.ORGANIZAR LA DOCUMENTACIÓN TENIENDO EN CUENTA LAS NORMAS LEGALES Y DE LA ORGANIZACIÓN.

ORGANIZAR LA DOCUMENTACIÓN TENIENDO EN CUENTA LAS NORMAS  LEGALES Y DE LA ORGANIZACIÓN.

DANIELA SERRANO PEREZ

BRAYAN RODRIGUEZ

ANDRES FELIPE PALMA

CENTRO DE LA TECNOLOGIA DEL DISEÑO Y LA PRODUCTIVIDAD EMPRESARIAL

TECNOLOGO EN GESTION ADMINISTRATIVA

REGIONAL CUNDINAMARCA

ABRIL - 2015

ORGANIZAR LA DOCUMENTACIÓN TENIENDO EN CUENTA LAS NORMAS  LEGALES Y DE LA ORGANIZACIÓN.

DANIELA SERRANO PEREZ

BRAYAN RODRIGUEZ

ANDRES FELIPE PALMA

DIANA MARCELA CARVAJAL

CENTRO DE LA TECNOLOGIA DEL DISEÑO Y LA PRODUCTIVIDAD EMPRESARIAL

TECNOLOGO EN GESTION ADMINISTRATIVA

REGIONAL CUNDINAMARCA

ABRIL - 2015

INTRODUCCION

En la unidad de correspondencia que es tema tratado, en la siguiente guía, se estipula todo lo concordado bajo la ley, en donde se tramita, aspectos principales, porque la unidad de correspondencia es el centro de la organización, es algo que siempre debe tener su importancia en altos rangos, porque es la encargada de todo tipo de archivos, documentos que maneje la organización tanto a nivel interno, como externo, como vemos no es solo la recepción sino el poder hacer bien todo lo que hace referencia a lo tratado en base a los documentos que se estipulan, para el manejo de la unidad, para esto está la legislación actual que maneja todo lo que sea bajo tema de la unidad de correspondencia.

Cabe aclarar que no solo el tema de unidad de correspondencia se encuentra en la guía sino que también es un tema tácito, dentro del gran tema principal que manejamos que es el archivo y todo lo referente a él, tanto a nivel nacional, como a nivel organizacional.

OBJETIVO GENERAL

• Reconocer todo lo respectivo y dirigente a todo lo estructurado dentro del archivo general de la nación y sus derivaciones organizacionales.

OBJETIVOS ESPECIFICOS

• Establecer toda la legislación, reconocida a nivel nacional para todo lo que es archivo y unidad de correspondencia
• Entablar conocimientos básicos y moderados sobre los procesos manejados dentro de la unidad de correspondencia en la parte organizacional.

3.1 Actividades de Reflexión inicial.

• ¿Considera pertinente conocer  clasificación documental  que se maneja en las entidades del Estado? Justifique su respuesta  

• Clasificación documental: Como Fase del proceso de organización documental, en la cual se identifican y establecen agrupaciones documentales de acuerdo con la estructura orgánico - funcional de la entidad productora (fondo, sección, series y/o asuntos).

La clasificación documental es la forma de agrupación de documentos, en secciones series y demás para una mejor identificación y consecución de la misma información, en donde obviamente debe manejarse en las entidades del estado, porque es un requisito para que al momento de una petición de archivo sea más fácil la búsqueda y el poder encontrarlo para poder tener el servicio deseado para las personas que realizan la búsqueda y más fácil el encontrar a la que ejecutan la búsqueda dentro del archivo

• ¿Cree usted que es importante  conocer  el cuadro de ordenación documental, siguiendo los principios archivísticos que se manejan en las entidades estatales?  Justifique su respuesta

• La ordenación de un archivo responde a una doble necesidad: por un lado, proporcionar una estructura lógica al fondo documental de modo que refleje las actividades que desarrolla la asesoría y, por otro lado, facilitar la localización de los documentos.

• ¿Considera importante que toda organización tenga en su estructura organizacional  la Unidad de Correspondencia?   Justifique su respuesta

• La estructura organizacional, es el marco en el que se desenvuelve la organización, de acuerdo con el cual las tareas son divididas, agrupadas, coordinadas y controladas, para el logro de objetivos. Desde un punto de vista más amplio, comprende tanto la estructura formal (que incluye todo lo que está previsto en la organización), como la estructura informal (que surge de la interacción entre los miembros de la organización y con el medio externo a ella) dando lugar a la estructura real de la organización.

La unidad de correspondencia es un área muy importante dentro de la organización porque es donde re remiten, reciben y manejan lo que es todo tipo de información envada dentro y fuera de la misma organización en donde, debe ser un conjunto conectado directamente y sin problemas dentro de la organización con cada una de las áreas.

• ¿Para el funcionamiento eficaz y eficiente de la Unidad de Correspondencia con qué la dotaría? (Equipos, muebles y elementos)

• FUNICIONES DE LA UNIDAD DE CORRESPONDENCIA

1. Control de Ingreso de la Documentación.
2. Organización del Fondo Documental (clasificar, ordenar, describir).
3. Conservación.
4. Servicio y Control de Préstamo de los documentos.
5. Selección y Traslado de la Documentación al archivo central.
6. Digitalización de los Documentos.
7. Atención de consultas sobre informes estudiantiles.
8. El Área de Correspondencia debe velar también por la adecuada conservación y el control en la producción documental, radicando y tramitando solamente las comunicaciones que cumplan con los requisitos exigidos en acuerdo 060 del 31 de octubre de 2001, en cuanto al formato y firmas responsables.

• EQUIPOS:

• El computador
• La impresora
• El escáner
• El fax
• La fotocopiadora
• El teléfono
• El reloj
• La máquina de escribir

• ELEMENTOS DE ESCRITORIO

• Clips-metálico,
• Ganchos de cosedora
• Perforadora
• Cosedora
• Carpetas Sobres-Manila, ventanilla, carta, oficio
• Lapiceros
• Taja lápiz
• Borrador Tapete acrílico
• Cinta mágica
• Lápiz
• Sellos – radicado, recibido, despacho, fecha, copia 
• Cortapapel Hojas papel
• Guillotina rótulos
• Archivadores formatos de registro
• Resaltadores
• Tijeras
• Saca ganchos

• ¿Qué conoce Usted sobre las TRD y TRV?  Justifique su respuesta

• TRD: (TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL) Listado de series y sus correspondientes tipos documentales, producidos o recibidos por una unidad administrativa en cumplimiento de sus funciones, a los cuales se asigna el tiempo o permanencia en cada fase del archivo.

• TRV: (archivos de retención valorables) Son todos los archivos que se reciben por medios magnéticos.

• ¿Es pertinente centralizar los procesos de recibo, despacho, distribución y trámite de la documentación que se gestiona en una unidad productiva? Justifique su respuesta
• ¿Cree conveniente que la unidad de correspondencia debe tener en un lugar visible su misión, funciones y horarios de atención al público?  Justifique su respuesta

1. Actividades de contextualización e identificación de conocimientos necesarios para el aprendizaje.

 Consulta en fuentes bibliográficas, establece:

      1. Fundamentos de administración documental:

Clasificación documental: Definición,  Clasificación  como proceso archivístico.

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