Mejora del proceso de Inscripción de Estudiantes de Nuevo Ingreso de la UNET
Enviado por angelleon13 • 16 de Junio de 2019 • Ensayo • 1.250 Palabras (5 Páginas) • 156 Visitas
República Bolivariana de Venezuela
Universidad Nacional Experimental del Táchira
San Cristóbal – Edo. Táchira
Mejora del proceso de Inscripción de Estudiantes de Nuevo Ingreso de la UNET
Realizado por:
Contreras, Maryan C.I. 25169066
León, Ángel C.I. 25375442
Guerrero, Milis C.I. 24651252
Vivas, Jonger C.I. 23511063
San Cristóbal 03 de junio del 2019
PLANEAR
PASO 1: Definir el problema.
La Universidad Nacional Experimental del Táchira, es una institución de educación superior pública y autónoma ubicada en la ciudad de San Cristóbal, estado Táchira. Dicha institución cuenta con diferentes áreas y coordinaciones las cuales cumplen un papel importante en el desarrollo de sus actividades. Una de estas es la coordinación de control de estudios, la cual se encarga de realizar la distribución y asignación de los espacios destinados para llevar a cabo el proceso de enseñanza y a su vez dirigir y evaluar la gestión de los procesos de registro, procesamiento, custodia y control de la información académica estudiantil.
En los últimos años, en la formalización del proceso de inscripción de los estudiantes de nuevo ingreso, se ha observado un incremento en las quejas debido situaciones conflictivas hacia los estudiantes, tales como el horario establecido y su adecuación a las situaciones individuales de cada estudiante, la confusión de los documentos a presentar y la baja disponibilidad de personal de la coordinación; lo cual genera retrasos y hace que el proceso sea ineficiente.
Este problema no es ajeno a la coordinación pero hasta el momento no se han implementado cambios que generen mejoras. Por ello es preciso recaudar la información necesaria que permita el análisis y culmine con una propuesta de solución con el fin de mejorar la situación planteada y brindar un servicio eficiente.
PASO 2: Estudiar la situación actual
Para recolectar datos se realizó una encuesta a los estudiantes de primer semestre del lapso 2019-1 que participaron en el último proceso de inscripción de estudiantes de nuevo ingreso. Dicha encuesta se les realizo a 50 estudiantes de un total de 518 estudiantes que se inscribieron en ese proceso.
El instrumento de recolección de datos fue el siguiente:
[pic 1]
Los resultados que se recogieron de la encuesta fueron los siguientes:
[pic 2]
Estudiantes que presentaron algún tipo de queja | 66% |
Estudiantes que no presentaron algún tipo de queja | 34% |
[pic 3]
Estudiantes devueltos a área de revisión | 14% |
Estudiantes no devueltos | 86% |
[pic 4]
Estudiantes devueltos por falta de documento original | 24% |
Estudiantes que pasan la revisión | 76% |
[pic 5]
Estudiantes que pidieron carta de compromiso | 10% |
Estudiantes que no pidieron carta de compromiso | 90% |
[pic 6]
Estudiantes devueltos por el registro de OPSU | 30% |
Estudiantes no devueltos | 70% |
Además de esto también se hizo un diagrama del proceso para ilustrar de forma más clara las deficiencias del proceso y lo que se quiere mejorar del mismo.[pic 7]
PASO 3: Causas potenciales o raíces
[pic 8]
PASO 4: Metas
La meta general es ofrecer un servicio eficiente en el proceso de formalización de la inscripción de los estudiantes de nuevo ingreso del semestre 2019-2, para esto se establecen las siguientes metas específicas:
- Disminuir en un 30% la cantidad de estudiantes con recaudos devueltos.
- Generar un horario de inscripción que cubra toda la demanda y se adecue a la situación individual de cada estudiante.
- Capacitar a todo el personal existente en el proceso.
- Presentar un sistema que permita la digitalización de todo el proceso.
HACER
PASO 5: Implementar la solución
Lista de alternativas de solución:
- Instructivo de cómo y cuáles son los recaudos a presentar.
- Preparación y capacitación del personal eventual que participa en el proceso.
- Presentar alternativas de selección de hora de formalización al estudiante, manteniendo el cronograma estipulado.
- Automatización del sistema para la entrega digital de los recaudos.
ALTERNATIVA | FACTIBILIDAD | POSIBILIDAD DE EXITO | CONSECUENCIAS POTENCIALES |
INSTRUCTIVO | Tiene alta factibilidad ya que es un documento de fácil elaboración y acceso al estudiante. | Alta posibilidad de éxito ya que el estudiante tendrá una guía a la hora de organizar los recaudos. | Falta de compresión por parte del estudiante o poca claridad en el instructivo |
PREPARACION Y CAPACITACION | Tiene alta factibilidad ya que es una alternativa que no requiere de mucho trabajo y el tema de preparación no es complicado. | Alta posibilidad de éxito ya que al estar preparado el personal puede orientar y resolver las situaciones conflictivas. | No se cuenta con un personal constante, por lo que requeriría realizar una capacitación para cada proceso de inscripción. |
ALTERNATIVAS DE SELECCIÓN DE HORA | Factibilidad media ya que generaría un trabajo más a la coordinación para poder organizar el horario de acuerdo a la selección del estudiante. | Posibilidad de éxito alta, ya que el estudiante tendrá la opción de seleccionar la hora de acuerdo a sus necesidades | Opción limitada de acuerdo al número de estudiantes que pueden ser atendidos por hora, por lo que las opciones se irían acabando. |
ENTREGA DIGITAL | Factibilidad media ya que requiere una mayor preparación para implementarla, requeriría del uso de recursos e incluso del apoyo de otras coordinaciones para su creación. | Alta posibilidad de éxito ya que facilitaría y agilizaría el proceso tanto para el estudiante como para la coordinación. | Fallas en el sistema, fallas del servidor o incluso fallas del servicio eléctrico. |
...