Obtención De Cartas De La Administración (declaración), Secretario Del Consejo Y Abogados.

4.1. Obtención de cartas de la administración (declaración), secretario del consejo y abogados.

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Carta de la administración

Comunicación escrita que dirige el particular a la Administración con cualquier finalidad, para comunicar determinados hechos o circunstancias, para facilitar datos o informaciones, para formular peticiones, etc.

Los particulares pueden dirigirse a la Administración mediante las cartas, siempre que las normas de procedimiento no exijan la adopción de un procedimiento especial específico.

Estructura de la Carta

1. Remitente.

2. Datos del destinatario.

3. Referencias y asunto a tratar.

4. Fórmula de saludo. 5. Cuerpo de la carta.

6. Fórmula de despedida. 7. Firma.

7.1. Firma.

7.2. Nombre y apellidos.

7.3. Cargo sin artículo.

8. Fecha.

9. Información ocasional.

Las declaraciones representan un medio mediante el cual, los particulares manifiestan a la Administración la existencia de ciertos hechos. Pueden ser escritos o verbales, simples o juradas.

Estructura de la Declaración:

1. Organismo al cual se dirige la declaración.

2. Datos personales del declarante. (Nombre y apellidos, dirección, profesión, teléfono)

3. Fórmula de juramento.

4. Contenido de la declaración.

5. Lugar y fecha.

6. Firma del declarante.

Una de las principales preocupaciones del auditor externo durante el proceso de una auditoría de estados financieros es la obtención de la carta de declaraciones de la Administración y sobre todo el efecto que dichas declaraciones o manifestaciones pudieran tener en la opinión del dictamen del auditor.

El Boletín 3080 “Declaraciones de la Administración” de las Normas de Auditoría, establece que el auditor debe obtener evidencia comprobatoria suficiente y competente en el grado que requiera para suministrar una base objetiva para expresar su opinión.

Durante el desarrollo de la auditoría la Administración de la entidad se realizan numerosas declaraciones ya sea en forma oral o por escrito al auditor que en ocasiones se incluyen en los estados financieros o en respuestas a preguntas específicas que plantea el auditor; todas estas declaraciones no son un sustituto para la aplicación de los procedimientos de auditoría que son necesarios para obtener una base razonable para sustentar una opinión referente a los estados financieros.

La obtención de declaraciones por escrito constituye el reconocimiento por parte de la Administración de su responsabilidad en la preparación y aprobación de los estados financieros. La carta de declaraciones de la administración debe obtenerse por escrito y debe referirse a todos los estados financieros y periodos cubiertos por el dictamen del auditor.

Los aspectos que se incluyen normalmente en la carta de declaraciones de la Administración son o deben ser significativos con relación a los estados financieros tomados en su conjunto.

La carta invariablemente debe ser dirigida al auditor. Esto porque es el mayor interesado en conocer los eventos que ocurren en el período que transcurre con posterioridad a los estados financieros auditados y hasta la fecha de su dictamen.

La carta de declaraciones de la Administración no puede estar fechada antes del dictamen del auditor y, por lo tanto, debe llevar como fecha aquélla en que el auditor concluye su trabajo, misma que debe coincidir con la del dictamen.

En caso de que el dictamen presentado por el auditor contenga doble fecha (doble fechado) el auditor debe asegurarse de obtener las declaraciones de la Administración adicionales sobre el o los eventos subsecuentes que hayan originado que el auditor doble fechara el dictamen.

Cuando la auditoría se refiera a estados financieros consolidados es necesario obtener una carta de declaraciones de la Administración que haga referencia a los estados financieros consolidados.

Cuando se trate de una auditoría de estados financieros de una subsidiaria y no sea el auditor de estados financieros de la compañía tenedora, deberá de obtenerse las declaraciones de la Administración por escrito de las operaciones con partes relacionadas o la intención de proporcionar a la subsidiaria un apoyo continuo por parte de la tenedora.

Los objetivos más importantes de la obtención de la "Carta de declaraciones de la Administración" por parte del auditor de estados financieros, son:

I. Proporcionar al auditor una medida adicional de la confianza que le merecen la Dirección de la Entidad y sus empleados. Dicha confianza es un factor importante del riesgo de auditoría, constituido por la posibilidad inherente a la actividad de la entidad de que existan errores de importancia en el proceso contable del cual se obtienen las cifras anuales.

II. Proporcionar al auditor documentación escrita respecto a ciertas explicaciones verbales de aspectos significativos relacionados en forma directa o indirecta con las cifras anuales.

III. Proporcionar al auditor documentación escrita y explicaciones adicionales sobre el sistema de control interno, así como ciertos aspectos importantes que están relacionados directa o indirectamente con las cifras anuales.

IV. Proporcionar información al auditor que le permita confirmar que el alcance de su examen ha sido adecuado, de manera que cualquier declaración contradictoria con la evidencia obtenida en a ejecución de su trabajo requerirá la realización de investigaciones adicionales.

Derivado de la importancia que actualmente tiene la cata de declaraciones de la Administración la ausencia de esta o la negativa de la gerencia de proporcionarla por escrito, constituye una limitación en el alcance de su revisión y debe hacer una salvedad en su dictamen o abstenerse de opinar, así mismo el auditor deberá evaluar los efectos de dicha negativa de la gerencia y sobre todo en otras manifestaciones realizadas por la Administración, por consiguiente deberá evaluar si las dichas declaraciones tienen validez.

Ejemplo de carta de declaraciones de la administración

Guadalajara, Jal. A Marzo 28 de 2008.

CARTA DE DECLARACIONES DE LA ADMINISTRACION

González Chacón & CIA., S.C

Simón Bolívar No. 412, Col. Laffayette

Guadalajara, Jal. C.P 44150

Teléfonos: 36-30-44-47, 10-57-95-24, 13-68-15-56

Estimados señores:

En relación con el examen que llevaron a cabo de los estados financieros de Corporación Fabril, S.A. al 31 de diciembre de 2007 y por el periodo

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