unificada a otros tipos de planes, permitiendo de ese modo delegar autoridad sin perder el control, asimismo constituyen una parte de la planeación, establecen los límites de la supervisión y señalan los lineamientos de la acción administrativa.

Es indispensable en toda empresa el establecimiento de las políticas como medios de soporte y significación de los objetivos. La elaboración y la emisión de las políticas no deben ser estáticas, dado que las condiciones generales en que operan las empresas son cambiantes lo que provoca continuos ajustes y acoplamientos.

El gerente de Compras como responsable de la dirección de su área, es el encargado de emitir las políticas de compras que deben de estar acorde con las políticas generales de la empresa. Los principales aspectos que deben considerarse para integrar las políticas de compras son:

* Deben estar claramente expuestas

* Ser razonables y fáciles de llevar a la práctica

* Indicar los factores limitativos y determinantes

* Toda decisión y aplicación debe basarse en ideas bien concebidas

* Niveles que deben abarcar

Las políticas de compras deben contener:

* Fuentes de abastecimiento

* Especificaciones

* Precio y Calidad

* Investigación y desarrollo

* Compras recíprocas

* Ética

* Compras anticipadas

* Venta de material excedente y desperdicio

Procedimientos

De la misma manera de las funciones propias de control de los materiales tienen que agruparse en unidades de organización, así también tienen que disponerse en procedimientos ordenados

Los procedimientos para el control de los materiales se clasifican para quedar determinado el orden que se seguirá en la descripción del procedimiento aplicado a un Departamento de Compras:

* Nacimiento del pedido

* Elaboración, registro y seguimiento del pedido

* Recepción, supervisión y colocación en los almacenes del artículo solicitado.

* Controles afectados por la recepción del artículo

* Conciliación de documentos y chequeo de operaciones para su pago.

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