Los 5 pasos para una presentación contundente

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UNIVERSIDAD CATÓLICA ANDRÉS BELLO VICERRECTORADO ACADÉMICO ESTUDIOS DE POSTGRADO

ÁREA DE INGENIERÍA PROGRAMA: SISTEMAS DE LA CALIDAD ASIGNATURA: GERENCIA DE LA CALIDAD

LOS CINCO PASOS PARA UNA PRESENTACIÓN CONTUNDENTE

Marcel Antonorsi Blanco

Elaborado por: María A. Bolívar Jacqueline Freitas Andreina Valenzuela

Caracas, 13 de Mayo de 2015

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Una presentación es la comunicación organizada y eficaz de mensajes, mediante la correcta utilización de los recursos y apoyos disponibles. Una presentación contundente es la que logra impresionar y convencer a su audiencia. Para lograrlo, usted debe hacerse comprender claramente, ser creíble y ser útil para su audiencia y con buen manejo del tiempo.

Los cinco pasos

Estos pasos deben ser dados uno por uno en una secuencia precisa. Cúmplalos de manera sistemática. No se salte ninguno. Aplíquelos siempre.

1. Defina el objetivo: El primer paso es la clave para enfocar bien su presentación.

1. Formule el propósito de la presentación: Para comenzar con buen pie debe tener perfectamente claro y definido su objetivo.
2. Caracterice la audiencia: Para enfocar adecuadamente su esfuerzo de diseño y ejecución, debe tener lo más claro posible las características de su audiencia.
3. Familiarícese con el ambiente: El ambiente será el escenario material donde realizará su presentación. Las condiciones pueden ser más o menos propicias para sus objetivos.
4. Seleccione los mejores medios de apoyo: Los mejores apoyos son aquellos que se adaptan a los propósitos de la presentación, así como a la capacidad del presentador.
5. Prevea contingencias: Es conveniente, prever las posibles contingencias para preparar las acciones necesarias.

1. Diseñe el contenido: El segundo paso le lleva a preparar el contenido de la presentación de una manera sistemática y eficiente, guiada por el mensaje principal que quiere comunicar.

1. Defina el mensaje principal: Para lograr su propósito debe comunicar un mensaje principal que resuma lo que quiere decir.
2. Prepare el esquema: ¿Cómo debe respaldar su mensaje principal? ¿Cuáles son sus mensajes secundarios para respaldar el mensaje principal?
3. Escriba el borrador: Si su presentación consiste en un discurso hablado, le conviene preparar borradores del texto. Si su presentación se apoya en recursos visuales, le conviene preparar un boceto.
4. Diseñe los apoyos: Sea consistente en la diagramación de sus láminas.
5. Programe la secuencia de la presentación: En este momento debe preparar el programa de su acto.

1. Prepare la escena

1. Practique, practique y practique: No basta con preparar la presentación para conocerla. Es preciso practicar varias veces para verificar su calidad y su funcionamiento, y familiarizarse con el contenido.
2. Prepare y domine los equipos: Los equipos deben estar a su servicio. No deben ser problemas. Deben ser instrumentos que faciliten la comunicación de su presentación.
3. [pic 4]Ordene todos los materiales: Los materiales son también instrumentos a su servicio. Deben estar diseñados y dispuestos de manera tal que favorezcan la comunicación.
4. Organice el lugar: El sitio debe ser agradable y funcional. Todo debe estar en su puesto y bien dispuesto para favorecer la comunicación.
5. Dispóngase a realizar su presentación: Si está bien preparado, está en la mejor disposición para realizar su presentación.

1. Realice la Presentación: Una vez llegado a este punto proceda a comunicar el mensaje con convicción y energía; y considere los siguientes aspectos:

1. Puntualice el objetivo, el mensaje y la secuencia: Su audiencia no debe estar a la expectativa de misterios y sorpresas. Si no sabe adónde va y cómo lo hará, las mentes de las personas estarán pendientes de adivinar y no le prestarán buena atención.
2. Aclare las reglas de juego: Establezca las reglas más convenientes para el propósito de la presentación, la audiencia y las condiciones del espacio.
3. Comunique su mensaje con entusiasmo: Haga su presentación con convicción y energía. Diga lo que tiene que decir con fuerza y empeño. La comunicación no ocurre solamente por medio de las palabras. También ocurre por lo que la audiencia ve y siente.
4. Maneje la audiencia y los imprevistos: Atienda con gusto las preguntas que la audiencia tiene derecho a formular. Sea flexible para adaptarse a las condiciones y los imprevistos.
5. Haga un buen cierre: Para lograrlo, haga un resumen de su argumentación, reitere su mensaje principal como conclusión y formule una invitación a hacer algo.

1. Evalúe para Aprender: La presentación no termina cuando se hace, si no cuando se evalúa para verificar el logro de sus objetivos. Para ello es importante considerar:

1. Obtenga realimentación: Busque información reactiva sobre su desempeño.
2. Evalúe el logro de los objetivos: La fase final de todo proceso de diseño y acción es la evaluación del logro de los objetivos previamente definidos.
3. Analice el proceso de comunicación: El proceso de comunicación debe ser fluido. Su audiencia debe disfrutar de la comunicación y quedar satisfecha tanto como usted.
4. Determine qué debe mejorar: Seguramente habrá cometido algún error. Evalúelo y tome la decisión de actuar para mejorar.
5. Celebre los logros: Seguramente habrá tenido muchos aciertos y logros. Evalúelos y tome la decisión de persistir para construir sobre ellos.

Mensaje:

Crear una presentación contundente implica preparación, selección y dominio del contenido. Debemos lograr una armonía entre todos los elementos de la presentación para alcanzar el objetivo primordial: informar adecuadamente a la audiencia.

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