Optimización Del Sistema De Crédito Y Cobranzas

CAPITULO I

EL PROBLEMA

Planteamiento del Problema

Las empresas hoy día, han sido afectadas por los desequilibrios económicos que se han generado a lo largo de las dos últimas décadas, dado los elevados índice de inflación y los cambios de políticas en Venezuela; todo esto afecta los costos operativos e influye en los precios de los productos que comercializan, igualmente esta situación repercute en la capacidad de compra de los clientes, porque cada día sus ingresos se ven mermados en forma considerable.

Según Pyle, (2001) comercialización, en términos generales, es “el proceso necesario para llevar los bienes del productor al consumidor” (p.51). Es decir, es el proceso que se lleva a cabo dentro del mercado en el momento en que el empresario lleva su producto final al destinatario. De allí que en el proceso de comercialización, el estudio del crédito y la cobranza se ha hecho imprescindible en todas las organizaciones, ya que la situación económica del país conlleva al otorgamiento de créditos, debido a que constituye un instrumento de financiamiento, principalmente del capital de trabajo, mediante el cual se logra que el volumen de ventas aumenten, de tal manera que permita obtener así los ingresos necesarios para cubrir gastos y percibir a su vez cierta rentabilidad.

En vista de todos estos cambios a los que actualmente están sujetas las organizaciones, se hace imprescindible que las mismas busquen los mecanismos necesarios para enfrentar tales cambios, es por ello que Pisos Edimar S.R.L. empresa destinada a la instalación y distribución de pisos, techos de madera y sus productos afines, ha decidido realizar proyectos de ampliación de la infraestructura, cartera de clientes y adquisición de equipos nuevos para ofrecer un mejor servicio a su clientela, motivado a esto surge la necesidad de realizar una gestión mas agresiva y eficaz en la cobranza a la cartera de clientes ya existente esto con el fin de incrementar su flujo de caja así como cumplir cabalmente con las obligaciones adquiridas por la empresa.

Para entender un poco más de lo que significa un sistema de cobranza se definirá este concepto de manera universal para determinar como esta va estrechamente ligado con el crédito dentro de la gestión administrativa de una empresa. Según Shultz (1975) cobranza es “el conjunto de operaciones necesarias para transformar un activo exigible - documentado o no - (Créditos) en un activo líquido (Disponibilidades)”. (p.63). Es decir, comienza con la existencia de un derecho representado en una cuenta o un documento a cobrar, y trae como resultado el ingreso de dinero o algún título representativo de dinero - cheque u orden de pago.

En este mismo orden de ideas Gómez R. (2003), define cobranza como un “término empleado para el crédito solidario que indica el tipo de beneficio obtenido por el deudor producto de la declaración de sus ingresos”, (p.93).

La operación básica de un sistema de cobranza abarca todas las operaciones que se comprenden desde el momento en que se detecta que un crédito está en condiciones de ser cobrado, hasta que los valores resultantes de la cobranza son ingresados y contabilizados en la empresa.

La empresa Pisos Edimar S.R.L. presenta en su estructura organizativa el departamento de administración, de quien depende la cobranza y este a su vez se encarga de llevar un control sobre las cuentas por cobrar, revisar y verificar las facturas vencidas entre otros. El problema detectado dentro de la empresa Pisos Edimar S.R.L. es que no posee un departamento que se encargue de cumplir las funciones que desempeña el departamento de administración, con respecto a la gestión de crédito y cobranza, por lo que la misma se ve afectada como se describió anteriormente en su flujo de caja, existiendo de igual manera dualidad de funciones por parte del personal administrativo, cuentas incobrables al final del ejercicio y por ultimo una utilidad baja, entre otros. En el mismo orden de ideas de igual manera se detecta que la empresa no establece ninguna política de venta donde se refleje de manera clara y completa las fechas, plazos y condiciones del crédito otorgado y los pasos que se deben seguir para lograr un mejor entendimiento a la hora de aplicar la cobranza a la cartera de clientes que posee la empresa.

Por tanto, resulta de vital importancia optimizar el sistema de créditos y cobranzas, esto con el propósito de que los mismos sirvan de apoyo u orientación al personal que labora en el área de administración buscando reducir de manera considerable las fallas que existen en la empresa, en su gestión de cobranza para la planificación de los futuros proyectos de ampliación de la cartera de clientes de la empresa.

Formulación del Problema

¿Cómo es considerado el sistema de crédito y cobranza de la empresa Pisos Edimar S.R.L.?

¿Con que frecuencia se otorgan créditos y en que lapso se efectúa el cobro de los mismos?

¿Qué utilidad traería un manual de normas y procedimientos a la empresa Pisos Edimar?

¿Cuáles estrategias serian las más idóneas para incentivar a la cartera de clientes a cumplir con sus obligaciones con la empresa?

Objetivos de la Investigación

Objetivo General

Optimizar el sistema de crédito y cobranza en el departamento de administración de la empresa Pisos Edimar S.R.L.

Objetivos Específicos

-. Analizar el sistema de crédito y cobranza de la empresa Pisos Edimar S.R.L

-. Identificar los factores que intervienen en el sistema de crédito y cobranza de la empresa Pisos Edimar S.R.L.

-. Elaborar un diagrama de flujo que contenga el nuevo sistema de crédito y cobranza de la empresa Pisos Edimar S.R.L.

-. Desarrollar las estrategias para optimizar el sistema de crédito y cobranza de la empresa Pisos Edimar S.R.L.

JUSTIFICACIÓN

Las Cuentas por Cobrar representan el crédito que concede el negocio a sus clientes, sin más garantía que la promesa de pago (oral o escrita) en el corto plazo.

Las empresas invierten en cuentas por cobrar un alto porcentaje de sus activos; por lo que es de gran importancia para cualquier empresa mantener un control exacto de cada transacción; así como también, es fundamental reportes detallando la situación real de las cuentas por cobrar.

En Pisos Edimar S.R.L., las cuentas por cobrar representaron en el año 2005 un alto porcentaje del total de los activos circulantes. Una política de crédito y de cobro que establezcan los lineamientos para otorgar el crédito

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