Manejjo básiico de base de datos

Manejjo básiico de base de datos

Unas de las capacidades de Excel es la de trabajar con listas o tablas de

información: nombres, direcciones, teléfonos, etc. Excel puede trabajar con tablas

de información sencillas o puede trabajar con tablas más complejas, también

conocidas como bases de datos. Una base de datos en Excel no es más que una lista

o una tabla que contiene una o más columnas, cada una de estas identificadas por

un rótulo como cabezal denominado campo.

Con las capacidades que ofrece Excel, la información de la tabla se puede

ordenar según diversos criterios, se pueden buscar datos específicos, y se puede

incluso extraer copias de información de grandes bases de datos ubicadas en una

red. Sin embargo, a diferencia de Microsoft Access, Excel no permite trabajar con

bases de datos relacionales.

IIntrroducciión de datos en una tablla

Aunque Excel es fundamentalmente una hoja de cálculo, también ofrece

capacidades de gestión de tablas, que pueden ser muy útiles para analizar, por

ejemplo tendencias de ventas de un mercado, para guardar los nombres de clientes

y sus direcciones, o para almacenar datos de existencias en los almacenes. La

combinación de funciones de tablas o listas, junto con las capacidades de análisis

de hoja de cálculo y de gráficos, hace de Excel una gran herramienta para el

análisis de negocios y sistemas de gestión que no sean excesivamente complicados.

Toda tabla o lista debe contener nombres de campo en una fila situada en su

parte superior (llamados encabezamientos), si se quiere usar las capacidades de

filtrado de datos. La tabla deberá tener por lo menos una fila de datos

directamente debajo de los nombres de campo. Las filas de datos se llaman

registros, la única parte obligatoria de una tabla: la fila de encabezados.

Cuando se introducen nombres de campo en la parte superior de la tabla, hay

que tener en cuenta los puntos siguientes:

1. Los nombres de campo deben ser diferentes los unos de los otros, si se

desea usar los filtros de datos de Excel.

2. No se deben poner filas vacías debajo de los nombres de campo.

Una vez definidos los encabezados de la tabla, los datos o registros pueden

definirse de varias formas. Quizás el método más fácil sea el visto anteriormente

para introducir datos en una hoja de cálculo. De todas formas el método más

seguro de introducir datos (el menos propicio a cometer errores) es el Formulario

o la Ficha de datos generada automáticamente por Excel.

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