Mapa mental organización documental

La documentación seguirá en el archivo central según el periodo establecido en las T.R.D. Antes de ser trasladados los documentos al archivo histórico se debe emplear la disposición final y procedimientos previstos en T.R.D

En este archivo descansan los documentos creados en los procesos. Es fundamental que cada transferencia vaya acompañada de un inventario en el que se especifique las series, subseries y unidades documentales, registrando las fechas y el número de folios

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A este se transfiere la documentación del archivo central o del archivo de gestión, en donde se deben conservar de manera permanente, según el grado de valor que logra para la investigación, la ciencia y la cultura. Al transferir los escritos al archivo histórico se debe comparar con el inventario para reunir al  fondo documental pertinente, indicándole la signatura topográfica.

Se debe procurar que los documentos de archivo queden libres de grapas, clips, gomas, carpetas de plástico o cualquier otro elemento que pueda afectar a su preservación y conservación.

Se unen con la función principal de la documentación y organización en las transacciones

Archivo histórico

Archivo de gestión o de oficina

Guardar la documentación bajo las mejores condiciones de conservación

Evitar la producción y acumulación irracional de documentos  en las dependencias o instituciones

Atestiguar y proporcionar el control efectivo y ordenado de la documentación

Garantizar a los ciudadanos el acceso a la información

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